OneDrive es uno de los productos más útiles de Microsoft, ya que te permite almacenar y hacer copias de seguridad de tus archivos en la nube. Es un servicio como muchos otros, como Google Drive, pero viene integrado directamente enWindows 11, lo que lo convierte en una opción más atractiva desde el principio.

Sin embargo, comprender OneDrive puede resultar un poco complicado, por lo que es una buena idea tomarse un tiempo para familiarizarse con el proceso de uso de OneDrive. En esta guía, le explicaremos los conceptos básicos del uso de OneDrive para administrar sus archivos en la nube.

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Cómo acceder a tus archivos de OneDrive

Gracias a su integración con Windows, los archivos de OneDrive se muestran en el Explorador de archivos como si estuvieran almacenados en tu PC y es bastante fácil acceder a ellos. Cuando abras el Explorador de archivos, verás OneDrive como una opción en el árbol de navegación del lado izquierdo de la ventana. Estará etiquetado con tu nombre, así como una indicación de si se trata de una cuenta personal o de trabajo.

También puedes buscar OneDrive en el menú Inicio, lo que abrirá tu carpeta OneDrive inmediatamente. Por último, también puedes acceder a la carpeta haciendo clic en el icono de OneDrive en la barra de tareas y eligiendoAbrir carpeta.

Comprender el estado de los archivos de OneDrive

La carpeta OneDrive parece similar a otras carpetas de su PC, pero hay una columna que normalmente no ve, llamadaEstado. Debajo de esta columna, puede ver uno de estos íconos:

• Una nube blanca con un contorno azul: esto significa que el archivo o la carpeta solo está disponible en OneDrive y requiere conectividad a Internet para acceder.
• Un círculo blanco con contorno verde y una marca de verificación verde: cuando un archivo de OneDrive está abierto en su PC, se descargará y guardará localmente. Este ícono significa que el archivo ahora está disponible sin conexión, pero se puede eliminar de su PC (y volver a su estado de solo conexión) cuando Windows intenta liberar espacio automáticamente con Storage Sense.
• Un círculo verde con una marca de verificación blanca: este icono indica que un archivo se ha marcado con la opciónConservar siempre en este dispositivo. Estos archivos están disponibles sin conexión y no se eliminarán automáticamente para liberar espacio.
• Icono de personas: este icono puede aparecer junto a los iconos anteriores e indica que un archivo determinado se comparte con otras personas.

Además de estos, al copiar archivos a OneDrive, es posible que veas íconos que indican que un archivo se está sincronizando con la nube, representados por dos flechas azules que forman un círculo. Si estás descargando un archivo, es posible que también veas una barra de progreso mientras el archivo se transfiere a tu PC.

Copias de seguridad de OneDrive y cómo administrarlas

Windows 11 introdujo un nuevo comportamiento molesto para OneDrive que realiza copias de seguridad automáticas de ciertas carpetas de su PC en OneDrive. De hecho, OneDrive puede sincronizar automáticamente cinco carpetas de su PC con la nube: Escritorio, Documentos, Imágenes, Videos y Música. De forma predeterminada, las carpetas Escritorio, Documentos e Imágenes se respaldan automáticamente en OneDrive y, cuando accede a esas carpetas en el Explorador de archivos, en realidad está viendo directamente las carpetas respectivas de OneDrive.

Si bien esto puede ser útil, también puede ocupar mucho espacio en su OneDrive, utilizar mucho ancho de banda y generar íconos de escritorio dañados si tiene varias PC, por lo que puede que desee deshabilitarlos.

Deshabilitar o habilitar las copias de seguridad de OneDrive

Para habilitar o deshabilitar las copias de seguridad de OneDrive, siga estos pasos:

1. Haga clic en elicono de OneDriveen su barra de tareas.
2. Haga clic en elícono del engranajey seleccioneConfiguración.

   

3. En la pestañaSincronización y copia de seguridad , haga clic enAdministrar copia de seguridad.

   

4. Utilice los botones para elegir qué carpetas se deben sincronizar con OneDrive automáticamente. Se le solicitará confirmación al desactivarlas.

   

5. Haga clic enGuardar cambios.

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Windows 11 incluye una función molesta que realiza copias de seguridad y sincroniza automáticamente ciertas carpetas con OneDrive. Aquí te explicamos cómo desactivarla.

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¿Qué sucede con sus archivos después de deshabilitar las copias de seguridad?

