Si bien los gráficos estáticos de Excel son adecuados para el análisis básico de datos, no son suficientes cuando se desea explorar tendencias, comparar escenarios e interactuar realmente con la información. Aquí es donde la visualización dinámica en Excel resulta de gran utilidad. En esta publicación, repasaremos las técnicas para transformar sus hojas de cálculo comunes en herramientas poderosas para el descubrimiento de datos. Ya sea que sea un principiante, un científico de datos o un usuario avanzado de Excel, los trucos a continuación lo ayudarán a crear gráficos y paneles interactivos que puedan responder a sus necesidades en poco tiempo.

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Métodos para gráficos dinámicos en Excel

Antes de profundizar en el tema, hagamos una descripción general rápida de los distintos métodos para crear gráficos dinámicos en Excel.

Tablas de Excel

Este es el método más sencillo para crear gráficos dinámicos básicos en Excel, adecuado para principiantes. Cuando convierte una base de datos en una tabla, el rango de datos se vuelve dinámico. A medida que agrega o elimina filas, la tabla (y cualquier gráfico vinculado a ella) se expande o contrae automáticamente. La única desventaja es que tiene un control limitado sobre el filtrado complejo y la manipulación de datos. Sin embargo, comenzaremos aquí, a modo de ejemplo, en esta guía.

Fórmula OFFSET

La función DESPLAZAMIENTO le permite definir un rango dinámico que cambia según ciertos criterios. Por ejemplo, puede crear un gráfico que muestre los datos de los últimos 12 meses, incluso a medida que su conjunto de datos crece. Si bien le brinda más control sobre el rango de datos que las tablas, puede ser complejo de configurar y puede volverse lento con conjuntos de datos grandes.

Fórmulas de matriz dinámica

En 2018, Excel anunció funciones como FILTRO, ORDENAR, ÚNICO, etc., que permiten crear matrices dinámicas que se actualizan automáticamente. Son muy potentes y flexibles, lo que permite realizar filtros complejos sin esfuerzo. Sin embargo, requieren una curva de aprendizaje y pueden tener problemas de compatibilidad con versiones anteriores de Excel.

VBA (Visual Basic para aplicaciones)

Los usuarios avanzados pueden considerar VBA para situaciones complejas. Le brinda máxima flexibilidad y personalización, y puede escribir código que controle su gráfico. Requiere conocimientos de programación de VBA y su desarrollo y mantenimiento pueden llevar mucho tiempo.

El mejor método dependerá de sus conocimientos y requisitos de Excel. En el siguiente ejemplo, nos centraremos en las tablas de Excel, exploraremos las segmentaciones de datos, la personalización de gráficos y más.

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Crear gráficos dinámicos utilizando tablas de Excel

Imaginemos que tiene datos de ventas de sus empleados. Antes de repartir las bonificaciones anuales en Navidad, desea determinar cómo se ha desempeñado cada uno durante el año. Una vez que los datos estén en su libro de Excel, puede convertirlos en una tabla y analizarlos fácilmente. Comencemos.

1. Abra Microsoft Excel y cree un nuevo libro de trabajo para ingresar los datos que necesitará.
2. En el ejemplo que se muestra a continuación, he añadido columnas relevantes, como la del vendedor, junto con sus ventas mensuales y anuales. Siempre puedes convertirlo en un gráfico, pero no es dinámico, así que primero lo convertiremos en una tabla.
3. Haga clic y arrastre para seleccionar todas las celdas que contienen sus datos, incluida la fila de encabezado.
4. Seleccione la pestañaInsertaren la parte superior y luegoTabla.

   

5. Excel detectará automáticamente el rango de datos. Asegúrese de que sea correcto y de que la casillaMi tabla tiene encabezadosesté marcada. Haga clic enAceptar.

   

Excel da formato a los datos en forma de tabla. Verá botones de filtro (flechas pequeñas en la parte superior para filtrar los datos) y estilos de tabla para una mejor legibilidad. Siempre puede modificarlos desde el menúEstilos de tablaenDiseño de tabla.

Insertar gráficos dinámicos

Una vez que su tabla esté lista, revise los gráficos recomendados o inserte uno según sus preferencias.

