Tendrás que empezar a pagar por cuentas de OneDrive sin licencia el próximo año

Resumen

Las cuentas de OneDrive sin licencia se archivarán automáticamente después de 90 días, lo que generará tarifas de almacenamiento mensuales.
Las cuentas se pueden reactivar por una tarifa de $0,60 por GB.
Las organizaciones tienen tres opciones para las cuentas sin licencia: reactivar, eliminar o pagar para archivar.

Las organizaciones que usan OneDrive para el trabajo o la escuela tendrán que empezar a prestar más atención a sus cuentas sin licencia gracias a lasnuevas políticas que entrarán en vigor el 27 de enero del año que viene(a través dePetri). Cualquier cuenta de usuario que permanezca sin licencia durante más de 90 días será archivada automáticamente por Microsoft, lo que supondrá un cargo de almacenamiento mensual de 0,05 dólares por GB. En este estado, los datos serán inaccesibles tanto para los administradores como para los usuarios finales hasta que la organización habilite la facturación de cuentas sin licencia y pague una tarifa de 0,60 dólares por GB para reactivarla. Si se detienen los pagos de las tarifas de almacenamiento, la cuenta se eliminará en un plazo de 93 días.

¿Por qué Microsoft está realizando este cambio?

Microsoft cita la seguridad como las razones de esta nueva política, y afirma que las cuentas de OneDrive sin licencia pueden "representar riesgos de seguridad y cumplimiento normativo, así como crear confusión y duplicación de archivos". Una cuenta sin licencia es cualquier cuenta que no esté asociada a una suscripcióna Microsoft 365u Office 365, y esto puede suceder cuando la licencia caduca, no se activa o no se asigna. Por ejemplo, cuando un estudiante que usa OneDrive para la escuela se gradúa, su licencia caducará y su cuenta quedará sin licencia.

En este punto, la organización debería eliminar la cuenta, pero a veces esto no sucede, lo que puede generar los riesgos de seguridad que señala Microsoft. Con estas nuevas políticas, las organizaciones tendrán incentivos para mantenerse al tanto de la administración de cuentas para evitar el archivado automático y los costos de almacenamiento asociados, excepto los clientes del sector educativo, GCC y DoD, a quienes no se aplican estos cambios.

Después del 27 de enero, cualquier cuenta que pierda su licencia tendrá 90 días antes de que se archive, pero para cualquier cuenta que haya perdido su licencia antes del 26 de octubre de 2024, el archivado podría ocurrir en cualquier momento entre fines de enero y fines de marzo de 2025. Esto significa que las personas deben ordenar sus cuentas sin licencia entre ahora y enero, y Microsoft recomienda verificarel centro de administración de SharePoint > Informes > Cuentas de OneDrive, donde debería estar disponible una lista de cuentas sin licencia a partir del 16 de agosto de 2024.

Una captura de pantalla que muestra el cambio de política de Microsoft sobre las cuentas de OneDrive sin licencia

Fuente:Microsoft

Existe un período de gracia para las cuentas que se archivan: siempre que la organización reactive la cuenta dentro de los siete días, no se le cobrará la tarifa de reactivación de $0,60 por GB. Una vez que una cuenta se archiva, también es posible eliminarla sin reactivarla primero, siempre que la cuenta no esté sujeta a ninguna política de retención. O bien, si la organización desea conservar la cuenta y está dispuesta a pagar la tarifa de almacenamiento, también es perfectamente aceptable mantenerla archivada durante un largo período de tiempo.

En general, esto significa que las organizaciones ahora tendrán tres opciones cuando se trate de cuentas sin licencia: reactivarlas y volver a otorgarles una licencia, eliminarlas o pagar para mantenerlas archivadas. Si bien es fácil ver esto como "solo otra tarifa", debe tenerse en cuenta que también podría ser una buena oferta para algunos clientes. Si una organización tiene datos que necesita conservar pero que no necesita usar con mucha frecuencia, Microsoft 365 Archive ofrece una opción mucho más económica que pagar para mantener una licencia activa, como se muestra en la siguiente tabla.