Cuando desactives las copias de seguridad de OneDrive, notarás que la carpeta en cuestión ahora está prácticamente vacía en tu PC. Desactivar las copias de seguridad desvincula las carpetas locales de tu PC de las carpetas de OneDrive, y cualquier archivo creado mientras las copias de seguridad estaban habilitadassolo estará disponible en la carpeta de OneDrive. Verás un enlace a esa carpeta en el lugar donde solían estar tus archivos. Sin embargo, los archivos que estaban disponibles sin conexión seguirán estando disponibles sin conexión.

Cómo administrar tus archivos de OneDrive

La integración de OneDrive con Windows 11 utiliza una función llamada "carpetas a pedido", lo que significa que todos los archivos de OneDrive aparecen en el Explorador de archivos, pero a veces pueden no estar disponibles sin una conexión a Internet, por lo que hay íconos de estado para cada archivo. Esto puede generar cierta confusión sobre cómo puedes administrar estos archivos sin eliminarlos accidentalmente.

Cómo agregar archivos a OneDrive

Agregar archivos y carpetas a OneDrive funciona igual que cualquier otra carpeta en su PC. Simplemente copie el archivo o la carpeta que desea colocar en OneDrive y luego péguelo en la carpeta de OneDrive. Arrastrar y soltar archivos también funciona.

Cuando copia o mueve un archivo de una carpeta local a OneDrive, ese archivo continúa estando disponible sin conexión, así como a través de Internet en otros dispositivos en los que haya iniciado sesión con la misma cuenta de Microsoft.

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Cómo hacer que un archivo esté disponible sin conexión

Si tienes un archivo en tu almacenamiento de OneDrive al que quieres poder acceder en todo momento, incluso sin Internet, también puedes hacerlo. Una opción es simplemente abrir el archivo. Esto lo descargará en tu PC y estará disponible sin conexión. Sin embargo, los archivos guardados de esta manera se pueden eliminar automáticamente si tu PC se queda sin espacio de almacenamiento.

Para evitar esto, puedes hacer que un archivo esté siempre disponible sin conexión:

1. Haga clic derecho enel archivo al que desea tener siempre acceso
2. SeleccioneMantener siempre en este dispositivo.

   

Esto garantizará que el archivo siempre esté disponible sin conexión y también descargará la última versión si se realizan cambios en el archivo en otro dispositivo.

Cómo eliminar archivos de OneDrive de tu PC, pero mantenerlos en la nube

Si desea ahorrar espacio en su PC, puede eliminar archivos de OneDrive de su almacenamiento local y mantenerlos disponibles en línea para su custodia. Windows ejecuta Storage Sense automáticamente para hacer esto cada cierto tiempo, pero si lo desea, puede hacerlo manualmente.

1. Busque un archivo que tenga un icono de marca de verificación yhaga clic derechoen él.
2. SeleccioneLiberar espacio.

   

El archivo se eliminará de tu almacenamiento local, pero permanecerá disponible en OneDrive. El icono de estado cambiará a una nube blanca con un contorno azul.

Cómo eliminar archivos de OneDrive

Si desea eliminar un archivo tanto de su PC como de OneDrive, simplemente elimine el archivo como lo haría normalmente. Los archivos eliminados se envían a la Papelera de reciclaje de OneDrive, que está separada de la Papelera de reciclaje de su PC. Para eliminar archivos de OneDrive de forma permanente, debe acceder aOneDrive en la webpara ver su Papelera de reciclaje y vaciarla.

Cómo cambiar el nombre de los archivos de OneDrive

Cambiar el nombre de los archivos de OneDrive a través de Windows funciona igual que cambiar el nombre de cualquier otro archivo en su PC. Al cambiar el nombre de un archivo en OneDrive, este se cambiará en la nube, por lo que el nuevo nombre será visible en todas partes.

Cómo ver el progreso de tu sincronización

Si carga o descarga archivos desde OneDrive, o realiza cambios en ellos, dichos cambios deberán sincronizarse entre su PC y OneDrive. Es posible que desee asegurarse de que los cambios se hayan sincronizado antes de apagar su PC o desconectarse de Internet.

Para ver el progreso de la sincronización, simplemente haga clic en el ícono de OneDrive en la barra de tareas. Las operaciones de sincronización se mostrarán en el menú desplegable de OneDrive.