1. Decide qué tipo de gráfico se adapta mejor a tus datos, como un gráfico de columnas para comparar las ventas por región.
2. Haga clic en cualquier lugar de su tabla de Excel y seleccioneInsertaren la parte superior.
3. Seleccione el gráfico que desea insertar, eche un vistazo a la vista previa y haga clic enAceptar.

   

4. Eso es todo. El gráfico aparecerá en tu hoja de Excel. Puedes cambiar el título para que quede más claro.

   

A partir de ahora, cada vez que realice ajustes en los datos de ventas o incluso agregue otro empleado a la lista, Excel actualizará automáticamente el gráfico en consecuencia.

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Mejorando la visualización de sus datos

Existen varias formas de personalizar y desbloquear el filtrado interactivo en sus gráficos. Primero, analicemos las opciones de personalización.

Cuando inserte un gráfico, observe la cantidad de opciones que aparecen junto a él. Puede habilitar o deshabilitar elementos del gráfico como Ejes, Títulos de ejes, Título del gráfico, Etiquetas de datos, Tabla de datos, Barras de error, Leyenda, Línea de tendencia y Líneas de cuadrícula.

Incluso puedes modificar el estilo y el color, además de filtrar los valores para que se adapten fácilmente a tus necesidades, lo que puede resultar muy útil. Supongamos que quieres ver solo los datos mensuales aquí. Abre el menúFiltros, desactiva la marca de verificación junto aVentas anualesy haz clic enAplicar.

También puede ocultar a los nuevos miembros en el gráfico para comparar el desempeño del personal superior de manera más eficaz. Las combinaciones son amplias y flexibles para satisfacer sus necesidades.

Explorar segmentaciones de datos

Si desea llevar la visualización de datos a otro nivel, inserte segmentaciones de datos. Estas permanecerán conectadas a la tabla y le permitirán filtrar el gráfico de forma dinámica. Las segmentaciones de datos son útiles cuando trabaja con conjuntos de datos grandes con frecuencia.

1. Abra su libro de Excel y seleccioneSegmentaciónen la parte superior.

   

2. Seleccione una propiedad relevante y seleccioneAceptar.

   

3. Podrías elegir el nombre de un vendedor desde la segmentación de datos y comparar sus datos con los de otros en poco tiempo.

   

Formato condicional

También puede explorar el formato condicional para destacar a los vendedores que tienen ventas mensuales de menos de 80000, por ejemplo.

1. Seleccione su tabla de Excel y haga clic enFormato condicional.
2. Expandalas reglas de resaltado de celdasy haga clic enMenor que.

   

3. Escriba80000y seleccione el estilo de formato (el predeterminado es "Relleno rojo claro con texto rojo oscuro").

   

4. SeleccioneAceptar.

A partir de ahora, cada vez que las ventas mensuales de alguien caigan por debajo de 80000, Excel resaltará esa celda con un color rojo.

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Consejo profesional: crea un panel interactivo

Cuando tenga un conjunto de datos grande con múltiples gráficos y segmentaciones, es posible que desee crear un panel central y mover todos los gráficos allí para una mejor visualización de los datos.

1. Cree una nueva hoja en su libro de Excel existente y cámbiele el nombre aPanel.
2. Mueva todos sus gráficos y segmentaciones y obtenga información sobre los datos como un profesional.

   

La narración de datos simplificada

Su experiencia con Excel no estará completa sin dominar el arte de la visualización dinámica. Mediante el uso de segmentaciones de datos, filtros, líneas de tiempo y un panel interactivo, puede transformar sus datos en historias atractivas en minutos. La guía anterior es solo un ejemplo. No tenga miedo de experimentar con diferentes tipos de gráficos, explorar múltiples opciones de personalización y adaptar sus visualizaciones a necesidades específicas.

Además de los gráficos dinámicos, los suscriptores de Copilot Pro pueden usar el chatbot de inteligencia artificial de Microsoft para obtener información de los datos mediante indicaciones de texto. Consulta nuestra guía dedicada sobreel uso de Copilot con Microsoft Excel.