Cuando necesitas programar una cita o una reunión, una de las primeras cosas que haces es mirar tu calendario. Compartir tu calendario para que esté visible ayuda a mantener a todos informados. Soy un gran fanático de los productos de Microsoft como Windows y Office, por lo queuso el Calendario de Outlookla mayor parte del tiempo. Surgen situaciones en las que necesito compartir un calendario, ya sea internamente en el trabajo o con amigos y familiares fuera de la organización.

Sea cual sea el motivo, es fácil compartir un calendario con cualquier persona. Sin embargo, existen dos versiones diferentes de Outlook en el escritorio: la que se obtiene con unasuscripción a Microsoft 365 u Office 2024y la que viene preinstalada en el sistema Windows. Esta se suma a la versión móvil disponible para el teléfono o la tableta. Los pasos para compartir varían ligeramente entre ellas, pero la idea es básicamente la misma. A continuación, se muestra cómo hacerlo desde cada versión de Outlook.

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Si tienes una agenda muy apretada, deberías utilizar la aplicación de calendario más adecuada a tus necesidades. En mi caso, hay muchas razones que hacen que Outlook sea la mejor opción.

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Compartir un calendario interna o externamente desde Outlook 365

Si trabaja arduamente utilizando Microsoft Office, puede compartir fácilmente su calendario con alguien dentro o fuera de la organización.

1. AbraOutlooken su PC y haga clic en elícono Calendarioen la barra de herramientas izquierda.

   

2. Vaya aInicio > Compartir calendario > Calendario. Nota: Si utiliza más de una cuenta, asegúrese de seleccionar la correcta.

   

3. La ventana Propiedades del calendario se abre en la pestañaPermisos, donde se enumeran los contactos con acceso a su calendario.
4. Una vez que tenga su contacto, haga clic en el botónAgregar.

   

5. Cuando se abra su libreta de direcciones, resalte los contactos con los que desea compartir, haga clic en el botónAgregary haga clic enAceptar.

   

   Si compartes desde tu organización, normalmente cualquier persona en tu lugar de trabajo puede ver cuándo estás ocupado, pero no específicamente qué citas, notas o reuniones. Sin embargo, las opciones de visualización variarán entre organizaciones. Habla con tu departamento de TI para obtener ayuda si no estás seguro. Además, puedes buscar a la persona que necesitas si tienes varios contactos.

6. Elija los permisos de edición del contacto para el calendario, es decir, solo ver, delegar, ver detalles o editar.
7. Cuando haya terminado, haga clic enAceptarpara compartir el calendario con los contactos que haya seleccionado. Se les enviará un enlace a su correo electrónico.
8. Cuando compartes el calendario, se muestra una lista de todos los contactos con los que lo compartes. Para dejar de compartirlo, resalta el usuario y haz clic enEliminar.

Compartir usando la aplicación Calendario de Outlook

Si no tienes Microsoft 365, puedes compartir un calendario desde la aplicación Outlook que viene preinstalada en tu sistema Windows. Si no ves la aplicación Outlook, es posible que las aplicaciones heredadas de Windows Mail, Calendar y Contactos aún estén instaladas en tu PC.

Sin embargo, Microsoft planea dejar de brindarles soporte el 31 de diciembre de 2024. Sabemos que Microsoft ha estado planeandoeliminar Mail y Calendardurante algún tiempo. Ya deberías tener la aplicación Outlook moderna, considerando que Microsoft ha estado solicitando a los usuarios que actualicen durante más de un año.

Las aplicaciones dejarán de ser compatibles, peroMail y Calendar no desapareceránpor completo de tu computadora. De todas formas, es probable que quieras eliminarlos, ya que perderás toda la capacidad de enviar o recibir correo electrónico. Dicho esto, aquí te mostramos cómo compartir un calendario en la aplicación o en línea (Outlook.com).

1. Abra Outlook en su escritorio y haga clic en el botónCalendarioen la barra de herramientas izquierda.

   

2. Seleccione la pestañaInicio , haga clic en el botónCompartiren la cinta y elija la cuenta con el calendario que desea compartir.

   

3. Escribe y selecciona el usuario o los usuarios con los que quieres compartir tu calendario. Los contactos aparecerán a medida que escribas.

   

4. Una vez que seleccione los contactos, seleccione sus permisos de edición y haga clic en el botónCompartir .

   

5. Cuando haya terminado, se le enviará un enlace para ver el calendario seleccionado. Es importante tener en cuenta que cada vez que comparta un calendario, los contactos con los que ya lo haya compartido aparecerán en la ventana Permisos para compartir.
6. Haga clic en el botónEliminar(icono de papelera) junto a él para dejar de compartir.

Cómo compartir un calendario en Outlook desde tu teléfono

Hoy en día, todo el mundo utiliza dispositivos móviles y compartir el calendario en Outlook desde el ordenador puede no ser una opción. No te preocupes. Compartir el calendario desde la aplicación Outlook en tu iPhone o dispositivo Android es muy fácil.

1. Inicie la aplicación Outlook y seleccione el calendario que desea compartir.
2. Toque el íconoCalendarioen la esquina superior izquierda.

   

3. Toque elícono de engranajejunto al calendario que desea compartir.
4. Seleccione un color para el calendario y toqueAgregar personas.
5. Seleccione el(los) contacto(s) con los que desea compartir el calendario y toque el íconode flecha derecha.
6. Aparecerá una lista de las personas con las que compartes el calendario. Los permisos del calendario están predeterminados para solo lectura, pero puedes pulsar un nombre para permitirles verlo y editarlo. Una vez que hayas terminado, pulsa el botónde confirmación(marca de verificación) para enviar invitaciones o pulsa elbotón Atráspara agregar más personas.

Manténgase organizado compartiendo su calendario en Outlook

Compartir tu calendario con amigos, familiares o compañeros de trabajo es beneficioso para que todos estén informados. Cuando compartes un calendario, puedes elegir si los contactos pueden editarlo; sin embargo, Outlook tiene como opción predeterminada solo lectura en dispositivos móviles y computadoras de escritorio, lo que solo permite que todos vean cuándo tu agenda está ocupada o disponible.

Ya sea que compartas un calendario de Outlook desde la aplicación 365 o desde la aplicación gratuita de Outlook instalada en tu sistema Windows, el proceso es sencillo. Los pasos son básicamente los mismos para cada versión de Outlook. Abre el calendario, busca el botón Compartir, elige un contacto y envíalo.