OneNote de Microsoft es unaaplicación de toma de notas digital con todas las funcionesque te permite organizar tus notas y sincronizarlas entre dispositivos. También puedes compartir tus notas con otras personas, lo que facilita enormemente la colaboración. Sigue leyendo para descubrir qué puedes compartir exactamente y cómo hacerlo.

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Conceder acceso a sus cuadernos

Como todos los datos de OneNote se almacenan en la nube a través deOneDriveen lugar de en su dispositivo personal, puede compartir sus cuadernos con otras personas y administrar el tipo de acceso que tienen en cualquier momento. Otros usuarios de OneNote podrán abrir sus cuadernos e incluso realizar cambios, si usted lo permite.

Puede especificar el tipo de acceso

Toda la información de OneNote está organizada en cuadernos y puedes elegir compartir un cuaderno individual con otras personas. Puedes darles accesode visualizaciónsi solo quieres que puedan leer tus notas o puedes darles accesode ediciónsi también pueden cambiarlas.

Puedes restringir quién tiene acceso

Cuando compartes un cuaderno, hay tres niveles de acceso que puedes otorgar, ordenados del más estricto al menos estricto:

• Puedes dar acceso sólo a personas específicas.
• Puede limitar el acceso a cualquier persona de su organización (disponible solo en la aplicación basada en navegador).
• Puedes permitir que cualquier persona que tenga una copia del enlace acceda al Cuaderno.

También puede especificar el tipo de acceso para cada uno de estos grupos. Por ejemplo, puede otorgar acceso de visualización a cualquier persona que tenga el vínculo, pero permitir que cualquier persona de su organización edite el documento.

Cómo compartir el acceso

Existen métodos ligeramente diferentes para compartir el acceso a tus notas según el nivel de acceso que quieras proporcionar, así como el dispositivo que estés usando para OneNote. La versión para navegador te brinda un poco más de control sobre la configuración de acceso, pero las versiones para computadora y aplicación para teléfono inteligente te permitirán realizar las tareas básicas de uso compartido.

Invitar a colaboradores específicos

Para compartir un cuaderno con personas específicas, siga estos pasos:

1. En OneNote, abra el cuaderno que desea compartir.
2. En la versión para escritorio o para navegador, haz clic en el botón/icono moradoCompartiren la parte superior derecha. En la aplicación para smartphone, haz clic en los tres puntos en la parte superior derecha y luegoen Compartir Notebook.
3. Haga clic enInvitar personas al cuaderno(versión de la aplicación) oCompartir el cuaderno completo(versión del navegador).
4. En la ventana emergente, escribe las direcciones de correo electrónico de las personas a las que deseas invitar. Si autorizas el acceso a tu lista de contactos, también puedes escribir un nombre y aparecerá una lista de contactos coincidentes entre los que podrás elegir.
5. Si desea que las personas invitadas puedan realizar cambios en el cuaderno, asegúrese de marcar la casillaPuede editar. De lo contrario, asegúrese de que no esté marcada.
6. Haz clic en el botónCompartirpara conceder acceso. Se enviará una notificación por correo electrónico a las direcciones que hayas añadido.

Enviar un enlace directo

Si no desea agregar direcciones de correo electrónico específicas a su lista de acceso, también puede compartir el acceso copiando un enlace al bloc de notas y compartiéndolo directamente. Siga estos pasos:

1. En OneNote, abra el cuaderno que desea compartir.
2. En la versión de escritorio o para navegador, haz clic en el botón moradoCompartiren la parte superior derecha. En la aplicación para smartphones, haz clic en los tres puntos en la parte superior derecha y luegoen Compartir Notebook.
3. Haga clic enCopiar enlace al cuaderno.
4. Seleccione si desea que el enlace solo tenga acceso de visualización o si el enlace permite al espectador realizar cambios eligiendoSolo visualizaciónoVer y editar.
5. Aparecerá una ventana emergente con un enlace a tu cuaderno. Puedes copiar este enlace en el portapapeles y luego pegarlo en otra aplicación o mensaje para compartirlo.

Administrar el acceso

En la versión de OneNote basada en navegador, tienes un control adicional sobre el tipo de acceso que otorgas y su duración. Esto puede resultar útil para revisar exactamente quién tiene acceso a un bloc de notas determinado y realizar cambios en ese acceso si es necesario. Sigue estos pasos:

1. Inicie sesión en OneNote a través de un navegador web enwww.onenote.com.
2. Navegue hasta el cuaderno cuyo acceso desea administrar.
3. Haga clic en el botón moradoCompartiren la parte superior derecha.
4. Haga clic enAdministrar acceso.
5. Una ventana emergente te permitirá actualizar tu lista de acceso. También podrás ver los enlaces para compartir que se hayan creado anteriormente y copiarlos, eliminarlos o establecer una fecha de vencimiento para el permiso de acceso.

Comparte una instantánea en su lugar

Si prefieres darle a alguien una copia de tus notas en lugar de invitarlo a ver tu cuaderno directamente, puedes enviar una copia estática de cualquier página. La ventaja de este método es que puedes compartir solo la página específica en lugar del cuaderno completo. La desventaja es que reciben una instantánea de la página en un "momento determinado" y no verán los cambios que se realicen después de que la envíes. Por otro lado, las personas que tienen acceso a través de un enlace siempre verán la versión más actual de la página.

Instrucciones de escritorio para enviar una instantánea

Para compartir una copia de una sola página desde la aplicación de escritorio, siga estos pasos:

1. En OneNote, abra el cuaderno y navegue hasta la página que desea compartir.
2. En la versión para escritorio o para navegador, haz clic en el botón moradoCompartiren la parte superior derecha. En la aplicación para smartphone, haz clic en los tres puntos en la parte superior derecha.
3. Haga clic enEnviar copia de la página.
4. Seleccione si desea enviar el enlace como un archivo PDF adjunto o como texto en un correo electrónico.
5. Aparecerá una ventana emergente con un enlace a tu cuaderno. Puedes copiar el enlace para pegarlo en otra aplicación o mensaje, o puedes hacer clic en Enviarenlace por correo electrónicopara abrir tu aplicación de correo electrónico predeterminada y enviarlo de esa manera.

Instrucciones para enviar una instantánea desde un teléfono inteligente

Compartir una página a través de la versión para smartphone de OneNote es un poco diferente. Siga estos pasos:

1. En OneNote, abra el cuaderno y navegue hasta la página que desea compartir.
2. Haga clic en los tres puntos en la parte superior derecha y luegoen Enviar copia de la página.
3. Puede optar por enviar el enlace por correo electrónico con Outlook o por otra aplicación, como un mensaje de texto. En cualquier caso, la instantánea se enviará como archivo PDF adjunto.

OneNote es aún más potente con colaboradores

Ya sea que desee invitar a otras personas a editar un bloc de notas o simplemente desee enviar una instantánea de su trabajo en progreso, OneNote le ofrece múltiples formas de compartir el acceso con otras personas. Ahora sabe exactamente cómo invitar a colaboradores o enviar vínculos a sus notas actuales, según sus necesidades.