Gmail es uno de los servicios de correo electrónico más populares para uso personal. Muchas organizaciones que utilizan Google Workspaces también ofrecen Gmail como cliente de correo electrónico. De forma predeterminada, Google ofrece muchasfunciones interesantes en Gmailque funcionan como se anuncia. Pero con algunos pequeños ajustes, realmente podría mejorar toda su experiencia con Gmail.
¿Alguna vez has enviado un correo electrónico y te has dado cuenta de que estaba lleno de errores tipográficos y te arrepentiste de no haberlo enviado? ¿Qué te parecen los atajos de teclado de Gmail? ¿Sabías que puedes crear plantillas para las respuestas delos correos electrónicoshabituales ? Si nunca te has molestado en trastear con el menú de Configuración de Gmail, aquí tienes siete formas sencillas de convertirte en un usuario avanzado de Gmail.
7Atajos de teclado
Haz todo con el teclado
Una de las principales señales de que eres un usuario avanzado de cualquier aplicación es conocer los atajos de teclado, independientemente de si estás en una PC con Windows, una Mac ouna Chromebook. Con Gmail, hay un montón de ellos. Google te facilita recordar qué acción de atajo hace qué. Simplemente presionaShift + ?y verás atajos para navegación, formato, selección de lista de hilos, navegación en Google Chat y mucho más.
¿Quieres crear tus propios atajos? Haz clic en el icono de engranaje que se encuentra en la parte superior derecha del navegador de Gmail. Ve a Iconode engranaje >Ver todas las configuraciones > Avanzado > Atajos de teclado personalizadosy selecciona Habilitar. Una vez habilitado, verás una pestaña de Configuración de teclado, que muestra todas las acciones junto con las teclas correspondientes. Puedes personalizarla a tu gusto y hacer clic enGuardar cambios. Solo asegúrate de que el comando que personalizas no entre en conflicto con otros comandos de atajo.
6Deshacer envío
¿Cómo conseguir más tiempo para deshacer el envío de un correo electrónico?
Todos hemos enviado un correo electrónico en algún momento de forma apresurada y nos hemos dado cuenta de que nos hemos saltado algunos aspectos que debían tratarse en la respuesta, que el correo estaba repleto de errores tipográficos o, peor aún, que el correo se envió al destinatario equivocado. Gmail ofrece un comando de deshacer envío predeterminado de 5 segundos, pero ese tiempo se puede aumentar a 30 segundos.
Haz clic en elicono de engranaje >Ver todas las configuraciones > General > Deshacer envío. En el menú desplegable que aparece junto a él, selecciona entre 5, 10, 20 y 30 segundos de tiempo de búfer y, luego, haz clic enGuardar cambios.Ahora, cada vez que envíes un correo electrónico, verás una opción Deshacer en la barra negra flotante que aparece después de enviar un correo electrónico.
5Plantillas
Deshazte de redactar correos electrónicos repetitivos
Hay ocasiones en las que algunos correos electrónicos requieren respuestas iguales o similares. En tales situaciones, no es necesario volver a escribir el mensaje completo cada vez. En su lugar, puede crear respuestas de plantilla. Haga clic en elícono de engranaje >Ver todas las configuraciones > Avanzado > Plantillasy seleccioneHabilitaryguardar configuraciones.
Ahora, cada vez que escribas un texto redundante en unmensaje nuevo(asegúrate de eliminar la firma del correo electrónico), ese texto se puede guardar como plantilla haciendo clic enMás opciones > Plantillas > Guardar borrador como plantilla > Guardar como nueva plantilla.Puedes darle un nombre a la plantilla. La próxima vez que quieras responder con el mismo texto, simplemente selecciona la plantilla necesaria en lugar de volver a escribir el mensaje.
4Ajuste del panel de lectura
Optimizar el espacio de visualización
La forma predeterminada en que Gmail te muestra los mensajes cuando los abres no aprovecha al máximo el espacio de la pantalla. Esto es especialmente cierto si tienes pantallas grandes. Esto se puede modificar habilitando el panel de lectura.
Haz clic en elicono de engranaje > Selecciona todas las configuraciones > Bandeja de entrada > Habilitar panel de lectura. Selecciona la opción A laderecha de la bandeja de entradaoDebajo de la bandeja de entradapara obtener paneles de vista previa de tus correos electrónicos que no requieren que pierdas de vista otros correos electrónicos.
