Las macros suelen pasarse por alto en las aplicaciones de Microsoft 365. Están disponibles en Word, PowerPoint y Excel y ofrecen soluciones con un solo clic para reducir las tareas repetitivas. Si está cansado de realizar las mismas acciones repetidamente, explore las macros para automatizar acciones en sus documentos de Word y hojas de cálculo de Excel. Hablando de esto último, nuestro objetivo hoy es profundizar en cómo puede automatizar fácilmente su flujo de trabajo de Microsoft Excel con macros en sucomputadora portátil.
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Definición de macros de Excel
Antes de continuar y mostrarte los pasos para grabar y usar macros en Excel, hablemos un poco sobre este complemento útil. Las macros son básicamente secuencias de comandos personalizadas que registran los clics del mouse y las pulsaciones del teclado.
Supongamos que sigue una rutina en la mayoría de sus hojas de cálculo de Excel. En lugar de repetir los mismos pasos una y otra vez, puede crear una macro de todos los pasos y realizar lo mismo con un solo clic.
Las aplicaciones de Microsoft 365 graban sus macros en lenguaje Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Puede grabar estos pequeños programas informáticos por su cuenta y, si es desarrollador, puede modificar y escribir instrucciones personalizadas en VBA para generar macros. Ya sea que desee dar formato a celdas, generar informes, manipular datos o crear gráficos, puede usar macros para completar dichas tareas con un solo clic.
Es posible que necesites dedicar algo de tiempo a crear macros y, si eres nuevo en Excel, es posible que requieras una pequeña curva de aprendizaje. Sin embargo, una vez que hayas superado la etapa inicial, las macros son bastante fáciles de usar y administrar.
Consejos para grabar macros de Excel impecables
Cuando habilita una grabadora de macros en Excel, esta captura todos los clics y las entradas del teclado. Le recomendamos que planifique su secuencia con anticipación para evitar errores durante la grabación en vivo. De lo contrario, deberá eliminar las macros y grabar todo desde cero.
Por ejemplo, cuando ejecuta una fórmula incorrecta y la deshace, Excel registra sus acciones y realiza lo mismo cuando la ejecuta. Siga nuestros consejos a continuación para grabar macros sin errores en Excel.
- Repite la acción varias veces e intenta memorizar las secuencias.
- Intente utilizar atajos de teclado para las funciones de edición de texto.
- No cree una macro larga con docenas de pasos. Reduzca la cantidad de pasos para lograr una mayor eficiencia.
- Pruebe sus macros un par de veces antes de presionar el botón de grabación.
Ejemplos populares de macros de Excel
Estas son algunas de las tareas comunes que puedes automatizar con macros en Microsoft Excel.
- Formatear celdas o texto:las macros pueden formatear automáticamente sus celdas de Excel con estilos de fuente específicos, colores, diferentes efectos y más.
- Insertar fórmulas:puedes crear macros para insertar fórmulas en las celdas.
- Filtrar u ordenar datos:puedes grabar macros para filtrar tipos de datos específicos en tu hoja de Excel. Esto puede ahorrar mucho tiempo cuando trabajas con cientos de celdas en tu hoja de cálculo.
- Generar informes y gráficos:gracias a las macros, ya no es necesario generar informes y gráficos manualmente. Puede crear macros e insertar tablas y gráficos predefinidos en un abrir y cerrar de ojos.
- Enviar correos electrónicos:puede crear una macro donde el sistema envíe una hoja de cálculo a través de un correo electrónico a los destinatarios relevantes con un solo clic.
Grabar macros de Microsoft Excel
Existen varias formas de grabar macros en Microsoft Excel. Puede escribirlas en VBA o grabarlas desde el menú Ver. La primera opción es un método complejo y requiere un lenguaje de programación para realizar el trabajo. La mayoría de los usuarios deberían poder utilizar la opción predeterminada para grabar una macro. Siga los pasos a continuación.
En el pasado, la opción Macros formaba parte de las opciones de desarrollador. Ahora, el gigante del software la ofrece en el menú Ver, y ya no es necesario habilitar y usar las opciones de desarrollador en Excel para registrar y usar macros de manera eficaz.
En las capturas de pantalla que aparecen a continuación, hemos utilizado Microsoft Excel para Windows. Puedes seguir el mismo procedimiento en tu Mac para buscar y crear macros en Excel.
- Inicie Microsoft Excel y cree una nueva hoja de cálculo o abra una existente.
- Seleccione la pestañaVeren la parte superior y expandaMacrosen la esquina superior derecha. Haga clic enGrabar macro.
- Asígnele un nombre relevante, asígnele una tecla de acceso directo para ejecutar una macro, guárdela en el libro de trabajo actual (seleccione Libro de trabajo de macros personal si planea utilizarla en otras hojas de Excel) e ingrese una descripción para diferenciarla mejor. Haga clic enAceptar.
- Revise todos los clics, tareas y acciones de su macro y registre todo.
- Expande el mismo y haz clic enDetener grabaciónpara finalizar la tarea. Excel guarda el script.
Eso es todo. Has creado una macro en Microsoft Excel con éxito. Puedes seguir los mismos pasos para grabar varias macros para las tareas y rutinas que utilizas con frecuencia en Microsoft Excel.
Microsoft Excel guarda los scripts en una carpeta temporal conocida como caché de Office en el Explorador de archivos. Microsoft planea guardar los scripts en su cuenta de OneDrive en futuras versiones de Excel.
La macroeficiencia en acción
Para ejemplificar el verdadero valor de las macros, grabé una macro simple en la que agregué los nombres de los meses en las filas e inserté tres columnas:Marketing,SalesyExtra. De ahora en adelante, cada vez que necesite insertar este contenido de tabla de uso frecuente, simplemente puedo ejecutar la macro que creé desde el menú superior, como se muestra en el video a continuación.
Administrar macros de Excel
En cualquier momento, puede editar su macro existente y eliminar las que no sean relevantes para simplificar la lista de macros. Siga los pasos que se indican a continuación para administrar sus macros de Excel como un profesional.
- Abra el menúVer y expandaMacros. SeleccioneVer Macros.
- Seleccione una macro y haga clic enEditar.
- Abre el menú de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones. Puedes modificar el código, realizar los cambios necesarios y cerrar el menú. Puedes eliminar una macro desde el mismo menú.
Beneficios de grabar macros en Excel
¿Aún tienes dudas sobre el uso de macros en Excel? A continuación, te mostramos algunas de las ventajas de grabar macros en Excel.
- Aumento de la productividad:independientemente de si es un usuario avanzado o ocasional de Excel, las macros pueden ayudarle a ahorrar horas de trabajo al automatizar tareas frecuentes.
- Mejora la coherencia:ofrece un formato uniforme en todas las celdas de Excel y elimina errores en una hoja de cálculo de Excel.
- Posibilidades infinitas:Tienes infinitas posibilidades con las macros en Excel.
- Facilidad de uso:no es necesario ser programador o desarrollador para utilizar macros. Todo el proceso es bastante sencillo.
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Automatice sus tareas de Excel en poco tiempo
Si no tienes experiencia con las macros, ¡esperamos que las pruebes! Si eres un usuario avanzado de Excel, es posible que ya grabes macros según tus preferencias y completes tus complejas hojas de cálculo en poco tiempo. Si quieres reducir aún más tus horas de trabajo en Excel, explora la integración de ChatGPT en el software de hojas de cálculo de Microsoft. Puedes consultar nuestra guía independiente para aprender ausar ChatGPT en Excel.