Si bien no faltan aplicaciones de gestión de tareas, a veces crean un lío de fechas límite olvidadas y prioridades mal ubicadas. Ya sea que estés lidiando con un gran evento, un proyecto, una renovación del hogar o las tareas cotidianas, Microsoft Excel puede ayudarte a hacer una lista de tareas personalizada. ¡Sí, has leído bien! Además de bases de datos y fórmulas complicadas, puedes usar Excel para priorizar, organizar y administrar tus tareas como un profesional.
En este post te mostraré cómo crear una lista de tareas eficiente con todos los detalles relevantes y convertir tu caótica gestión de tareas en un sistema sólido y productivo.
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¿Qué es una lista de tareas pendientes en Excel?
Como sugiere el nombre, una lista de tareas pendientes básicamente te permite llevar un registro de tus tareas directamente en tu hoja de cálculo. No necesitas cambiar entre diferentes aplicaciones para hacer las cosas. Básicamente, puedes incluir detalles como el nombre de la tarea, la fecha de vencimiento, la prioridad y el estado para aprovechar el formato condicional de Excel y desarrollar un sistema eficaz en poco tiempo.
Aunque no siempre sea la forma más sencilla de configurar una lista de tareas en Excel, tiene varias ventajas. Ofrece flexibilidad, ya que puedes crear tantas columnas como necesites para realizar un seguimiento de los diferentes aspectos de tus tareas, una organización sólida para resaltar las tareas en función de la prioridad, la fecha de vencimiento o el estado, y una colaboración fluida con los miembros de tu equipo.
Ahora, repasemos los pasos a continuación, adoptemos la flexibilidad de Excel y desarrollemos un sistema de gestión de tareas que realmente refleje sus necesidades y preferencias.
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Crear una lista de tareas pendientes en Excel
Primero, debes insertar los detalles relevantes en tu hoja de Excel. En el ejemplo que se muestra a continuación, crearé diferentes columnas con detalles como el nombre de la tarea, la fecha de vencimiento, la prioridad de la tarea, los comentarios y más.
Agregar columnas a su libro de trabajo
Comencemos con un libro de trabajo en blanco.
- Abra Microsoft Excel en su escritorio y cree un libro de trabajo en blanco.
- Cree diferentes columnas, como se muestra en la captura de pantalla a continuación. Agregué fecha, descripción, estado, prioridad de la tarea, comentarios y estado de finalización.
- Puedes experimentar y agregar tus propios parámetros aquí, pero te sugiero que mantengas las cosas simples y simples. Después de todo, estas columnas son fáciles de navegar en la versión de escritorio, pero no en la versión móvil o de tabla de Excel.
Establecer validación de datos
Si desea insertar diferentes prioridades de tareas (alta, media o baja) y estados (pendiente, en curso, omitida, completada) en su hoja de Excel, debe utilizar la validación de datos. Permítame darle un ejemplo rápido.
- Abramos el libro de Excel existente. Cree una nueva hoja desde el menú inferior.
- Ingrese sus prioridades comoAlta,MediayBaja.
- Vaya a su hoja principal y seleccione las columnas debajo dePrioridad de tarea.
- Abra la pestañaDatosen la parte superior y seleccioneValidación de datosen el menúHerramientas de datos.
- ExpandaPermitiry seleccioneLista. Haga clic en el menú de origen para acceder a la hoja con parámetros.
- Seleccione los valores que desea asignar y haga clic en Aceptar.
- Eso es todo. Ahora puedes ver un menú desplegable que aparece debajo de la columna Prioridad de la tarea.
De manera similar, puedes crear otro menú desplegable para el estado de tu tarea y otras cosas también.
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Complete los detalles sobre sus tareas
Ahora que ha agregado columnas y creado un par de validaciones de datos, es momento de agregar detalles de la tarea en su hoja de Excel.
- Abra su hoja de Excel y complete una descripción de cada tarea, fecha, tiempo requerido, estado, prioridad, comentario y otros detalles.
- Asegúrese de tener una columna de Estado de finalización en algún lugar para que pueda incluir casillas de verificación.
Insertar casillas de verificación interactivas en su lista
Una vez que la base de datos de tareas esté lista, agregue casillas de verificación para que la lista sea interactiva. Microsoft ha facilitado la tarea de agregar casillas de verificación a la hoja. Ya no es necesario habilitar el modo de desarrollador en la cuenta.
- Vaya a su hoja de Excel. Seleccione una celda (o celdas) donde desee insertar una casilla de verificación.
- Haga clic enInsertaren la parte superior y seleccioneCasilla de verificaciónen el menúControles.
- De forma predeterminada, Excel agrega una casilla de verificación en el medio. Puede personalizarla y agregarle un toque único. Haga clic derecho en una casilla de verificación y seleccioneFormato de celdasen el menú contextual.
- Puedes ajustar el tamaño, elegir otro color para el trazo e incluso cambiar la alineación y colocarlos en el lado izquierdo o derecho.
Si una opción de casilla de verificación de Excel no aparece en su cuenta como se esperaba, puede habilitar el modo de desarrollador para su cuenta.
- Diríjase al menúOpcionesde Excel (a través del menú Archivo en Windows) o dentro dePreferenciasde Excel en Mac.
- Abra el menú de la Cinta en Comandos populares y haga clic en la opciónDesarrolladora la derecha, luegoen Guardar.
- Regrese a su libro de trabajo y seleccione la pestañaDesarrolladoren la parte superior. Haga clic enla marca de verificaciónpara insertar cuadros de tareas pendientes.
Utilice formato condicional
Si desea que su lista de tareas sea más dinámica, puede utilizar el formato, en el que el sistema formatea su celda en función de valores y texto específicos. En el siguiente ejemplo, mostraré el formato condicional, en el que puede configurarlo para que rellene la celda Completada con color verde automáticamente.
- Seleccione la columnaEstadoy abraFormato condicional > Nueva regla.
- SeleccioneFormatear sólo celdas que contengan.
- ExpandeFormato sólo celdas cony seleccionaTexto específico.
- Seleccione el contenido y escribaCompletado.
- Vaya al menúRelleno. Seleccione el color de relleno. Seleccionemos el verde.
- Compruebe la vista previa y haga clic enAceptar.
A partir de ahora, cada vez que cambie el estado de la tarea a Completada, la celda se volverá verde. De manera similar, puede asignar un color amarillo al estado En curso, un color rojo a las tareas pendientes de Alta prioridad y más. Las posibilidades son infinitas.
Explora las plantillas de listas de tareas pendientes de Excel
Como puede ver en el ejemplo anterior, crear una lista de tareas desde cero requiere mucho tiempo. Si no dispone de mucho tiempo, también puede elegir una de las plantillas integradas. Excel cuenta con una amplia gama de plantillas de tareas para empezar. Puede dirigirse a labiblioteca de plantillas de Excelen la web, buscar y elegir una que sea relevante en poco tiempo.
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