3Cambiar entre varias firmas
Alivio del cambio manual de los detalles de la firma
En una configuración profesional, es pertinente tener una firma de correo electrónico. Pero, a veces, es posible que no desee compartir ciertos detalles de su firma, como su número de teléfono. Es tedioso agregar o eliminar elementos de una firma manualmente. En cambio, puede crear varias firmas y simplemente alternar entre ellas según el contexto o el destinatario.
Haz clic en elicono de engranaje > Seleccionar todas las configuraciones > General >Firma. Haz clic en el cuadro Crear nuevo para agregar una nueva firma. Las firmas más antiguas aparecerán en el cuadro de la izquierda. Puedes seleccionar Valores predeterminados de firma en los menús desplegables que aparecen a continuación:Para usar correos electrónicos nuevosyPara usar al responder/reenviar. Luego, haz clic enGuardar cambios. Ahora, cuando estés en el cuadro de redacción, al hacer clic en el símbolo del bolígrafo, aparecerán todas las firmas que hayas guardado. Simplemente puedes seleccionar la que quieras usar.
2Múltiples formatos de estrellas
Una forma más inteligente de categorizar correos electrónicos importantes
Ya sea que se trate de su cuenta personal o profesional, hay algunos correos electrónicos que desea marcar con una estrella para acceder rápidamente a ellos en la sección Destacados de Gmail. De manera predeterminada, Gmail le permite usar solo la estrella amarilla. Si tiene muchos correos electrónicos destacados, también puede resultar tedioso encontrar rápidamente el correo electrónico correcto que estaba buscando.
Haz clic en elicono de engranaje > Ver todas las configuraciones > General> Estrellas. Aquí puedes elegir entre 1 estrella, 4 estrellas y todas las estrellas, según tu preferencia, seguido deGuardar cambios. Ahora puedes alternar entre las estrellas haciendo clic sucesivamente en el icono de estrella. De esta manera, puedes tener excelentes pistas visuales para diferentes tipos de correos electrónicos prioritarios. Al pasar el mouse sobre la estrella, verás su nombre. Cuando estés en la sección Destacados y solo quieras ver los correos electrónicos destacados conblue-star, simplemente escribe este comando en el cuadro de búsqueda de Gmail:has:blue-star.Incluso podrías asignar ciertos íconos de estrella para ciertos tipos de correos electrónicos.
1Filtrar correos electrónicos con un ejemplo
Potencie su bandeja de entrada
Esta es una de las funciones más potentes de Gmail y, si se utiliza con cuidado, puede resultar muy útil para organizar la bandeja de entrada, deshacerse de los correos electrónicos no deseados y crear carpetas para tipos específicos de correos electrónicos. Si bien Gmail tiene pestañas como Promociones, Actualizaciones y Redes sociales, a veces algunos correos electrónicos se escapan de ellas y aparecen en la pestaña Principal. Lo mejor es que la pestaña Principal solo tenga los correos electrónicos absolutamente importantes.
Haz clic enMostrar opciones de búsqueda,ubicado en el lado derecho de la barra de búsqueda de Gmail. Ahora, dependiendo del objetivo que quieras lograr, puedes agregar los detalles en los campos respectivos para crear filtros.
Digamos que quiero agregar un boletín informativo (deThe Browser) que aparece en mi pestaña Principal a una carpeta donde tengo todos los boletines informativos a los que estoy suscrito. En ese caso, agregaré el ID de correo electrónico del boletín informativode The Browsery haré clic enCrear filtro. En la siguiente pantalla, se me presentan más opciones. SeleccionéOmitir la Bandeja de entrada,Aplicar la etiqueta(el nombre de la carpetaBoletín informativo) yAplicar también el filtro a las conversaciones coincidentes. Esto garantizará que todos los correos electrónicos deThe Browserlleguen a mi carpeta Boletín informativo y no aparezcan en mi Bandeja de entrada.
Puede hacer muchas cosas, como archivar automáticamente correos electrónicos de marketing, limpiar su bandeja de entrada de Gmail si está llena, eliminar automáticamente correos electrónicos de determinadas direcciones de correo electrónico o la carpeta de correo no deseado, y mucho más.
Cómo hacerse cargo de su cuenta de Gmail
Los siete trucos que hemos comentado anteriormente mejorarán sin duda tu experiencia con Gmail hasta cierto punto. Si te familiarizas con el menú Configuración de Gmail y las opciones de búsqueda, te convertirás en un usuario avanzado de Gmail. Si sigues estos consejos, también ahorrarás mucho tiempo que, de otro modo, dedicarías a tareas redundantes. No olvides consultar también cómo puedesgestionar tus contraseñascon Google.