Cuandoutilizas Excel para la gestión de proyectos, necesitas gestionar plazos y dependencias para evitar retrasos. Con unas cuantas fórmulas inteligentes, puedes transformar esas filas y columnas en un potente centro de mando para tus proyectos. En esta publicación, repasaré las fórmulas esenciales de Excel para realizar un seguimiento del progreso con detalles minuciosos, predecir posibles obstáculos y mantener tus proyectos avanzando sin problemas hacia la meta.
Las 8 mejores plantillas gratuitas de gestión y planificación de proyectos para Microsoft Excel
Domine la planificación de proyectos con estas plantillas de Excel gratuitas
8HOY
Comencemos con un par de fórmulas básicas para sus proyectos. La función HOY actúa como un sello de fecha que siempre conoce la fecha actual. Simplemente puede escribir =HOY() y devolverá la fecha actual. No se necesita ningún argumento.
Incluso puedes ser creativo con la función HOY. Por ejemplo, si una tarea vence dentro de siete días, puedes usar=HOY()+7. No necesitas ingresar fechas manualmente. En otro ejemplo, si una tarea comenzó el 12 de enero de 2025 (en la celda C1), puedes usar=HOY()-C1para ver cuántos días han pasado desde entonces.
7DÍAS
Esta es la función ideal para calcular las diferencias entre dos fechas. Actúa como una calculadora de fechas sencilla en el libro de trabajo del proyecto. La sintaxis es = DÍAS(fecha de finalización, fecha de inicio). Por ejemplo, si una tarea comenzó el 10 de enero de 2025 (en la celda A1) y finalizó el 20 de enero de 2025 (en la celda B1), utilice= DÍAS(B1, A1)para obtener el resultado de 10 días.
Otro buen uso es combinar DÍAS con la función HOY y utilizarla para calcular cuántos días faltan para una fecha límite. Si la fecha límite es el 25 de enero de 2025 (en la celda C1), utilice=DÍAS(C1, HOY())para ver cuántos días faltan a partir de hoy.
6SIFECHA
Esta es como la fórmula DAYS con esteroides. Te da más flexibilidad para calcular el tiempo entre dos fechas. Puedes comprobar la diferencia en años y meses. Aquí, necesitas insertar una unidad en tu fórmula.
Supongamos que una tarea comenzó el "20/10/2024" (en la celda A1) y finalizó el "15/1/2025" (en la celda B1); puede utilizar=SIFECHA(A1,B1,"M")para obtener la diferencia en un mes completo (2 meses). Incluso puede escribir=SIFECHA(A1, B1, "MD")para calcular los días restantes después de los meses completos (26 días).
Las 6 mejores formas de automatizar su libro de Excel
Lleve su libro de Excel a la era moderna con todo lo que tiene para ofrecer
5FECHA DE ACTUALIZACIÓN
Si desea administrar sus cronogramas basados en fechas con el mínimo esfuerzo, utilice la fórmula EDATE. Puede calcular la fecha, que es un número determinado de meses antes o después de una fecha de inicio.
Supongamos que un proyecto comienza el 15/01/2025 (en la celda D1) y una fase dura 4 meses; puede utilizar=FECHA_FINAL(D1, 4)para encontrar la fecha de finalización de esa fase (que sería el 15/05/2025). De manera similar, puede programar tareas recurrentes, realizar un seguimiento de las renovaciones de contratos e incluso pronosticar hitos futuros utilizando la fórmula FECHA_FINAL.
4FIN DE MES
Si está estableciendo plazos mensuales para mantener las tareas de su proyecto al día, utilice la función EOMONTH. Supongamos que necesita generar un informe financiero al final de cada mes, a partir del 15 de enero de 2025. Si tiene la fecha 15/01/2025 ingresada en la celda A1, vaya a otra celda y escriba=EOMONTH(A1,0)para obtener la última fecha de enero.
