Notion puede gestionar todo, desde el seguimiento de las tareas domésticas hasta la gestión de proyectos, CRM y bases de datos múltiples a gran escala para empresas. He diseñado sistemas Notion complejos para operaciones a gran escala, incluida unaempresa de publicidad multimillonaria, pero en casa mis rastreadores personales no podrían ser más simples. Con todas las posibilidades que ofrece Notion, es tentador complicar demasiado las cosas y realizar un seguimiento de cada pequeño detalle, pero a veces lo simple es mejor.

Pasé de utilizar paneles de control, bases de datos vinculadas y flujos de trabajo complejos a apreciar un diseño minimalista. Es un sistema básico que utilizo para hacer un seguimiento de trabajos por cuenta propia, como consultoría y coaching, y también para calcular mi salario por hora para trabajos por encargo, como redacción y arte digital. Sin embargo, explicaré un enfoque simple para minimizar cualquier sistema, de modo que puedas simplificar el tuyo o recortar una plantilla de Notion para personalizarlo.

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¿Por qué comencé con un concepto minimalista?

Si bien existen muchasaplicaciones excelentes para el seguimiento del tiempo, generalmente solo hacen una cosa y carecen de la flexibilidad que ofrece Notion para crear sistemas interconectados. Eso es lo que llevó a crear sistemas personales como si fueran para grandes empresas.

Mi cambio hacia el minimalismo comenzó cuando un cliente particularmente difícil cuestionó las horas de una factura que estaba completamente dentro del alcance, pero afirmó que era demasiado cara. Normalmente, le enviaría un desglose detallado de mis horas y luego comenzaría a cobrarle a un cliente así el "impuesto de idiota" por trabajos futuros. Sin embargo, esa experiencia en particular fue el punto de quiebre que me hizo más selectivo con los clientes y me impulsó a dejar de rastrear cada detalle innecesariamente. Sin esos clientes difíciles, realmente no necesitaba insistir más en las cosas.

Componentes esenciales del seguimiento del tiempo

Fuente: mockup.photos

Empecé por preguntarme qué componentes del sistema de seguimiento de tiempo son absolutamente esenciales. Para simplificar las cosas, realicé ingeniería inversa del sistema eliminando todos los elementos innecesarios, uno por uno, hasta que me quedé solo con los componentes principales que no se podían eliminar sin estropear el sistema.

En primer lugar, eliminé los complejos sistemas de gestión de tareas y proyectos, ya que no eran necesarios para el seguimiento del tiempo. También descarté las plantillas de páginas detalladas y los sistemas de etiquetado que aportaban poco valor. Por último, fusioné las propiedades redundantes de Notion, como la combinación de campos de fecha independientes para el seguimiento del tiempo y la duración. Este proceso me dejó con cuatro metacategorías clave: tiempo, dinero, descripción y estado.

Utilizando estas categorías, reconstruí el sistema para incluir sólo lo que era esencial:

• Un breve resumen del trabajo
• La fecha con una hora de inicio y una hora de finalización.
• La cantidad total de tiempo trabajado
• La tarifa por hora que se cobra por el trabajo.
• El importe total recibido por la fijación de precios basada en proyectos
• Una tarifa por hora calculada para precios basados ​​en proyectos
• El ingreso total debido
• El estado de la obra

Si bien esto puede parecer excesivo para un simple rastreador de tiempo, es una forma efectiva de optimizar el sistema y liberarse de años de prácticas de gestión de proyectos excesivamente detalladas.

Este tipo de análisis también se puede aplicar a sistemas que no se limitan al seguimiento del tiempo. Si se realiza este trabajo mental por adelantado, se evita el problema habitual de eliminar partes del sistema anterior o una plantilla para luego darse cuenta de que era necesario eliminar un elemento, lo que obliga a empezar de nuevo. Si se centra en lo que es realmente necesario, se crea un sistema que es eficiente y eficaz.

Creación de sistemas de nociones con metacategorías

Fuente: mockup.photos

Otra forma de estructurar cualquier sistema de seguimiento en Notion (o en otro lugar) es centrarse en cuatro metacategorías esenciales:Acción,Tiempo,MétricasyPropósito.

• Acción: Lo que estás haciendo, como hacer ejercicio, practicar pasatiempos o aprender nuevas habilidades.
• Tiempo: cuánto dura la actividad, incluidas las horas de inicio y finalización.
• Métricas: los datos que desea calcular, como la duración, las ganancias o el progreso.
• Propósito: El motivo detrás del seguimiento; por ejemplo, mi intención es el estado, ya que necesito realizar un seguimiento del trabajo para asegurarme de que me paguen, pero la tuya podría ser el progreso si estás monitoreando los entrenamientos o la mejora si estás perfeccionando una nueva habilidad.

