Microsoft Excel es una solución a la que recurren profesionales y empresas para analizar números y crear gráficos, análisis y visualización de datos. Si eres nuevo en Excel, el menú infinito y las fórmulas del software pueden resultar abrumadores al principio. En esta publicación, te mostraremos algunas de las funciones de Excel que debes conocer para que puedas realizar tus tareas diarias en Excel de forma muy sencilla.

Ya sea que esté administrando gastos mensuales, planificando unas vacaciones, calculando el rendimiento de su clase u organizando datos, las funciones a continuación lo ayudarán a realizar todas las tareas con mayor eficiencia.

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12SUMA, PROMEDIO, MÍNIMO y MÁXIMO

Comenzaremos con funciones simples y progresaremos gradualmente hacia otras más complejas.

SUMA

Como sugiere el nombre, la función SUMA suma las celdas seleccionadas. Básicamente, puedes escribir cualquier rango de celdas, como=SUMA(B2:B5), y calculará los valores de B2 a B5 y mostrará el resultado en B6.

PROMEDIO

Esta es una función imprescindible para los docentes. Ya sea que desee calcular el resultado final (nota) de un estudiante o sus gastos mensuales promedio, utilice la función PROMEDIO. Puede seleccionar un rango de celdas o definir celdas específicas.

=PROMEDIO(B2:B5)

=PROMEDIO(B2,B5,C7)

El primero calcula el promedio de B2 a B5, mientras que el segundo calcula el promedio de los valores en las celdas B2, B5 y C7.

MÍN y MÁX

Como sugiere el nombre, la función MIN muestra el valor mínimo en un rango de celdas definido. MAX es exactamente lo opuesto y muestra el valor máximo del rango de celdas.

=MÍN (D2:D6)

=MÍNIMO(B2,B5,C7)

=MAX(D2:D6)

11SUMAR.SI

La función SUMAR.SI le permite sumar los valores de un rango de celdas que cumplen con un criterio específico que usted haya establecido. Es útil para realizar cálculos condicionales y resumir datos con filtros específicos. A continuación, se muestra un ejemplo de cómo se ve la función.

=SUMAR.SI(rango, criterio, [rango de suma])

Vamos a entenderlo con un ejemplo. Supongamos que tienes una lista de gastos, que incluye artículos y sus costos. Ahora, quieres calcular los gastos totales de un artículo específico: los costos totales de combustible.

=SUMAR.SI(A2:A10,"combustible",B2:B10)

Esto sumará los valores en el rango B2:B10 solo donde las celdas correspondientes en el rango A2:A10 sean iguales a "combustible" en este ejemplo.

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10TOTAL PARCIAL

En muchos sentidos, la función SUBTOTAL puede sonar como SUMA en el papel. Pero existen diferencias importantes. La función SUBTOTAL es especialmente útil cuando ha filtrado filas en sus datos, ya que las excluye automáticamente del cálculo. Puede elegir entre varias opciones dentro de la función, como promedio, recuento, suma, mínimo, máximo y más, según sus necesidades. Echemos un vistazo a algunos valores comunes que utilizan abreviaturas numéricas aquí en Excel.

• 1 significa PROMEDIO
• 2 significa CONTAR
• 3 significa CONTAR
• 9 significa SUMA
• 10 significa PRODUCTO

=SUBTOTAL(9,D2:D80)

El 9 significa SUMA, por lo que calculará los montos totales de ventas en el rango D2 a D80, pero exclusivamente para las filas que permanecen visibles después del filtrado. Es una función bastante potente y abre una gran cantidad de posibilidades para manipular datos en Excel.

9FECHA Y HORA

¿Creas con frecuencia hojas de cálculo que incluyen fechas y horas? Excel ofrece varias funciones útiles que te ayudan a trabajar con fechas y horas, como año, mes, hora, minuto y segundo. Veamos algunos ejemplos.

• =HOY()devuelve la fecha actual según la configuración de su sistema
• =AHORA()devuelve la fecha y hora actuales
• =FECHA(2024,8,24)devuelve 2024-08-24
• =HORA(12,20,40)devuelve 12:20:40

También puedes extraer el año, mes y día de una celda específica. Por ejemplo, si la celda C3 contiene 2024-08-24, utiliza las funciones siguientes.

• =AÑO(C3)muestra 2024
• =MES(C3)muestra 8
• =DIA(C3)devuelve 24

8MÓDULO

MODULUS es una función bastante sencilla y útil para investigadores y científicos de datos. La función MOD determina el resto cuando un número se divide por otro.

