Microsoft Excel no necesita presentación, ¿verdad? Si eres nuevo en Excel, puede que al principio te resulte abrumador, pero lo cierto es que dominar los conceptos básicos es bastante fácil y puede aumentar drásticamente tu eficiencia. En esta publicación, desglosaré algunos consejos valiosos de Excel para principiantes y te daré las herramientas para que puedas navegar por esas celdas con confianza.
Si aspira a convertirse en un ninja de las hojas de cálculo, ha llegado al lugar indicado. Con estos consejos y trucos, puede transformar su relación con Excel del miedo a la fluidez en poco tiempo. Comencemos.
10 formas creativas de usar Excel más allá del análisis de números
Casos de uso inesperados de Excel que no creerás
7Utilice la función TOCOL para combinar datos de columnas y filas
¿Necesitas a menudo organizar datos de varias columnas y filas en una sola columna? En lugar de hacerlo manualmente, puedes usar la función TOCOL. Supongamos que tienes datos en las celdas A1:C3 de esta manera. Puedes colocar todo en la columna D usando la fórmula=TOCOL(A1:C3) .
Texto en columnas
Convertir texto en columnas es otra función útil cuando tienes todos los datos amontonados en una celda y necesitas dividirlos en columnas independientes. Divide el texto de una sola celda en varias columnas según un delimitador (como una coma, un espacio o una tabulación).
- Seleccione las celdas de las que desea dividir el texto.
- Haga clic enTexto a columnasen la pestañaDatos.
- SeleccioneDelimitadores, observe la vista previa y haga clic enSiguiente. Haga clic enFinalizary listo.
Consulte mi guía dedicada para aprender más sobrelas funciones útiles de Excel.
6Importar datos desde un sitio web sin problemas de formato
¿Encontró datos interesantes en la web y desea importarlos a Excel para realizar un análisis más detallado? En lugar de copiar y pegar la tabla, puede seguir los pasos que se indican a continuación para realizar la tarea.
- Abra un libro de trabajo en blanco. Vaya aObtener datos > De otras fuentes > De la Web.
- Escriba la URL web y deje que Excel extraiga los datos relevantes.
- Puedes ver distintos tipos de tablas. Elige una y seleccionaCargaren la parte inferior.
- Seleccione cómo desea ver los datos en su libro de Excel.
5Crear macros para gestionar tareas repetitivas
Este es otro truco útil que todo usuario de Excel debe dominar desde el principio. Una macro en Excel registra una serie de acciones del teclado y del mouse.
Supongamos que eres un profesor que necesita crear un informe de calificaciones para sus alumnos todas las semanas. Tienes una lista de sus nombres y sus puntuaciones en varias tareas, y necesitas calcular su nota media, asignar una calificación con letras (A, B, C, etc.) y destacar las calificaciones reprobatorias. Hacer esto manualmente, semana tras semana, puede ser tedioso y llevar mucho tiempo. Aquí es donde las macros vienen al rescate.
- Abra una hoja de cálculo y diríjase a la opciónVer > Macros > Grabar macro .
- Asigne un nombre relevante y un atajo de teclado, luego guárdelo en el libro de trabajo actual.
- Realice clics, tareas y acciones para grabar todo. Haga clic enDetener grabación.
Una vez que creas una macro, puedes reproducirla con un solo clic o atajo de teclado para lograr lo mismo, todo en un solo movimiento rápido.
4Guarde los gráficos como plantillas para acelerar el flujo de trabajo
Las opciones de formato para los gráficos de Excel son abundantes. Sin embargo, configurar estilos, formatos y diseños para cada gráfico requiere mucho tiempo. En cambio, puede guardar un gráfico como plantilla y reutilizarlo con un solo clic. A continuación, le mostramos cómo hacerlo.
- Abra un libro de Excel, realice los cambios necesarios en un gráfico yhaga clic derechosobre él. SeleccioneGuardar como plantilla.
- PresionaGuardar.
- Abra elmenú Gráficos, seleccionePlantillase impleméntelos en poco tiempo.
8 consejos para optimizar y acelerar las fórmulas de Excel
No dejes que las fórmulas de Excel te ralenticen
3Utilice formato condicional para resaltar datos importantes
Su experiencia con Excel no está completa sinel formato condicional. Le permite aplicar formato automáticamente a las celdas según condiciones o reglas específicas. Supongamos que tiene una hoja de cálculo que realiza un seguimiento de los datos de ventas de diferentes productos en varias regiones. Desea identificar rápidamente los productos y las regiones con mejor rendimiento.
- Abra su libro de Excel, diríjase aInicio > Formato condicional > Reglas superiores/inferiores > 10 % superior.
- Seleccione el estilo de formato y haga clic enAceptar.
Este es solo un ejemplo básico. El formato condicional ofrece una amplia gama de posibilidades. Puede experimentar con diferentes reglas, opciones de formato y combinaciones para crear una hoja de cálculo visualmente informativa en poco tiempo.
2Implementa segmentaciones de datos en tu libro de trabajo para filtrar datos como un profesional
Cuando trabaje con tablas, gráficos ytablas dinámicascomplejas , puede insertar segmentaciones de datos para filtrarlas y analizar los datos con facilidad. Veamos cómo funciona.
- Abrí una hoja de Excel con varios gráficos dinámicos.
- SeleccioneAnalizar gráfico dinámicoen la parte superior y haga clic enInsertar segmentación de datos.
- Agreguemos una segmentación de datos parael vendedor.
- Haga clic derecho sobre él y seleccioneInformar conexiones.
- Seleccione todos los gráficos de la hoja y haga clic enAceptar.
Ahora puede hacer clic en un vendedor y verificar su desempeño en todas las métricas.
1Utilice Power Pivot con fórmulas DAX para análisis de datos avanzados
Siempre recomiendo a los principiantes de Excel que se familiaricen con las fórmulas de Power Pivot y DAX. Son el dúo dinámico del análisis de datos en Excel. Permiten un nivel completamente nuevo de potencia y flexibilidad a la hora de trabajar con grandes conjuntos de datos y realizar cálculos complejos.
Power Pivot le permite trabajar con millones de filas de datos sin esfuerzo y ofrece una gestión de datos eficiente, algo que no es posible con las hojas de cálculo de Excel normales.
Puede importar datos de varias fuentes, crear un modelo de datos y utilizar fórmulas DAX para funciones avanzadas. Además, aprender DAX en Power Pivot también le brinda una ventaja si decide explorar Power BI en el futuro. Le recomiendo que consulte mi publicación independiente sobre el uso de DAX en Excel.
Desbloquee el dominio de Excel
Ahora que ya tienes estos consejos, puedes conquistar las hojas de cálculo, aprovechar el verdadero poder de Excel e impresionar a tus compañeros de trabajo y a tu jefe. ¿Qué estás esperando? Abre tus libros de trabajo, experimenta con estas nuevas habilidades (y no te desanimes si cometes errores) y observa cómo tu productividad se dispara.
Si su flujo de trabajo implica el manejo de tareas repetitivas, consulte mi publicación dedicada ala automatización de su libro de Excel.