Cuando tienes un libro de Excel enorme repleto de datos, intentar darles sentido puede parecer una tarea difícil a veces. Ya sean datos de ventas, nombres de clientes, segmentos de productos, fechas o áreas geográficas, entre todos estos elementos se esconde información valiosa. Aquí es donde las tablas dinámicas de Excel entran en acción para extraer datos, lo que puede ayudarte a evitar perderte en filas y columnas interminables. Ya seas propietario de una empresa, fundador de una startup, especialista en marketing, gerente de ventas o incluso estudiante, aquí te mostramos cómo puedes transformar tus datos en información útil mediante el uso de tablas dinámicas.

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¿Qué es una tabla dinámica y por qué debería crear una?

Antes de profundizar en las tablas dinámicas de Excel, hablemos un poco sobre ellas. Una tabla dinámica es una herramienta poderosa de Excel para resumir y analizar su amplia base de datos de diferentes maneras. Básicamente, puede elegir diferentes campos de su hoja de cálculo, crear una tabla independiente a partir de ellos y luego analizar patrones, tendencias y relaciones en sus datos.

Una tabla dinámica es una herramienta imprescindible para los usuarios avanzados de Excel. Te permite ver el panorama general, donde puedes entender grandes cantidades de información de manera rápida y sencilla. Si aún tienes dudas sobre si usar una tabla dinámica, consulta las principales razones para usarla.

• Le permite transformar el caos en claridad al mostrar tendencias clave.
• Te ayudará a descubrir conocimientos ocultos.
• Revelará respuestas críticas a sus preguntas.
• Proporciona la información que necesita para crear informes dinámicos.
• En última instancia, le ahorra tiempo al trabajar con bases de datos grandes.

Consejos esenciales para el formato de datos

Antes de crear una base de datos en su libro de Excel, tenga en cuenta varios consejos que le ayudarán a obtener los resultados deseados.

• Debe utilizar datos tabulares limpios para obtener mejores resultados.
• Asigne a todas las columnas los encabezados necesarios y relevantes. Utilice una sola fila de etiquetas únicas y que no estén en blanco para cada columna.
• Asegúrese de organizar sus datos en las columnas bajo el encabezado correspondiente y no en las filas.
• Formatee sus datos como una tabla de Excel (más sobre esto más adelante).

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Crear una tabla e insertar datos

Ahora que conoce los conceptos básicos de las tablas dinámicas, creemos una. En el siguiente ejemplo, hemos creado una base de datos para vendedores con detalles relevantes como la región de la tienda, el producto, la cantidad de unidades vendidas, las ventas totales y las ganancias.

1. Abra un nuevo libro de Excel y cree columnas relevantes con datos.
2. SeleccioneInsertaren la parte superior y haga clic enTabla(primero una tabla normal).

   

3. Haga clic enMi tabla tiene encabezadosy seleccioneAceptar.

   

4. Puedes formatearlo usando el menúFormatear como tablapara darle un aspecto colorido.

   

Excel puede recomendar tablas dinámicas

Una vez que el conjunto de datos esté listo, tendrá un par de opciones para crear una tabla dinámica. Puede utilizar las recomendadas por Excel o insertar una tabla personalizada con un rango aún más específico.

1. Vaya a su base de datos de Excel y seleccione Insertar en la parte superior. Haga clic enTablas dinámicas recomendadasy consulte todas las sugerencias en la barra lateral.
2. En nuestro caso, Excel mostró diez opciones, como "Unidades vendidas por región de la tienda", "Unidades vendidas por vendedor y computadora portátil", "Unidades vendidas por computadora portátil y región de la tienda", "Unidades vendidas por vendedor y región de la tienda" y más.
3. Existe una opción para insertar una tabla dinámica en una hoja nueva o en una existente. Recomendamos agregar tablas dinámicas a otra hoja para evitar confusiones.

   

Como se mencionó, también puede crear un gráfico dinámico personalizado en función de condiciones específicas. En el siguiente ejemplo, crearemos una tabla dinámica para ver cuántas unidades vendió cada vendedor en un mes determinado y cuántos ingresos por ventas generó.

1. Abra su base de datos principal. SeleccioneInsertar > Tablas > Tabla dinámica > Desde tabla/rango.

   

2. Dale un nombre relevante a tu nueva hoja, seleccionaNueva hoja de trabajoy haz clic enAceptar.

   

3. Seleccione la marca de verificación junto a los puntos de datos que desea examinar, comoMes,Vendedor,Unidades vendidasyVentas.

   

4. La tabla dinámica está lista para el análisis. Vaya aInsertar > Gráficosy agregue uno de los gráficos relevantes a su hoja de Excel. Agreguemos aquí un gráfico de líneas.

   

5. Ahora tienes una visión clara de cómo le fue a cada vendedor en un mes específico, con todas las variables incluidas. Puedes hacer clic derecho en un gráfico para cambiar el color de relleno y contorno y darle un aspecto único.

Ahora puede hacer clic en Mes, Vendedor o Ventas en la parte inferior y consultar los datos de cada criterio. Por ejemplo, puede ampliar Vendedor y seleccionar solo a Jim para ver su rendimiento cada mes. Vea el gráfico actualizado a continuación.

Puede hacer clic derecho en cualquier columna para darle un nombre personalizado, generar resultados promedio (para tipos de datos específicos) y realizar otros cambios.

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Otros consejos sobre tablas dinámicas

Agregar una segmentación de línea de tiempo a una tabla dinámica

Las segmentaciones de línea de tiempo son muy útiles cuando tienes tablas dinámicas que pueden utilizar fechas para filtrar datos. Necesitas tener una tabla dinámica que tenga un rango de fechas. Hemos creado una tabla dinámica basada en la cantidad de unidades vendidas en una fecha específica. Veamos cómo agregar una segmentación de línea de tiempo.

1. Una vez que la tabla dinámica esté lista, haga clic enAnalizar tabla dinámicaen la parte superior. SeleccioneInsertar línea de tiempo.

   

2. Haga clic enFechay seleccioneAceptar.
3. Podrás ver la segmentación de línea de tiempo que has añadido. Luego, podrás seleccionar varios rangos de fechas y echar un vistazo a los datos relevantes en un abrir y cerrar de ojos.

   

Puede hacer clic derecho sobre él y tendrá la opción de personalizar la apariencia de su segmentación de línea de tiempo si lo desea.

Actualice o cambie la fuente de datos de su tabla dinámica

Si ha actualizado la base de datos original con nuevos detalles, debe actualizar las tablas dinámicas generadas. Puede abrir una hoja de tabla dinámica, seleccionarAnalizar gráfico dinámicoen la parte superior y seleccionarActualizarpara actualizar los datos.

También puede expandirCambiar fuente de datos, elegir una base de datos (tabla) diferente y reemplazar la tabla dinámica existente por una nueva.

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Domina tus datos

En los ejemplos que se muestran aquí, hemos destacado algunas funciones útiles de las tablas dinámicas en Excel. El secreto para convertirse en un verdadero profesional de las tablas dinámicas es la práctica. Debe experimentar con diferentes conjuntos de datos, explorar varias funciones y ser creativo con sus datos para liberar todo su potencial. También puede obtener información valiosa de su enorme base de datos utilizando Copilot. Consulte nuestra publicación dedicada amejorar su Excel con el asistente de inteligencia artificial de Microsoft.