=MODA(20,3)

En el ejemplo anterior, la función devuelve 2 (ya que 20 dividido por 3 es 6 con un resto de 2). En lugar de un valor directo, también puede hacer referencia a celdas en su función. Por ejemplo, puede utilizar =MOD(A2,3) (que significa lo mismo cuando la celda A2 tiene un valor de 20).

7CONCAT

La función CONCAT de Excel tiene como finalidad fusionar o vincular varias cadenas de texto en una sola cadena de texto coherente. Puede concatenar un par de celdas, varias celdas e incluso números y fechas. Veamos un ejemplo que se muestra en la imagen de arriba.

• La celda A5 contiene "Nombre"
• La celda B5 contiene "Apellido"
• La celda C5 contiene "Parth"
• La celda D5 contiene "Shah"

=CONCAT(A5,": "C5,",",B5,": ",D5)

El resultado será "Nombre: Parth, Apellido: Shah".

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6TECHO y PISO

Las funciones CEILING y FLOOR de Excel redondean números, pero lo hacen en direcciones opuestas. CEILING redondea el número hacia arriba, mientras que FLOOR lo reduce. Por ejemplo, si el resultado final es 8,7 y tiene un múltiplo de 2, se redondeará hacia arriba a10(el múltiplo más cercano de 2). De manera similar, la función FLOOR devolverá 8,7 hacia abajo, es decir,8.

=TECHO(8.7,2)

=PISO(8.7,2)

Es posible que a los usuarios generales no les resulte útil en su flujo de trabajo. Sin embargo, las funciones CEILING y FLOOR son bastante útiles para fines de facturación, inventario o control de la visualización de números en diferentes gráficos. Ayudan a redondear mediciones para lograr un nivel específico de precisión.

5RECORTAR

Como sugiere el nombre, la función TRIM simplifica las cadenas de texto eliminando el espacio adicional. Es una herramienta poderosa para administrar datos de texto en Excel. Por ejemplo, si la celda A10 contiene "Mi nombre es Parth Shah" con algunos espacios adicionales entre caracteres como se muestra arriba, puede ejecutar=TRIM(A10)y devolverá "Mi nombre es Parth Shah" con el espaciado normal.

La función TRIM de Excel elimina eficazmente los espacios adicionales, lo que facilita la gestión de datos de texto y mejora la precisión y el aspecto de las hojas de cálculo. Es una función imprescindible para la limpieza de datos y el formato de texto uniforme en Excel.

4REEMPLAZAR y SUSTITUIR

Como sugiere el nombre, la función REEMPLAZAR le permite reemplazar una porción específica de texto con algo diferente. La función SUSTITUIR también es bastante similar a REEMPLAZAR, pero no exactamente igual. SUSTITUIR le permite intercambiar palabras o frases en un bloque de texto con otra cosa y puede reemplazar varias palabras a la vez.

Comenzando con REPLACE, reemplacemos una parte específica de una cadena de texto dentro de una cadena de texto con una nueva cadena de texto. Suena confuso, ¿verdad? Permítanos simplificarlo con un ejemplo.

=REEMPLAZAR(texto_antiguo, núm_inicial, núm_caracteres, texto_nuevo)

En la imagen de arriba, la celda A1 contiene la palabra torta de chocolate. Ahora, use la función de abajo para reemplazar simplemente chocolate por vainilla.

=REEMPLAZAR(A1,1,9, “Vainilla”)

La función anterior reemplazará los primeros 9 caracteres (Chocolate) con la palabra Vanilla. No siempre es necesario que sea una palabra completamente nueva. Incluso podrían ser solo algunas letras o números como cambio parcial. Solo especifique la posición y la cantidad de caracteres que deben reemplazarse dentro de la celda o celdas.

A continuación, en la imagen de ejemplo que aparece a continuación, vemos que A4 contiene "Me gusta Dell y las computadoras portátiles Dell son confiables". Usemos la función SUSTITUIR para reemplazar la palabra Dell por HP (que se aplicará a ambas instancias de "Dell" a menos que se especifique lo contrario).

=SUSTITUIR(A4,"Dell","HP")

También puede utilizar =SUSTITUIR(A4,"Dell","HP",1) y reemplazará solo la primera referencia de Dell con HP.

