¿Compartiste una hoja de Excel y luego te diste cuenta de que había un error tipográfico evidente en el título? O peor aún, es posible que hayas enviado accidentalmente una hoja con datos salariales altamente confidenciales. Seamos honestos, todos hemos pasado por eso y no es divertido. Después de experimentar varias situaciones de este tipo, he desarrollado una rutina previa a compartir que nunca me salto. Estas son mis comprobaciones de seguridad de Excel, que me salvan de esos errores vergonzosos (y a veces costosos). Unos pocos pasos simples te ahorrarán tiempo, estrés y tal vez incluso tu reputación.
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¿Por qué es importante?
Es fácil pensar que estos pasos son solo trabajo extra, pero es crucial tener una rutina de uso compartido previo para sus hojas de Excel por varias razones importantes.
- Previene errores. Incluso un pequeño error tipográfico en una fórmula, un enlace web o una celda puede tener consecuencias importantes, especialmente en entornos profesionales.
- Una hoja de Excel limpia demuestra profesionalismo. Demuestra atención al detalle y cuidado en el trabajo.
- Una hoja de cálculo clara y organizada con la documentación adecuada facilita que otros comprendan sus datos.
- Protege su información confidencial y privada.
5Valida tus datos con detalles minuciosos
La validación de datos es como corregir un libro de trabajo, pero con esteroides. Garantiza que los datos sean precisos, coherentes y estén listos para cualquier análisis que usted o los destinatarios tengan en mente. En primer lugar, debe ocuparse de los duplicados. Puedeutilizar el formato condicionalpara resaltarlos y luego decidir cómo manejarlos.
También debe verificar la ortografía, el uso de mayúsculas y la unidad de medida. Debe etiquetar claramente las unidades (kg, cm, $, etc.) y asegurarse de que sean uniformes en toda la hoja. También es importante verificar la lógica de los datos. Por ejemplo, si tiene columnas de "Fecha de inicio" y "Fecha de finalización", utilice la validación de datos para evitar utilizar fechas de finalización anteriores a las de inicio.
4Haga que su libro de trabajo sea fácil de leer y comprender
Este es otro aspecto importante que debes comprobar antes de enviar un archivo de Excel. Debes centrarte en la claridad y la facilidad de uso. Debes utilizar encabezados descriptivos para las columnas y filas. Por ejemplo, escribe "Ventas totales" en lugar de abreviaturas crípticas como TS.
Aunque Excel ofrece una serie de opciones de formato para su libro de trabajo, debe asegurarse de que la fuente, el tamaño de fuente y la combinación de colores sean uniformes en todas las hojas. Después de todo, el uso de negrita o cursiva innecesarios puede hacer que la hoja parezca desorganizada.
Si tiene unahoja de cálculo grande con cientos de filas y columnas, congele la fila superior o la primera columna para que permanezcan visibles mientras el usuario se desplaza. También debe explorar el formato condicional para resaltar los datos esenciales en su hoja de cálculo abarrotada. Al final del día, es esencial tener en cuenta el propósito de la hoja y tomar las medidas correspondientes.
3Agregue una hoja README para bases de datos y fórmulas complejas
No todo el mundo es experto en Excel, y el destinatario puede tener problemas para navegar por la hoja o ejecutar fórmulas. Aquí es donde entra en juego una hoja README dedicada, que indica claramente el propósito de la hoja de cálculo y la información clave que proporciona. También puede escribir instrucciones paso a paso sobre cómo utilizar la hoja de cálculo, especialmente si hay elementos interactivos o macros.
Si ciertas celdas dependen de suposiciones específicas, utilice los comentarios de celda del menú contextual. Debería aparecer una flecha roja en dichas celdas. Esto permite a los usuarios comprender sus datos, confiar en su análisis y tomar decisiones informadas.
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2Eliminar datos ocultos y personales
Antes de pulsar el botón "Enviar", tómese un momento para detectar datos ocultos o personales en su libro de trabajo. Las hojas de trabajo, filas y columnas ocultas pueden contener datos confidenciales, como detalles financieros, registros de empleados o fórmulas patentadas.
Estas fórmulas ocultas pueden revelar cálculos o fuentes de datos confidenciales. Puede utilizar el Inspector de documentos de Excel o revisarlo manualmente para identificar y eliminar datos ocultos según sea necesario.
1Proteger con contraseña y establecer una fecha de caducidad para un libro de Excel
Compartir sus libros de trabajo confidenciales siempre conlleva riesgos. Supongamos que es gerente de ventas y desea enviar cifras trimestrales a su equipo. En este caso, no querría que los departamentos de marketing, redes sociales y otros departamentos vieran esas cifras, ¿verdad? Aquí es donde las prácticas funciones de OneDrive vienen al rescate: es decir, la protección con contraseña y las fechas de vencimiento.
Actúan como guardias de seguridad de sus datos y garantizan que solo las personas autorizadas puedan acceder a sus archivos, y también por un tiempo limitado. Primero, debe cargar el archivo en la plataforma OneDrive, presionar el botón Compartir en la parte superior, elegir las opciones de permiso e ingresar una contraseña y un enlace de vencimiento.
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¡Y ahí lo tienes! Implementa mi rutina probada para preparar las hojas de Excel antes de compartirlas con el mundo (o con tu jefe). Puede parecer una tarea abrumadora a primera vista, pero créeme, la recompensa vale la pena. Además, si hashabilitado la automatización en tu libro de Excel, asegúrate de ejecutarla dos veces antes de presionar el botón de enviar.