Al construir, recortar o ampliar su sistema, tenga en cuenta estas categorías. Pregúntese si los nuevos componentes encajan en estas categorías, duplican la funcionalidad existente o cumplen una función necesaria. Si lo desea, también puede agregar una quinta metacategoría:Progreso. Esta categoría hace un seguimiento del avance hacia sus objetivos, lo que la hace ideal para sistemas que se centran en el crecimiento o los hitos. Este enfoque ayuda a optimizar su sistema y mantener su enfoque en lo que realmente importa.

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Pasos para crear un sistema básico de seguimiento de tiempo en Notion

Este sistema está diseñado para registrar sus horas de trabajo y calcular los ingresos de manera eficiente. Las automatizaciones de los botonesde inicioyfinalizaciónsimplifican las entradas de marcas de tiempo enHora de inicioyHora de finalización, mientras que las fórmulas manejan los cálculos deMinutos,Horas,Comisión por horaeIngreso total.

Si bien la automatización de botones de Notion no funciona como un cronómetro, puedes ajustar las marcas de tiempo manualmente. Para el seguimiento de facturas, las vistas filtradas te permiten monitorear períodos de tiempo específicos, aunque esta guía no cubre esa configuración.

Tenga en cuenta que las fórmulas y la automatización de botones se abordarán al final. Para crear este sencillo sistema de seguimiento del tiempo, siga estos pasos.

Descripción

Para describir cada tarea, soy conciso y me hago dos preguntas: ¿en qué trabajé y por qué fue importante? Limito cada una a una sola oración, pero puedes ajustar la extensión según tus necesidades.

1. Utilice la propiedad predeterminada que se crea con una base de datos, llamada propiedadNombre .
2. Renombrarlo comoResumen del trabajo.

Tiempo

El seguimiento del tiempo siempre incluye tres componentes clave: la fecha, las horas de inicio y finalización, y la duración total.

1. Agregue dos propiedadesde Botón y cámbieles el nombrea InicioyDetener.
2. Agregue dos propiedadesde Fecha y cámbieles el nombrea Hora de inicioyHora de finalización.
3. Mueva la propiedadHora de inicioentre las propiedades del botónInicioyDetener.
4. Agregue dos propiedadesde Fórmula y cámbieles el nombre aMinutosyHoras.

Nota: Las horas de inicio y finalización también se pueden iniciar con los botones automáticos de Notion, pero esto cambiará el estado de todas las entradas activas en ese momento. Utilice la propiedadFechay alterneFecha de finalizacióneIncluir horamanualmentesi esto no funciona para usted.

Dinero

Cobro distintas tarifas por hora para distintos tipos de trabajo y, como alternativa, recibo una tarifa fija por otros trabajos. En este sistema, el trabajo a tarifa fija se denominará "comisión".

1. Agregue dos propiedadesde Número , elija su moneda enFormato de Númeroy nómbrelasPor HorayComisión.
2. Agregue una propiedadFórmulapara calcular cuál sería la tarifa por hora para un trabajo de comisión si el tiempo empleado se facturara por hora y nómbrelaComisión por hora.
3. Agregue otra propiedadde Fórmulay nómbrelaIngreso Total.

Estado

Realizo un seguimiento del estado de la factura con opciones como No enviada, Enviada, Pagada y Prepago.

1. Agregue una propiedadEstado y cámbiele el nombre aEstado de la factura.
2. EnTareas pendientes, cambie el nombrede No iniciadoaNo enviado.
3. EnEn progreso, cambie el nombrede En progresoaEnviado.
4. EnCompletado, haga clic en el símbolo+para agregar otra opción y asígnele el nombrePagado.
5. Cambiarel nombre de HechoaPrepago.
6. Codifíquelos por colores si lo desea.

Configuraciones, fórmulas y automatización de botones

En esta sección se explica cómo programar los botones y las fórmulas para completar el sistema de seguimiento de tiempo en Notion. La automatización de los botones en Notion le permite registrar fácilmente las horas de inicio y finalización mientras actualiza el estado de sus entradas. Las fórmulas en Notion le permiten calcular duraciones, tarifas por hora e ingresos automáticamente.

