Además de la organización de datos, los diseños básicos de hojas de cálculo y la realización de cálculos, Microsoft Excel puede servir como una herramienta sólida para crear paneles de control interactivos y atractivos. Después de todo, las hojas de cálculo estáticas con filas interminables de números pueden resultar abrumadoras a veces y pueden no mostrar ni comunicar información clave. Aquí es donde entran en juego los paneles de control interactivos para ofrecerle una forma dinámica de explorar datos, detectar tendencias y tomar decisiones informadas.

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¿Qué es un tablero interactivo en Microsoft Excel?

Antes de repasar las instrucciones paso a paso sobre cómo crear un panel interactivo en Microsoft Excel, hablemos brevemente sobre él. Un panel interactivo incluye una combinación de gráficos, tablas y figuras que ayudan a aclarar los datos complejos en un formato fácil de leer.

Además de ofrecer una interfaz para una rápida interpretación de los datos, un panel interactivo también deja una buena impresión ante las partes interesadas, profesores, inversores o clientes potenciales. Un panel de una sola página va más allá de una colección de gráficos y tablas para ofrecer información clave y perspectivas valiosas para acelerar el proceso de toma de decisiones.

Por ejemplo, si es gerente de ventas y desea realizar un seguimiento del rendimiento de su equipo en diferentes regiones, categorías de productos y períodos de tiempo, puede crear un panel interactivo con gráficos, tablas dinámicas, segmentaciones de datos y formato condicional. Después de finalizar su panel, por ejemplo, puede verificar rápidamente si se cumplió o superó el objetivo de ventas trimestrales, junto con otras métricas importantes.

Las posibilidades son infinitas con los paneles interactivos en Excel.

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Cómo crear un panel interactivo en Microsoft Excel

Ahora que tiene una idea básica sobre los paneles interactivos en Microsoft Excel, veamos cómo funcionan. Antes de comenzar, defina claramente el propósito y el caso de uso de su panel. Con esta claridad, puede seguir rápidamente los pasos y finalizar la tarea de configuración de manera eficiente.

Insertar datos y crear una tabla dinámica (¡o varias!)

En primer lugar, genere el conjunto de datos sin procesar que planea utilizar para crear un panel interactivo en Excel. Primero, deberá crear los datos en una hoja de Excelen formato de tablacon encabezados. Luego, desde allí, podremos continuar creando las tablas dinámicas que resumirán los datos en función de las categorías que elija. A modo de ejemplo, tomemos una tabla con información de ventas de productos y demostraré cómo utilizar tablas dinámicas para extraer y visualizar información como las unidades vendidas por mes, las ventas generadas por el vendedor o cualquier otra información.

1. Cree o abra una hoja de cálculo relevante en Microsoft Excel.
2. Seleccione sus datos, luego haga clic enInsertar > Tabla, para obtener todo en un lindo formato de tabla con encabezados.

   

3. Habilite la marca de verificación junto aMi tabla tiene encabezados(y, por supuesto, asegúrese de que así sea), luego haga clic enAceptar.

   

4. Si lo desea, puede formatear su tabla desde el menú superior para darle un aspecto diferente (por defecto, utiliza un tema azul).

   

5. Ahora es el momento de usar la tabla para generar una tabla dinámica (o varias) para poder analizar y ver patrones en los datos. Para ello, dirígete aInsertar > Tabla dinámicay seleccionaDesde tabla/rango.

   

6. Asígnele un nombre relevante, seleccioneNueva hoja de trabajocomo ubicación y haga clic enAceptar.

   

Para este ejemplo, crearemos tres gráficos, por lo que necesitaremos tres tablas dinámicas. En lugar de repetir los mismos pasos anteriores para crear tres nuevas tablas dinámicas desde cero, simplemente puede mantener presionadala tecla CTRL(uOpciónen Mac) y arrastrar la nueva hoja de cálculo hacia la derecha para copiarla. Repita esto para crear tres hojas de tabla dinámica. Para mayor claridad, cambie el nombre de las hojas mediante el menú contextual.

Crear gráficos con tablas dinámicas

Ahora que nuestras tres nuevas tablas dinámicas están listas, es momento de crear gráficos para el tablero basados ​​en la información que contienen.

1. Una vez que la tabla dinámica esté lista, aparecerá un campo de tabla dinámica en la barra lateral. Seleccione los campos que desea incluir en el informe (que reflejan los encabezados de la tabla original).
2. SeleccionemosMesyUnidades Vendidas.

