Por una buena razón, Microsoft Excel es la aplicación de hojas de cálculo preferida por muchas personas. Excel ofrece unagran cantidad de herramientasque me permiten manipular, organizar, analizar y dar formato a los datos de manera eficaz. Si bien ha sido un elemento básico en oficinas corporativas, empresas de investigación e instituciones financieras, también he descubierto que Excel es práctico y sólido para el uso diario.

Ya sea que esté administrando el presupuesto de mi hogar, llevando un registro del inventario de una pequeña empresa o ayudando a un amigo maestro con la asistencia diaria, Excel hace que estas tareas sean más manejables yte hace más productivouna vez que lo dominas. Por lo tanto, analicemos algunos consejos que me han ayudado a dominar Excel.

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6Cambiar el tamaño de sus columnas y filas

Dado que algunos campos serán más grandes que otros, cambiar el tamaño ayuda a mantener todo visible.

A medida que comienza a ingresar datos en su hoja de cálculo, es probable que encuentre texto e incluso números grandes cortados en la siguiente columna. No hay necesidad de preocuparse porque puede cambiar el tamaño de esas columnas y filas para ofrecer una visibilidad perfecta de todo.

1. Seleccione la(s) columna(s) o fila(s) que desea cambiar de tamaño.
2. Seleccione el botónFormatoen la cinta Inicio.
3. Puede cambiar automáticamente el tamaño de sus filas y columnas, especificar el tamaño o restablecer el valor predeterminado.

5Aprenda las funciones esenciales

Las funciones ayudan a los usuarios avanzados a trabajar de forma más inteligente, no más difícil

Si bien es posible realizar la mayoría de los cálculos en Excel mediante expresiones aritméticas, eso no se considera realmente un dominio de la aplicación. También es necesario aprenderlas funciones esenciales, como mínimo.

Puede insertar rápidamente una función en la barra de fórmulas utilizando su nombre. Excel le ayudará a completar todo lo necesario para esa fórmula.

=SUMA(A2:A12)

También puede utilizar el Generador de funciones en la cinta de opciones Inicio parabuscar funciones adicionalesque le ayuden a aumentar su productividad. Haga clic en el triángulo hacia abajo junto al símbolo de la función SUMA y luego enMás funcionespara acceder a ella.

4Haga que su fuente y formato de celda trabajen para usted

Es excelente para las imágenes, pero también potencia el espíritu de trabajar de forma más inteligente, no más dura.

La fuente y el formato marcan la diferencia entre tener que entrecerrar los ojos para ver todos los datos y poder verlos de forma rápida y sencilla. Esto implica tomar decisiones inteligentes en cuanto a la fuente, el estilo, la alineación y más.

La cinta Inicio proporciona acceso rápido a muchas herramientas de formato esenciales, incluida la capacidad de cambiar la fuente, el tamaño, el estilo y la alineación.

Hay incluso más opciones, incluido formato personalizado para números, moneda y más, que puedes aplicar a una sola celda o a una selección de celdas.

1. Seleccione la celda o celdas que desea formatear.
2. Haga clic enFormato > Celdasen la barra de menú.
3. El cuadro de diálogoFormato de celdasle permite elegir una categoría de formato (como General, Número, Moneda y más).

   

4. Otras pestañas le permiten ajustar la alineación, la fuente, el borde, el relleno y la protección de las celdas seleccionadas.

3Agregar diseño de visualización de datos

El formato de tabla y condicional hace que su información sea aún más fácil de entender de un vistazo

También puedes aplicar formato de tabla o condicional a tus celdas. El formato de tabla puede ayudar a distinguir las distintas filas, mientras que el formato condicional aplica color, barras o degradados según los valores de tus celdas.

Para formatear sus datos como una tabla, seleccione las filas, columnas o el rango de celdas que desea formatear.

1. Haga clic enFormatear como tablay elija su diseño preferido.
2. Elija si el rango seleccionado contiene encabezados en el siguiente cuadro de diálogo.
3. Cuando Excel aplica el formato, también convierte sus encabezados en menús desplegables para ordenar y filtrar sus datos.

Si desea aplicar formato condicional, elija las filas o columnas que desea cambiar.

1. Haga clic enFormato condicional.
2. Las opciones le permitirán establecer reglas basadas en sus valores, haciendo que sus datos sean más rápidos de analizar de un vistazo.
3. Una vez aplicados, sus datos serán aún más fáciles de interpretar rápidamente.

   

   Sus datos son mucho más fáciles de interpretar a simple vista cuando utiliza formato condicional y ordenación aplicable.

2Agregue o elimine fácilmente celdas, filas o columnas

Cuando omites o descubres datos nuevos que deseas incluir, esto es mejor que empezar de nuevo.

Si ha dedicado algún tiempo a crear su hoja de cálculo, completar los datos y darle el formato que desea, es posible que se sienta desanimado al darse cuenta de que debe insertar algunos datos. Antes de comenzar a cortar, copiar y pegar, recuerde que puede agregar o eliminar celdas, filas y columnas fácilmente.

1. Resalte la columna o fila cerca de donde desea insertar una nueva o la fila o columna que desea eliminar.
2. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la columna o fila y luego haga clic enInsertaroEliminar.

1Visualice sus datos con gráficos

Los muros de texto y números son difíciles de entender, así que conviértalos en un gráfico eficaz

Dicen que una imagen vale más que mil palabras, y un buen gráfico es el equivalente en una hoja de cálculo a una imagen de los datos. Aquí te mostramos cómo puedes convertir todos los datos que ingresaste con tanto esfuerzo en un gráfico fácil de entender.

1. Resalte todos los datos que desea incluir en su gráfico.
2. Haga clic en la cintaInsertar.
3. Seleccione el tipo de gráfico que desea utilizar. Excel incluye un botónde Gráficos recomendadosque ofrece varias opciones que detecta que podrían ser adecuadas, o puede elegir el suyo propio.
4. Una vez insertado el gráfico, puede editar el texto haciendo clic en elementos como el título del gráfico o las etiquetas de los ejes.
5. También puede modificar el diseño de su gráfico mediante la cintaDiseño de gráfico. Tenga en cuenta que esta cinta solo aparece cuando selecciona un gráfico.

   

Aprovecha al máximo tus herramientas convirtiéndote en un maestro en ellas

Como cualquier herramienta, ya sea un software o algo físico como un martillo o una sierra, para aprovecharla al máximo es necesario alcanzar un cierto nivel de dominio. Estos consejos y trucos le ayudarán a convertirse en un "maestro de Excel", si es que existe algo así.