Cómo administrar los archivos que aparecen en el Explorador de archivos

De forma predeterminada, la aplicación OneDrive para Windows sincronizará todos los archivos de OneDrive y los pondrá a disposición en Windows. Dado que los archivos solo se descargan a pedido, esto no ocupa mucho espacio en su PC. Sin embargo, si desea reducir la confusión, puede ocultar algunas carpetas del Explorador de archivos para facilitar las cosas. A continuación, le indicamos cómo hacerlo:

1. Haga clic en el icono de OneDrive en la barra de tareas.
2. Haga clic en elícono del engranajey luego seleccioneConfiguración.

   

3. En la pestañaCuenta(debería abrirse de forma predeterminada), haga clic enElegir carpetas.

   

4. Marca las casillas de los archivos y carpetas que deseas ver en el Explorador de archivos. Desmarca las que no deseas ver.

   

5. Haga clic enAceptar.

Cómo compartir archivos de OneDrive

Como es un servicio en la nube, OneDrive facilita el uso compartido de archivos con otros usuarios. También puedes hacerlo desde Windows. Así es como funciona el uso compartido en OneDrive:

1. Haga clic derecho en el archivo o carpeta que desea compartir y seleccioneCompartir.

   

2. Para invitar a usuarios por correo electrónico, ingrese su dirección de correo electrónico o nombre en el campoParay selecciónelos en los resultados de búsqueda. Puede agregar una persona o un grupo a la vez.
3. Haz clic en el iconodel lápizpara elegir los permisos que tendrán los usuarios. De forma predeterminada, tendrán permisosde edición, que les permiten modificar el archivo. Puedes cambiarlos aVersi no quieres que se modifique el archivo.

   

   Alternativamente, haga clic enConfiguración de uso compartidopara ver las opciones avanzadas:
   1. Elige si quieres que el archivo sea accesible paracualquier persona(que tenga el enlace)o solopara determinadas personas. Si eliges determinadas personas, tendrás que introducir la dirección de correo electrónico asociada a su cuenta de Microsoft.

      

   2. EnMás configuraciones, puedes elegir entrePuede veryPuede editar. También puedes establecer una fecha de vencimiento para el enlace para compartir o establecer una contraseña para acceder al archivo.
   3. Haga clic enAplicar.

4. Para enviar invitaciones por correo electrónico, haz clic enEnviar(después de ingresar las direcciones de correo electrónico en el paso 2). Si deseas enviar el enlace manualmente, haz clic enCopiary luego compártelo con quien quieras.

   

Alternativamente, si desea copiar el enlace, puede utilizar el botónCualquiera que tenga el enlace puede editarloen la secciónCopiary administrar la configuración de uso compartido desde allí.

Cómo utilizar la Bóveda personal de OneDrive

Personal Vault es una función reciente de OneDrive que almacena tus archivos importantes con una capa adicional de seguridad. Para acceder a estos archivos, debes utilizar la verificación en dos pasos, como la aplicación Authenticator de Microsoft.

El Bóveda personal aparece en la carpeta principal de OneDrive como un icono independiente, pero funciona como una carpeta. Cuando lo abres por primera vez, se configuran las capas de seguridad necesarias para que todo funcione y, después, puedes acceder a él en cualquier momento, siempre que tengas un código de seguridad a mano. El Bóveda personal se desbloquea durante 20 minutos después de usarlo y, luego, se bloquea automáticamente y te pide que inicies sesión. También puedes bloquearlo manualmente cuando termines de usarlo. Esta función está diseñada para almacenar archivos confidenciales, como tu ID.

Puede arrastrar y soltar archivos en la Bóveda personal como lo haría con cualquier otra carpeta de OneDrive, pero si tiene una cuenta gratuita de OneDrive, solo puede almacenar tres archivos dentro de ella.

Cómo cambiar el temporizador de bloqueo de Personal Vault

De forma predeterminada, la Bóveda personal se bloquea automáticamente después de 20 minutos. Sin embargo, puede cambiar esto en la configuración de OneDrive:

1. Haga clic en el icono de OneDrive en la barra de tareas.
2. Haga clic en elícono del engranajey luego seleccioneConfiguración.
3. En la pestañaCuenta, utilice el menúBloquear bóveda personal despuéspara elegir una de las siguientes opciones:

   

   • 20 minutos
   • 1 hora
   • 2 horas
   • 4 horas

Su elección se guarda automáticamente, por lo que puede simplemente cerrar las ventanas cuando haya terminado.

