Si nunca ha oído hablar de Microsoft Power Automate, es posible que se esté perdiendo una herramienta muy poderosa que puede hacer maravillas en su flujo de trabajo. Los usuarios de PC pueden acceder a esta herramienta a través de su suscripción a Microsoft 365 (y, por lo tanto, a través del portal en línea de 365), así como de la tienda de aplicaciones de Microsoft. Power Automate le permite automatizar las tareas diarias dentro o entre varios programas de software para que pueda delegar tareas como recordatorios programados, clasificación instantánea o que se gestionen de otro modo mediante un proceso automatizado.
Si bien existen otras formas deautomatizar su PC, el uso de Microsoft Power Automate optimizará sus procesos de una manera muy sencilla, sin mencionar el soporte de primera mano. Después de todo, si puede hacerlo conExcel y macros, debería poder hacerlo con Windows.
Al utilizar IA y poco código, Microsoft Power Automate hace lo que la mayoría de las personas esperan de la IA en la actualidad, es decir, simplificar la vida al encargarse de las tareas tediosas. No debe confundirse con el enfoquede Copilot de Microsoftcomo asistente; esta aplicación se centra más en quitarte trabajo de encima en lugar de ayudarte. No es difícil aprender a usarla, aunque algunas funciones, como los derechos de Microsoft Dataverse y la automatización desatendida, requieren una suscripción.
Cómo crear tareas automatizadas con el Programador de tareas en Windows 11
Si hay ciertas tareas que desea que su PC realice automáticamente, el Programador de tareas de Windows 11 le permite hacer exactamente eso.
Incluso en su versión gratuita, se trata de un potente software que puede ayudar a optimizar el flujo de trabajo. Además, puede conectarse a todo tipo de aplicaciones de terceros, no solo a las creadas por Microsoft. Para inspirar algunas automatizaciones útiles que podría establecer, aquí se muestran algunos ejemplos de las ventajas que podría brindarle.
5Automatizar un recordatorio por correo electrónico
Ya sea que desee recordarse a sí mismo que debe sacar la basura todos los jueves o avisar a todos en la oficina para una llamada semanal de Zoom, Microsoft Power Automate hace que sea increíblemente fácil enviar un recordatorio por correo electrónico.
Existen algunas restricciones si estás usando la versión más básica, ya sea a través de una versión de prueba o de Microsoft 365. Si este es el caso, solo puedes enviar recordatorios por correo electrónico a través de Outlook o Gmail, mientras que este último también requiere que vincules Power Automate a tu Gmail. Sin embargo, una vez que hayas creado tu flujo y lo hayas probado, lo que solo lleva unos minutos configurar, todo lo que tienes que hacer es guardar tu automatización, luego tú (y tu equipo, según el recordatorio) comenzarán a recibir recordatorios por correo electrónico según lo programado sin ninguna entrada o trabajo adicional desde ahora hasta el colapso de la civilización (o cuando sea que el programa deje de funcionar).
4Descargar archivos adjuntos automáticamente
Existe una gran cantidad de automatización que se puede realizar a través de su correo electrónico, más allá de simplemente configurar recordatorios. También puede crear flujos que monitoreen su bandeja de entrada para activar determinadas acciones a medida que llegan los correos electrónicos. Por ejemplo, puede utilizar una plantilla ya creada en Power Automate que monitoree Outlook y descargue cualquier archivo adjunto directamente en Dropbox por usted.
No estás limitado a trabajar únicamente con Outlook y Dropbox. Puedes configurar lo mismo entre Outlook y OneDrive o Google Drive, sin mencionar la posibilidad de crear un flujo idéntico entre Gmail y Google Drive. Además, muchas automatizaciones como esta tienen plantillas para que no tengas que crearlas desde cero.
3Integrar Planner con Teams
Si usa Microsoft Teams no solo para chatear con otras personas en su espacio de trabajo, sino también para coordinar un cronograma, puede integrar Microsoft Planner en Teams de varias maneras. Por ejemplo, puede crear un flujo de Power Automate que cree una nueva tarea de Planner cada vez que una publicación del canal comience con "TODO", lo que elimina la necesidad de crear manualmente dicha tarea después del hecho.
También puedes automatizar las tareas avisando a un equipo o a través del chat cuando el estado de una tarea de Planner ha cambiado. De esa manera, si has tachado algo de tu lista, no tienes que acordarte de informar a todos: Power Automate lo hará por ti.
2Automatice software de terceros como Salesforce
Aunque ya lo hemos mencionado, nuestros ejemplos de tareas que se pueden automatizar no han incluido muchas aplicaciones de terceros hasta el momento. Pero no se preocupe, si necesita usar Power Automate para trabajar con algo como Salesforce, puede hacerlo.
Ya hay muchas plantillas disponibles para usar, desde notificar a las personas en Teams cuando hay un nuevo cliente potencial en Salesforce hasta crear nuevos clientes potenciales en Salesforce a partir de correos electrónicos entrantes, por nombrar solo algunas. Solo tenga en cuenta que la integración con Salesforce requiere al menos la suscripción premium de Power Automate.
1Extraer datos en Excel Online
Nuevamente, esto requiere una suscripción premium o superior, pero puede mantener los documentos de Excel actualizados en función de los datos entrantes. Si bien puede realizar una recopilación de datos sencilla, como agregar filas para reflejar nuevos correos electrónicos, es posible que también deba invertir en un programa como Parserr si desea analizar sus correos electrónicos en busca de datos para insertarlos en Excel Online automáticamente con Microsoft Power Automate.
Este programa permite a Power Automate buscar información específica, como números de facturas, en correos electrónicos y archivos PDF adjuntos para actualizar automáticamente una hoja de cálculo de Excel con información clave. Esto significa que podría automatizar una parte de su contabilidad y ahorrar mucho tiempo.
La punta del iceberg
Microsoft Power Automate es un programa bastante profundo ya que utiliza una combinación de IA y low code (comandos básicos que no requieren conocimientos de codificación) junto con la capacidad de integrarse con una amplia variedad de aplicaciones propias y de terceros para implementar automatizaciones que serán realmente útiles para usted.
Lo que he compartido aquí son solo algunas de las aplicaciones más populares para Microsoft Power Automate, la mayoría de las cuales ya tienen plantillas preexistentes. Todo lo que tiene que hacer es iniciar sesión en las cuentas correspondientes a través de la interfaz de Power Automate antes de configurar un flujo. Tenga en cuenta que hay varios tipos diferentes de flujos disponibles. Puede crearflujos programados, como recordatorios por correo electrónico,flujos automatizados, como la recopilación de datos de correos electrónicos, oflujos instantáneos,como guardar un archivo adjunto a medida que llega.
También vale la pena saber que puedes usar Microsoft Power Automate a través de tu navegador web o descargarlo en tu computadora. De cualquier manera, esta es una herramienta poderosa que, con solo un poco de configuración y experimentación, puede automatizar una gran cantidad de tareas tediosas digitales para que puedas concentrarte en lo que realmente importa.
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