Depende totalmente de su flujo de trabajo utilizar las funciones REEMPLAZAR y SUSTITUIR en Microsoft Excel. Sin duda, resultan útiles cuando desea crear hojas de cálculo adaptables.

3IZQUIERDA, DERECHA y MEDIO

Cuando se trabaja con grandes bases de datos de contactos, las funciones IZQUIERDA, MEDIA y DERECHA permiten extraer partes específicas de una celda. Se puede extraer el nombre, el segundo nombre, el apellido, los códigos de área, los códigos de producto y mucho más de una cadena de texto grande. Esto le ahorra trabajo manual y realiza el trabajo en poco tiempo. Veamos cómo funciona con un ejemplo.

Digamos que la celda A6 contiene a Michael James Ross, como en la imagen de arriba. Ahora puedes usar estas funciones para extraer su nombre, segundo nombre y apellido.

=IZQUIERDA(A6,7)devuelve Michael

=MID(A6,9,5)devuelve James

=DERECHA(A6,4)devuelve Ross

Como puede ver en el ejemplo anterior, cuando usa la función IZQUIERDA, Excel cuenta los caracteres del lado izquierdo (Michael), la función DERECHA cuenta los caracteres del lado derecho (Ross) y con la función MEDIO, debe ingresar la posición inicial (9 desde la izquierda) y la longitud (5 para James) para extraer los caracteres del medio.

2BUSCARV y BUSCARH

BUSCARV y BUSCARH se utilizan para extraer valores específicos dentro de una tabla. BUSCARV realiza una búsqueda vertical, mientras que BUSCARH hace lo mismo de forma horizontal. Veamos la función en detalle.

=BUSCARV(valor_buscado, matriz_tabla, núm_índice_columna, rango_buscado)

=BUSCARH(valor_buscado, matriz_tabla, núm_índice_fila, rango_buscado)

Esto es lo que significa cada argumento.

• lookup_value:Ingrese el valor que desea encontrar en la tabla.
• table_array:Ingrese el rango de celdas que contienen los datos de la tabla, comenzando con la primera columna que contiene el valor que está buscando.
• col_index_num o row_index_num:el número de columna o fila (comenzando con "1" como la primera columna/fila seleccionada, sin utilizar los números de la hoja de Excel) desde el cual la función extrae y le devuelve un valor.
• range_lookup:hay dos opciones aquí. Puede elegir una según su uso. VERDADERO significa que encuentra una coincidencia aproximada, mientras que FALSO significa que busca una coincidencia exacta. Si no puede encontrar una coincidencia exacta, Excel devuelve #N/A.

Supongamos que desea averiguar el precio del producto con el código de identificación 98765. La fórmula se encuentra a continuación.

=BUSCARV(98765, A6:B10,2,FALSO)

Buscará 98765 en el rango entre A6 y B10. Le devolverá el valor de la segunda columna buscada. Cuando utilice la misma fórmula con la función BUSCARH, encontrará el mismo valor en la segunda fila buscada.

1ÍNDICE Y COINCIDENCIA

INDEX y MATCH ofrecen más flexibilidad que VLOOKUP y HLOOKUP. Puede utilizarlos para buscar cosas en cualquier dirección y admitir múltiples condiciones. Mientras que INDEX devuelve el valor o rango en una tabla, MATCH muestra su posición en el rango. Usémoslos juntos.

=ÍNDICE(B2:B10,COINCIDIR("XPS 14",A2:A10,0))

Supongamos que desea encontrar el precio de XPS 14 en una base de datos grande. Aquí, MATCH("XPS 14",A2:A10,0) busca XPS 14 en el rango A2 a A10 y muestra su posición (si está en la séptima fila, el resultado es 7). 0 encuentra el primer valor que es exactamente igual al valor de búsqueda (XPS 14, en nuestro caso).

Ahora, =INDEX(B2:B10,7) muestra el precio del producto en la fila 7. Los usuarios de Excel Pro prefieren esta función debido a su flexibilidad, solidez y eficiencia.

Descubra el verdadero poder de Excel

Si bien Microsoft Excel cuenta con una amplia gama de funciones, estas funciones básicas pueden ayudarlo a eliminar la complejidad y concentrarse en lo esencial. ¿Qué está esperando? Domine estas funciones de Excel y potencie sus hojas de cálculo en poco tiempo.

Además de estas funciones, también deberías incorporar macros en Excel para aumentar la productividad. Consulta nuestra publicación dedicada a aprender aautomatizar Excel con macros.