Cómo usar OneDrive en la web

Si no tienes una PC con Windows o si estás usando una computadora que no es tuya, siempre puedes usar OneDrive en la web. La versión web de OneDrive también es la mejor opción para ver archivos que no son tuyos pero que han compartido contigo. Para visitar OneDrive en la web, tendrás que ir aonedrive.live.com. Se verá así:

La mayoría de las funciones disponibles en Windows también están disponibles aquí. La vista principal incluye los siguientes elementos:

• Inicio: la vista predeterminada. Muestra las fotos destacadas (si las tienes) en la parte superior, así como los archivos recientes a los que accediste.
• Archivos: esto le permite explorar todos sus archivos de OneDrive en la estructura de carpetas típica.
• Fotos: vea todas las fotos almacenadas en su OneDrive.
• Compartido: le permite ver archivos compartidos con usted, pero almacenados en otras cuentas.
• Papelera de reciclaje: administre sus archivos eliminados de OneDrive

También verá el botónAgregar nuevo. Aquí puede crear una nueva carpeta en OneDrive, cargar archivos desde su PC o crear un nuevo archivo, incluidos documentos de Word, presentaciones de PowerPoint, hojas de cálculo de Excel, cuadernos de OneNote, encuestas de Formularios y documentos de texto sin formato. Todo esto se puede hacer en línea sin tener que instalar Microsoft Office.

Administrar archivos en la web

En la pestañaArchivos, puedes administrar tus archivos de la misma manera que lo harías con la integración de OneDrive. Puedes mover, copiar, descargar o eliminar archivos usando el menú de tres puntos que se encuentra junto a cada elemento.

También puede seleccionar varios archivos haciendo clic en la marca de verificación junto al nombre del archivo (en la vista de lista) o en la esquina superior derecha de la miniatura del archivo (en la vista de cuadrícula). Luego, puede realizar acciones en varios elementos a la vez utilizando la barra en la parte superior.

También se puede acceder a tu bóveda personal desde la web. Sin embargo, funciones como la sincronización de archivos con tu PC no están disponibles de la misma manera. Si utilizas la versión web de OneDrive, tienes que descargar archivos a tu PC como lo harías en cualquier otro sitio web para que estén disponibles en el Explorador de archivos. Los archivos descargados tampoco se sincronizarán automáticamente con OneDrive.

Planes de precios de OneDrive

Al igual que la mayoría de los servicios de almacenamiento en la nube, OneDrive está disponible en niveles de precios gratuitos y pagos. La versión gratuita solo incluye 5 GB de almacenamiento en la actualidad, aunque los usuarios más antiguos pueden tener algo de almacenamiento adicional disponible, ya que los planes solían ser algo más generosos. Si desea más almacenamiento que el básico, tiene tres opciones de suscripción:

• Microsoft 365 Basic: te otorga 100 GB de almacenamiento en OneDrive. Cuesta $1,99 al mes o $19,99 al año.
• Microsoft 365 Personal: incluye 1 TB de almacenamiento en OneDrive además de aplicaciones de Office (Word, Excel, PowerPoint y más). Cuesta $6,99 al mes o $69,99 al año.
• Microsoft 365 Familia: incluye hasta 6 TB de almacenamiento en OneDrive (1 TB por usuario), además de aplicaciones de Office para hasta seis personas. Cuesta $9,99 al mes o $99,99 al año.

Si tienes Microsoft 365 Personal o Familia, también puedes pagar por almacenamiento adicional en OneDrive además de la suscripción básica. Los planes de expansión son:

• 200 GB: $1,99 al mes por 200 GB adicionales de almacenamiento.
• 400 GB: $3,99 al mes por 400 GB adicionales de almacenamiento.
• 600 GB: $5,99 al mes por 600 GB adicionales de almacenamiento.
• 800 GB: $7,99 al mes por 800 GB adicionales de almacenamiento.
• 1 TB: $9,99 al mes por 1 TB adicional de almacenamiento.

Si tiene un plan Microsoft 365 Familiar, solo el titular principal de la cuenta puede comprar almacenamiento adicional.

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También puedes usar OneDrive en otros dispositivos

Estos son los conceptos básicos para usar OneDrive en tu PC con Windows, aunque se puede acceder a la versión web desde cualquier plataforma. Pero además de eso, también puedes descargar OneDrive para Android o iOS para acceder a tus archivos en la nube desde cualquier lugar. De hecho, la aplicación móvil de OneDrive también puede sincronizar fotos desde tu teléfono automáticamente, para que siempre estén accesibles. También hay un cliente de OneDrive para Mac que proporciona una integración muy similar a cómo funciona en Windows.

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