De manera similar, puedes ingresar=FINDEMES(A1, 1)para obtener la última fecha de febrero. Como siempre, puedes ingresar=FINDEMES(A1, 0)+15para llegar al día 15 del mes (15/2/25 en nuestro caso).
3JORNADA LABORAL
La fórmula WORKDAY lleva la programación de proyectos al siguiente nivel. Puede calcular los plazos con precisión teniendo en cuenta los días laborables, los fines de semana e incluso los días festivos. Esto garantiza que los plazos de su proyecto sean realistas.
Digamos que una tarea comienza el 15/01/2025 (en la celda A1) y se estima que tardará 10 días hábiles en completarse. Puedes usar=DIALABORABLE(A1,10)para encontrar la fecha límite, teniendo en cuenta los fines de semana. Aquí es donde se pone interesante. Si tienes una lista de días festivos en las celdas C1:C5, usa=DIALABORABLE(A1, 10, C1:C5)para tenerlos en cuenta también.
Utilice la función FECHA para insertar fechas y evitar errores. Puede tener problemas si ingresa la fecha como texto.
2DÍAS DE RED
NETWORKDAYS es otra función esencial para tus proyectos. Mientras que WORKDAY muestra una fecha real, NETWORKDAYS calcula la cantidad de días entre dos fechas. Excluye fines de semana y días festivos (opcionalmente). Es una función imprescindible para una planificación y seguimiento precisos de proyectos.
Supongamos que una tarea comienza el "15/1/2025" (en la celda C1) y finaliza el "15/2/2025" (en la celda D1); utilice=DÍAS.LAB.NET(C1, D1)para obtener la cantidad de días hábiles entre esas fechas (23). Si tiene una lista de días festivos en las celdas E1:E5, utilice=DÍAS.LAB.NET(C1, D1, E1:E5)para excluir esos días festivos del cálculo.
1SI
La función SI puede ser útil para las dependencias condicionales. Te ayuda a realizar diferentes acciones en función de si se cumple una condición. Vamos a entenderlo con un ejemplo real. Supongamos que tienes una tarea para escribir un informe en tres días (Tarea A) y otra tarea para revisarlo (que llevará un solo día y solo comienza cuando completes la Tarea A). Si la fecha de inicio es el 15/1/2025, puedes usar la fórmula=SI(D2<>"",D2+1,"")para obtener la respuesta correcta.
Esto verifica si la tarea A tiene una fecha de finalización (D2). Si la tiene, la tarea B comienza al día siguiente (D2+1). De lo contrario, permanece en blanco.
Bono: Explore el formato condicional en Excel
Además de estas fórmulas, debes usar el formato condicional para resaltar celdas en función de sus valores. De esta manera, puedes detectar fácilmente las fechas límite, hacer un seguimiento del progreso e identificar posibles problemas. Por ejemplo, puedes dirigirte aInicio > Formato condicional > Reglas para resaltar celdas > Menor quee ingresar=HOY()y elegir el estilo de formato para resaltar cualquier fecha anterior a hoy. De manera similar, puedes escribir=HOY()+7para resaltar las fechas límite de la próxima semana en un color o estilo diferente. Las posibilidades son infinitas.
Cómo uso el formato condicional para automatizar mis hojas de cálculo de Excel como un profesional
Aumente la eficiencia de Excel con formato condicional
Gestiona los cronogramas de proyectos como un profesional
Todo director de proyectos debe dominar estas fórmulas para cumplir con los plazos y las dependencias como un profesional. No solo se mantendrá al tanto de sus proyectos, sino que también ahorrará tiempo valioso para centrarse en lo que realmente importa. Después de todo, una hoja de cálculo bien estructurada es su arma secreta para lograr el éxito del proyecto.
No faltan funciones de Excel. Consulta mi guía dedicada para conocermás fórmulas de este tipo para tus libros de trabajo complejos. Mientras lo haces, asegúrate de no excederte con las fórmulas, ya que pueden saturar tus libros de trabajo. A continuación, se ofrecen algunosconsejos para optimizar y acelerar las fórmulas de Excel.