Cómo programar la automatización del botón de Inicio

1. Haga clic en la propiedadInicioen la parte superior de la base de datos y seleccioneEditar automatización.

   

2. EnHacer, haga clic en+ Nueva accióny elijaEditar páginas en.

   

3. EnSeleccionar base de datos, elijaEsta página.

   

4. EnEditar una propiedad, seleccioneHora de inicio.

   

5. Haga clic enSeleccionar...junto aHora de inicioy elijaHora de activación.

   

6. Haga clic enEditar otra propiedady seleccioneEstado de la factura.

   

7. Haga clic enSeleccionar...junto aEstado de la facturay elijaNo enviada.

   

8. Haga clic enGuardary la automatización del botón Inicio finalizada se verá así:

   

Cómo programar la automatización del botón de parada

Nota importante sobre la introducción de fórmulas en Notion

Al ingresar fórmulas en Notion, inmediatamente aparecerán diferentes. Notion usa íconos específicos de propiedades para vincular campos, comoHora de inicioyHora de finalización. Cuando pega una fórmula, cambiará automáticamente de apariencia. Por ejemplo, la fórmula:

dateBetween(dateEnd(prop("Hora de finalización")), dateStart(prop("Hora de inicio")), "minutos")

Aparecerá en Notion como:

dateBetween(dateEnd(Hora de finalización), dateStart(Hora de inicio), "minutos")

Esto puede dificultar la resolución de problemas. A continuación, proporcionaré tanto la fórmula como el aspecto que tendrá después de pegarla.

Cálculo de minutos a partir de las marcas de tiempo de la propiedad Date en Notion

1. Haga clic en la propiedadMinutosen la parte superior de la base de datos.
2. SeleccioneEditar propiedady luegoEditar fórmula.
3. Introduzca la siguiente fórmula y haga clic enGuardar:

dateBetween(dateEnd(prop("Hora de finalización")), dateStart(prop("Hora de inicio")), "minutos")

Así se verá esto en Notion:

dateBetween(dateEnd(Hora de finalización), dateStart(Hora de inicio), "minutos")

Explicación: Esta fórmula calcula el total de minutos entre las horas de inicio y finalización haciendo referencia a las propiedadesHora de inicioyHora de finalización.

Cálculo de horas a partir de las marcas de tiempo de la propiedad Date en Notion

Haga clic en la propiedadHorasy siga los mismos pasos que se indican anteriormente. Ingrese la siguiente fórmula:

ceil((dateBetween(dateEnd(prop("Hora de finalización")), dateStart(prop("Hora de inicio")), "minutos") / 60) * 100) / 100

Así se verá esto en Notion:

ceil((dateBetween(dateEnd(Hora de finalización), dateStart(Hora de inicio), "minutos") / 60) * 100) / 100

Explicación: Esta fórmula convierte minutos en horas e incluye dos decimales, redondea hacia arriba mediante lafunción Ceily garantiza una facturación precisa por horas parciales.

Cálculo de un pago de "comisión" de tarifa plana como tarifa por hora

Haga clic en la propiedadComisión por horay siga los mismos pasos. Ingrese la siguiente fórmula:

si (no está vacío (prop("Comisión")), prop("Comisión") / prop("Horas"), "")

Así se verá esto en Notion:

si (no está vacío (Comisión), Comisión / Horas, "")

Explicación: Esta fórmula calcula la tarifa por hora efectiva para un trabajo con tarifa fija (basado en comisiones) dividiendo la comisión por el total de horas trabajadas. Si no se ingresa ninguna comisión en la propiedadComisión, el campo queda en blanco.

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Este rastreador de tiempo ahora está diseñado para registrar las horas de trabajo y calcular los ingresos. Para usarlo, haga clic en el botón de automatización parainiciarydetener, y sus marcas de tiempo se ingresarán enHora de inicioyHora de finalización. La duración de su entrada se calculará enMinutosyHoras.

Ingrese sus tarifaspor horay/ocomisiónpara calcular cuál sería su tarifa por hora si una comisión completada se hubiera facturado por hora enComisión por horay susIngresos totales.Useel Estado de la facturapara realizar un seguimiento de lo que le han pagado y lo que no.

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A veces lo simple es mejor

Sé que este sistema no es para todos y mis circunstancias son las que me permiten mantenerlo tan minimalista. Aun así, quería compartir este enfoque en caso de que le resulte interesante a alguien más. Cuando comencé a registrar mi tiempo en Notion, intenté usar las plantillas de otras personas, pero todas necesitaban ser modificadas. Descubrí que crear cosas yo mismo también me ayuda a aprender a usar la herramienta con la que estoy creando.

Al centrarme solo en lo esencial (tiempo, dinero, descripción y estado), he encontrado un equilibrio que simplifica el seguimiento y satisface mis necesidades. La flexibilidad de Notion hace que sea fácil crear tu propio rastreador de tiempo, ya sea que prefieras algo minimalista como el mío o una configuración más detallada que incluya cosas como la gestión de tareas. Si quieres ver qué más puedes hacer con Notion, nuestra guía ofrecealgunos consejos y trucos útilespara comenzar.

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