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Mantener organizada la bandeja de entrada de Outlook puede ser un desafío cuando se trata de grandes volúmenes de correo electrónico. Ya sea que seas muy popular o te sientas sobrecargado de trabajo, los correos electrónicos tienden a acumularse. Un método que se puede utilizar para controlar una bandeja de entrada desordenada es el archivado. En un nivel simple, esto te permite mover rápidamente elementos de tu bandeja de entrada a una carpeta o usar procesos automatizados más complejos para reducir el tamaño de los buzones de correo. Te mostraremos cómo archivar usando múltiples métodos en la aplicación de escritorio de Outlook.

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¿Cuál es la diferencia entre archivar y mover correos electrónicos a carpetas?

Outlook incluye una carpeta de archivo de forma predeterminada. Proporciona un método conveniente para mover allí los correos electrónicos una vez que se consideran procesados ​​pero aún importantes. El proceso de archivado también tiene una tecla de acceso directo dedicada:la tecla de retroceso.

Más allá de este práctico comportamiento predeterminado del teclado y la carpeta Archivoincorporada , en realidad no hay otra diferencia entre mover elementos a una carpeta personalizada en comparación con la carpeta Archivo dedicada en Outlook, aparte de la conveniencia de un acceso directo.

También puede utilizar la función integrada de Outlook para archivar automáticamente los correos electrónicos según su antigüedad. Además, puede crear un archivo de almacenamiento personalizado (PST), que puede ser necesario para reducir el tamaño de su buzón de correo o para cumplir con los requisitos normativos y de cumplimiento.

Algunas notas antes de continuar

  • Si utiliza Outlook conectado a una cuenta de trabajo, su buzón de correo puede estar sujeto a políticas que impidan el archivado siguiendo los pasos de esta guía. Si existen dichas políticas, es posible que no vea las opciones de archivado o que sean diferentes a las de la siguiente guía.
  • Esta guía está diseñada para usar la aplicación de escritorio clásica de Outlook. Los pasos que se describen en esta guía no funcionarán con lanueva versión de Outlook.

Cómo archivar un solo correo electrónico usando una tecla de acceso directo

Primero, cubriremos la funcionalidad básica de enviar un solo correo electrónico a la carpeta de archivo usando el atajo de teclado.

  1. En suBandeja de entrada, seleccione el mensaje que desea archivar.
    Seleccionar un mensaje en Outlook
  2. Presione la teclade retrocesode su teclado, lo cual, al contrario de lo que pueda pensar, no borra el correo electrónico.
  3. Una vez completado, puede navegar a la carpetaArchivoy confirmar que la acción funcionó. En el ejemplo siguiente, podemos confirmar que se movió a la carpetaArchivo(no se eliminó).
    Carpeta de archivo en Outlook

No utilices la teclaEliminar, ya que el elemento se enviará a la carpeta Elementos eliminados en lugar de a la carpeta Archivo.

Cómo archivar un correo electrónico mediante la barra de herramientas de Outlook

  1. En suBandeja de entrada, seleccione el mensaje que desea archivar.
    Seleccionar un mensaje en Outlook
  2. Seleccione la pestañaInicioen la barra de herramientas de la cinta de Outlook.
    Seleccionar la pestaña de inicio en Outlook
  3. Haga clic en elbotón Archivaren el área superior izquierda.
    Al hacer clic en el botón Archivar dentro de Outlook

Cómo seleccionar y archivar varios correos electrónicos

Puede archivar varios correos electrónicos a la vez seleccionando todos los correos electrónicos que desea mover al archivo.

  1. Para seleccionar correos electrónicos específicos que desea mover todos a la vez, mantenga presionada latecla Ctrlmientras resalta cada fila de correo electrónico que desea seleccionar.
    Seleccionar varios mensajes con Ctrl en Outlook
  2. O bien, para seleccionar un rango completo de correos electrónicos en una fila que desea tratar, mantenga presionada latecla Shiftmientras selecciona el primero y luego el último en el rango que desea resaltar.
    Seleccionar un rango de correos electrónicos en Outlook usando la tecla Shift
  3. Una vez seleccionado, puede presionar latecla de retrocesoo elbotón de archivoen la cinta de Outlook para enviar el mensaje a la carpeta de archivo.

Cómo archivar automáticamente correos electrónicos en un archivo

En esta sección, cubriremos las opciones disponibles para archivar automáticamente los correos electrónicos. Esto puede ser útil para automatizar el movimiento de correos electrónicos a su archivo o si necesita crear un archivo de respaldo de sus correos electrónicos a intervalos periódicos. También se puede utilizar para reducir el tamaño de su buzón de correo si tiene una cuota de bandeja de entrada.

Estas opciones automáticas no están visibles en la barra de herramientas de la cinta simplificada de Outlook. Deberá revelar la cinta más grande para acceder a la configuración de Autoarchivar.

  1. En la barra de herramientas de la cinta de Outlook, haga clic en laflecha hacia abajoen el extremo derecho y seleccioneCinta clásica.
    Mostrar la cinta clásica de Outlook
  2. Seleccione lapestaña Carpeta.
    Outlook hace clic en la pestaña de carpeta para seleccionar archivar automáticamente
  3. SeleccioneConfiguración de archivado automático.
    Opciones de configuración personalizada y valores predeterminados de archivado automático de Outlook

Desde aquí, se le presentarán las configuraciones de Autoarchivado, donde puede crear un cronograma de archivado automático según sus propios requisitos. Puede especificar un cronograma de días, semanas y meses y hacer que le avise antes de ejecutarlo. También puede revisar y cambiar las configuraciones predeterminadas en cualquier momento y adaptarlas a sus necesidades.

Dentro de estas configuraciones, hay otra opción para mover mensajes desde el almacenamiento de su buzón a unarchivo de datos de Outlookllamado PST. Esta funcionalidad se usa generalmente en el ámbito empresarial donde existe la necesidad de reducir el tamaño del buzón, hacer copias de seguridad de los correos electrónicos cada año por requisitos legales o incluso compartirlos con otras organizaciones. Sin embargo, para los fines de esta guía, recomendamos mover elementos a la carpeta de archivo dentro de su propio buzón.

Archive los correos electrónicos en un archivo con precaución. Si lo hace, el acceso a esos correos electrónicos será más restringido. Por ejemplo, un archivo de Outlook no se podrá ver en la interfaz web de Outlook. Una vez que un correo electrónico se archive en un archivo, deberá agregarlo manualmente a Outlook para ver su contenido.

Cómo restaurar un archivo si es necesario

También puede importar un correo electrónico a su buzón de correo que esté almacenado en un archivo PST. Para ello:

  1. En Outlook, seleccioneArchivo>Abrir y exportar>Importar/Exportar.
  2. SeleccioneImportardesde otro programa o archivoy luego seleccioneSiguiente.
  3. SeleccioneArchivo de datos de Outlook(.pst) y seleccioneSiguiente.
  4. Busque y localice suarchivo PSTy seleccione las opciones que desea usarpara importar elementos nuevamentea su buzón, luego seleccioneSiguientepara completar el proceso.

Cómo aprovechar al máximo Outlook

Con la función de archivado, ha comenzado a ordenar su bandeja de entrada. Gestionar el correo electrónico puede resultar abrumador, pero existen muchas formas de dominar su bandeja de entrada. Para mejorar aún más su experiencia con Outlook, también puede intentarpersonalizar su cuentapara aprovechar al máximo el software.

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