Notion es una de las plataformas de productividad y organización más populares que existen y que recientementesuperó los 100 millones de usuarios. Su sistema basado en bloques es muy flexible y permite a los usuarios crear soluciones personalizadas para gestionar datos. Ya sea que se utilice como herramienta de seguimiento de tiempo, de gestión de proyectos, CRM, planificador de eventos o simplemente para organizar notas, Notion permite a los usuarios crear sistemas adaptados a sus necesidades. Esta amplia aplicabilidad lo convirtió en una opción atractiva cuando una empresa multimillonaria de publicidad exterior me contactó para diseñar un sistema personalizado.
Mi experiencia previa en el uso de Notion con este cliente para un proyecto diferente reforzó nuestra decisión de construir su sistema con él. Su escalabilidad lo hace adecuado para proyectos grandes, pero sin principios básicos de gestión de proyectos y construcción de sistemas, su complejidad puede volverse abrumadora rápidamente. Al aplicar estos principios durante el proyecto, noté seis que se destacaron como particularmente útiles: lecciones que podrían beneficiar a cualquieraque construya sistemas en Notion, ya sea para grandes necesidades comerciales o pequeños proyectos personales.
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6No es necesario utilizar una base de datos central
Hay excepciones a este consejo común.
Las bases de datos centralizadas son un consejo común en la teoría de bases de datos y en herramientas como Notion porque simplifican los flujos de trabajo, reducen la duplicación y mantienen la coherencia. En este proyecto, se utilizó una base de datos centralizada para gestionar categorías de datos superpuestas, como ubicaciones, entradas de CRM y detalles específicos de la industria.
No puedo mostrar información confidencial de las empresas, pero usaré imágenes de mis propios proyectos personales, empresas y plantillas como ejemplos.
A medida que el sistema fue creciendo, se hizo evidente que no toda la información debía estar en una única base de datos. Algunos datos de ubicación o intersección parecían similares o incluso idénticos, pero servían para contextos y propósitos diferentes. Combinar sus propiedades causaba confusión, y separarlas en bases de datos distintas tenía sentido.
Comience con una base de datos centralizada para simplificar las cosas, pero no dude en crear bases de datos especializadas si su alcance se amplía. Las capacidades de vinculación de Notion facilitan el mantenimiento de conexiones, incluso entre bases de datos, como el uso de acumulaciones y relaciones. Si siente que su base de datos está creciendo demasiado, tiene problemas para navegar en ella o algunos datos son demasiado dispares, confíe en su instinto y cree una base de datos independiente. Si bien algunos lo hacen parecer una regla estricta, no lo es.
5Dale a todo un nombre único
Para que Notion Search pueda hacer su trabajo
Las convenciones de nombres para cada propiedad, base de datos y página son importantes. Los nombres únicos son esenciales cuando se utiliza la función de búsqueda de Notion, que funciona muy bien en todos los ámbitos y te llevará rápidamente a lo que estás buscando.
El proyecto contaba con más de 500 entradas de ubicación en tres ciudades e incluía propiedades de Notion que requerían una clara diferenciación. Las propiedades con términos y datos específicos de la industria podían variar según las ordenanzas municipales, e incluso dos ciudades podían tener exactamente la misma dirección de ubicación.
Invertir tiempo en una estrategia de nombres consistente que garantice que todo tenga un nombre y título únicos ahorra incontables horas en el futuro y le permite aprovechar al máximo la capacidad de Notion para encontrar cualquier cosa en cualquier página, propiedad o bloque.
4Cree plantillas de páginas vacías desde el principio
Para estandarizar el contenido que estás organizando
Las páginas de Notion utilizan bloques, cada línea se trata como un bloque independiente y hay muchos tipos de bloques diferentes para elegir. Notion suele comparar el trabajo con sus bloques con el de jugar con Legos. Soy una de esas personas a las que les encanta diseñar una buena hoja de cálculo, y también me encanta jugar con Legos y crear mis propios diseños, y valoro la libertad creativa.
Las posibilidades son increíbles, así que si eres como yo, terminarás con sistemas de organización y diseños de página complejos. Crear plantillas para estos elementos desde el principio y editar la plantilla en lugar de páginas individuales te ayudará a lograr coherencia en las páginas más adelante.
