La suite Office de Microsoft es conocida por sus aplicaciones ampliamente utilizadas en el mundo empresarial. Incluso si su lugar de trabajo no exige su uso, puede utilizar programas comoExcel para crear planes de entrenamiento o gráficos de dietapara usted mismo. Además, Microsoft hapotenciado Office con Copilot,lo que significa que hay varios proyectos que la IA puede gestionar por usted. Más allá de estos trucos geniales, Microsoft Office ofrece numerosas formas de mejorar su productividad. Una de ellas es utilizar algunas funciones ocultas menos conocidas para mejorar su productividad.
No, no me refiero a funciones genéricas como usar plantillas predeterminadas en PowerPoint o sincronizar archivos de OneNote en distintos dispositivos. En realidad, hay algunas funciones increíbles integradas en la suite Office, pero están ocultas y, por lo tanto, son difíciles de encontrar. Bueno, no después de hoy.
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6Búsqueda inteligente
Ver definiciones con contexto
Smart Lookup es una de las funciones que más utilizo en MS Word. Como sugiere el nombre, la función busca una palabra o frase que selecciones y proporciona más información, como el significado, definiciones de Wikipedia, etc. La razón por la que es inteligente es que, a diferencia de una simple búsqueda en Google, Smart Lookup proporciona sugerencias basadas en el contexto del texto.
Ha habido situaciones en las que no estoy seguro de si una palabra en particular se puede usar en un contexto específico mientras escribo un artículo. En esos casos, utilizo la Búsqueda inteligente para comprobar si es correcta o para encontrar un reemplazo más relevante para la palabra o frase. Si bien se puede argumentar que una búsqueda rápida en Google o ChatGPT puede arrojar los mismos resultados, veo dos ventajas en el uso de la Búsqueda inteligente.
En primer lugar, es rápido, ya que se realiza dentro de la aplicación Word. En segundo lugar, no tengo que cambiar a mi navegador y entrar en el bucle interminable de navegar por las redes sociales, lo que genera más pérdida de tiempo. ¡Eso sí que mejora la productividad!
5Repetición de tinta
Reviva sus dibujos
Esta aplicación hace exactamente lo que sugiere su nombre. Algunas aplicaciones de Office te permiten dibujar dentro de ellas. Por ejemplo, puedes dibujar dentro de Word para agregar formas a tu documento o firmar un contrato. PowerPoint te permite dibujar en diapositivas para agregar elementos adicionales a tus presentaciones. Por supuesto, OneNote también tiene una función de dibujo que puedes usar para hacer diagramas de flujo o diagramas al tomar notas.
Digamos que has utilizado la función de dibujo en alguna de estas aplicaciones, pero no puedes recordar el orden en el que dibujaste un determinado diagrama de flujo o quieres animar cómo moviste el lápiz para dibujar una imagen. Puedes hacer precisamente eso con la ayuda de Ink Replay. Tus dibujos desaparecen momentáneamente y reaparecen en el mismo orden en el que los dibujaste. También es útil si eres profesor y quieres mostrarles a tus alumnos cómo dibujaste algo.
4Dictado
Convertir voz a texto
El uso del dictado para responder mensajes de texto en los teléfonos inteligentes es bastante común. Pero ¿qué pasaría si pudiéramos usar la misma función para escribir documentos largos en nuestras computadoras? Bueno, Dictado lo ha hecho posible. Hay casos en los que estoy pensando ideas para un artículo y soy demasiado perezoso para anotarlas porque hay muchos pensamientos fluyendo. Es entonces cuando uso Dictado en Word.
Todo lo que tengo que hacer es decir mis pensamientos en voz alta y Word los registra y los convierte en texto. De esta manera, tengo todas mis ideas documentadas sin tener que esforzarme demasiado en escribir manualmente cada punto. Tenga en cuenta que la precisión puede ser buena o mala según el ritmo de su discurso o su acento. Cabe destacar que la función funciona incluso en laversión web gratuita de Office.
3Partes rápidas y Autotexto
Añade bloques de texto con un solo clic
Según lo que estés escribiendo, es posible que necesites usar el mismo bloque de texto varias veces en un solo documento. Por ejemplo, si estás redactando un contrato, una cláusula específica puede aparecer varias veces con cambios mínimos. En lugar de repetir todo el contenido, puedes guardar un bloque de texto en la galería de elementos rápidos. Una vez que hayas terminado, puedes reutilizar el mismo bloque con solo hacer clic en un botón. Esto también te ahorra tener que copiar y pegar varias veces, ya que es posible que tengas otros fragmentos de información para almacenar en el portapapeles.
Seleccione el bloque de texto que desea guardar y luego vaya aInsertar > Elementos rápidos > Guardar selección en la galería de elementos rápidos.Cuando llegue el momento de usar el bloque de texto, vaya aInsertar > Elementos rápidosy seleccione la información relevante que desea agregar. Para fragmentos de texto más pequeños, como frases o el nombre del autor, si está escribiendo un libro, puede usar Autotexto en su lugar. El procedimiento para usarlo es el mismo. Solo seleccioneAutotextoen el menú desplegable en lugar de Elementos rápidos.
2Dime
Tu ayudante personal
La gran cantidad de funciones y características de algunas aplicaciones de Office puede resultar bastante intimidante. Esto es especialmente cierto en el caso de aplicaciones como Excel, donde existen muchas formas de realizar una tarea específica. Una forma sencilla de llegar a la opción que estás buscando es mediante la pestañaDímelo. Encontrarás la opción en la parte superior de todas las aplicaciones de Office. Una vez que hagas clic en ella, solo tienes que escribir lo que estás buscando y te indicará los pasos a seguir.
Por ejemplo, quiero agregar un pie de página a mi documento en Word. Entonces, haré clic en "Indícame" y escribiré "agregar un pie de página". Al hacer esto, llegaré directamente a la opción para agregar un pie de página en lugar de buscarlo manualmente en los diferentes menús.
1Bandeja de entrada enfocada
Deja de decir tonterías
Si tu bandeja de entrada es como la mía y está abarrotada de promociones y actualizaciones de redes sociales, es posible que te resulte difícil buscar correos electrónicos importantes. Una vez, me perdí un correo electrónico del departamento de Recursos Humanos de una empresa a la que me había postulado simplemente porque no podía filtrar un montón de correos basura en mi bandeja de entrada. Fue entonces cuando deseé poder organizar los correos electrónicos de remitentes importantes en una carpeta especial.
Ingresa a la Bandeja de entrada prioritaria enOutlook. Esta función separa automáticamente los correos electrónicos esenciales en una carpeta y mantiene el correo no deseado en otra. De esta manera, puedes concentrarte solo en los correos electrónicos que realmente te importan. Si bien Outlook determina automáticamente qué remitentes son importantes, puedes incluir manualmente en la lista blanca direcciones de correo electrónico específicas de tu organización o clientes para no dejar de verlas. Créeme, no hay vuelta atrás una vez que usas la Bandeja de entrada prioritaria.
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Utilice Office como un profesional
El uso de las herramientas y funciones mencionadas anteriormente en Office mejorará su productividad siempre que esté trabajando. Utilizo las herramientas de búsqueda inteligente y dictado casi todos los días y me han ayudado a realizar más trabajo en menos tiempo. ¿Cuál es su función de productividad favorita en MS Office?