   

3. Vaya al menúInsertar > Gráficosy seleccione el tipo de gráfico que desea insertar. Agreguemos un gráfico circular.

   

4. Puede seleccionar un gráfico y hacer clic en el icono de estilo para cambiar su apariencia. También puede hacer clic en el icono + y modificar los elementos del gráfico.

   

Por ejemplo, puede agregar u ocultar el título de un gráfico, cambiar su posición, cambiar la posición de las etiquetas de datos e incluso cambiar la posición de la leyenda. En general, tiene suficientes opciones de personalización para obtener el resultado deseado en Excel.

Una vez que haya completado su primera tabla dinámica, pase a otra hoja, seleccione su tabla dinámica e inserte los campos correspondientes para crear otro gráfico. Aquí, hemos agregado un gráfico de columnas.

Repita lo mismo para la tercera hoja, seleccione los campos deseados y agregue un gráfico. Hemos agregado un gráfico de áreas aquí. Los pasos son idénticos a los que se describen en la sección anterior.

Crear un panel central

Una vez que sus gráficos de tabla dinámica estén listos, es hora de ensamblarlos en una sola hoja.

1. Haga clic en el icono+en la parte inferior del archivo para insertar una nueva hoja. Puede hacer clic derecho sobre ella para cambiarle el nombre aDashboard.
2. Copie los gráficos dinámicos de las otras hojas y péguelos en el tablero.
3. Puedes reorganizarlos para adaptarlos a tus preferencias y crear una apariencia uniforme.

   

Consejo profesional: agrega segmentaciones de datos a tu panel de control

También puede agregar filtros en forma de segmentaciones de datos a un panel de Excel. Los usuarios avanzados pueden interactuar con el panel y filtrar datos relevantes en un abrir y cerrar de ojos. Aquí, agregaremos un control deslizante para el equipo de ventas, de modo que podamos verificar el rendimiento de ventas de cada empleado con un solo clic.

1. Seleccione cualquier gráfico dinámico en su Panel de Control. Deslícese hastaAnalizar gráfico dinámico.
2. SeleccioneInsertar segmentación de datos.

   

3. Haga clic en la casilla de verificación juntoa Vendedory presioneAceptar.

   

4. Coloque la segmentación de datos en un lugar específico. A partir de ahora, la segmentación de datos solo está conectada al gráfico seleccionado. Tendremos que asegurarnos de conectarla también a los datos de los otros gráficos dinámicos para segmentar los datos en todo el tablero y capturar todas las métricas del mismo empleado en este caso.
5. Haga clic derecho en unasegmentación de datosy seleccioneConexiones de informe.

   

6. Seleccione las otras tablas dinámicas relacionadas y haga clic enAceptar.

   

7. Ahora, puedes hacer clic en el nombre de cualquier vendedor y verificar sus métricas relevantes en tiempo real.

Cuando hacemos clic en Jim, el panel muestra cuántas unidades ha vendido mensualmente y cuántas ganancias e ingresos ha generado en todas las categorías que se visualizan en su panel.

Razones para crear cuadros de mando interactivos con tablas dinámicas

¿Aún no está seguro de utilizar un panel interactivo en Excel? A continuación, se indican algunas de las principales ventajas de crear paneles dinámicos en Microsoft Excel.

• Mejor exploración de datos:con la segmentación y el filtrado dinámico, puede revisar datos seleccionados manualmente según criterios específicos para las métricas que desea ver.
• Proceso de toma de decisiones mejorado:proporciona información en tiempo real y permite a los tomadores de decisiones reaccionar rápidamente a circunstancias en constante cambio.
• Mayor productividad:aumenta la eficiencia y libera tiempo valioso para los analistas.
• Rentable:gracias a esta funcionalidad integrada en Excel, no necesita depender de otros programas de software para generar estos paneles interactivos, es algo que puede crear y mantener fácilmente usted mismo.

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Tome decisiones basadas en datos

Desde gráficos y diagramas básicos hasta tablas dinámicas avanzadas, tienes múltiples opciones para crear un panel personalizado en Excel. Comienza usando los trucos anteriores para transformar tus hojas de cálculo básicas en paneles dinámicos, que te ofrecerán a ti y a tu equipo una comprensión más profunda de esos números infinitos en filas y columnas.

Comenzar a crear una hoja de cálculo desde cero puede llevar mucho tiempo. Si tienes más proyectos que abordar, aquí tienes lasmejores plantillas gratuitas de Excelpara crear otras hojas de cálculo útiles en poco tiempo.