Por ejemplo, las plantillas de la base de datos de ubicación garantizaron la coherencia en campos como detalles de zonificación, flujo de tráfico, estados de permisos, recopilación de contactos y más. Poder crear páginas con bases de datos en línea, vistas de otras bases de datos, alternar encabezados, incrustaciones, tablas y todo lo demás disponible fue fantástico.
Sin embargo, eso no importa si abres una página que parece diferente o que no tiene la información que debería. Las plantillas no solo ahorran tiempo, sino que también evitan la desorganización. Son particularmente útiles en proyectos colaborativos donde otros usuarios no están muy organizados y es probable que omitan detalles importantes.
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3Documenta cómo utilizar lo que estás construyendo
Las cosas pueden volverse complejas rápidamente
Un sistema Notion bien diseñado es tan eficaz como su documentación. Sin instrucciones claras, incluso los sistemas mejor diseñados pueden resultar difíciles de usar. Las notas sobre cómo se vinculan las bases de datos, el propósito de las plantillas y cómo aplicar filtros son invaluables.
En este proyecto, la documentación facilitó la capacitación. Garantizó que los miembros del equipo pudieran navegar por múltiples bases de datos y páginas interconectadas sin confusión e ingresar los datos correctos en el lugar previsto. La incorporación de instrucciones dentro del propio espacio de trabajo permitió a los usuarios acceder a la guía exactamente donde la necesitaban.
Personalmente, confío en una buena documentación porque tengo trastorno por déficit de atención con hiperactividad (AUDHD) y tener material de referencia rápida me ayuda a volver al camino correcto si me distraigo con algo más que ha captado mi interés.
2Crear un registro de cambios de desarrollo
Incluso si es algo simple
Realizar un seguimiento de los cambios en cualquier cosa que estés desarrollando es una buena práctica. Notion también es unaherramienta popular para el seguimiento de hábitos. Sin embargo, la cantidad de cosas que puedes hacer con todos los componentes básicos de Notion lo convirtió en una necesidad. Un registro de cambios, incluso uno básico, proporciona un historial de actualizaciones, para que sepas qué cambiaste y por qué.
El otro arquitecto de sistemas que trabajó en este proyecto conmigo también estaba constantemente probando cosas nuevas y trabajando para optimizar el sistema. Necesitábamos asegurarnos de que lo que estábamos haciendo no se superpusiera en ningún momento y que, si lo hacía, los cambios que hiciéramos pudieran revertirse fácilmente si interferían con otra iniciativa.
1Crear una página de portapapeles temporal
Es fácil exagerar al diseñar tus diseños.
El diseño basado en bloques de Notion invita a la experimentación, pero probar ideas directamente en tu espacio de trabajo en vivo tiene el potencial de terminar en una mala compilación que es difícil de revertir. Una página de "portapapeles temporal" o "pizarra" actúa como un espacio aislado para probar nuevos diseños, plantillas, automatizaciones o flujos de trabajo sin afectar tu sistema principal.
Incluso la forma de trabajar con el cuerpo de una página en Notion es diferente, y es bueno poder ver cómo se verá tu idea antes de integrarla. Simplemente creo una página privada que aparece en el menú de la izquierda, le doy un ícono de portapapeles y siempre está ahí para mí cuando la necesito.
Volveré a utilizar Notion para crear empresas en el futuro.
Notion es una herramienta poderosa para crear sistemas que gestionen todo, desde pequeñas tareas personales hasta operaciones comerciales a gran escala. Su flexibilidad requiere una planificación cuidadosa para aprovecharla al máximo. Al aplicar estrategias como establecer convenciones de nombres, usar plantillas de página, documentar procesos, mantener un registro de cambios y utilizar una página de portapapeles temporal, puede evitar cambios importantes en el diseño de los que luego podría arrepentirse y que le resultaría difícil revertir.
También lo utilizo mucho paraorganizar mi vida personaly estar al tanto de todo. Si eres uno de esos entusiastas de las hojas de cálculo como yo, prepárate: es sorprendentemente fácil perderse en la creación de configuraciones realmente complejas.
