Gracias a su larga lista de funciones y su naturaleza flexible, Notion se ha convertido en mi santuario digital: un lugar donde mis listas de tareas pendientes,proyectos, registros de suscripciones y finanzas y pensamientos aleatorios coexisten en armonía organizada. A diferencia de otras herramientas de productividad, Notion no es sencilla y requiere una curva de aprendizaje. Antes, solía tener problemas con bases de datos engorrosas, páginas desordenadas y fechas límite incumplidas.

Luego, descubrí algunos trucos de Notion que cambiaron por completo mi flujo de trabajo. En esta publicación, compartiré esos trucos secretos de Notion para descubrir su verdadero potencial.

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10Insertar enlaces de páginas en encabezados y títulos

Comencemos con algunos de los trucos básicos de Notion que me hubiera gustado conocer antes. Si bien puedes insertar enlaces de páginas en bloques normales, también hay una manera de agregarlos a tus encabezados y títulos. Cuando insertes un encabezado, escribe@nombre de la páginay elige una de las opciones del menú de sugerencias.

9Aprenda las fórmulas de Notion para bases de datos avanzadas

Aprender a usar fórmulas puede parecer como pasar de un usuario casual a un usuario avanzado a un nivel superior en Notion. Las fórmulas pueden automatizar los cálculos y las manipulaciones de datos y ahorrarle mucho tiempo y energía. Esto es especialmente crucial en bases de datos complejas con toneladas de información donde los cálculos manuales serían tediosos y propensos a errores.

Permítanme darles un ejemplo simple de una de mis bases de datos existentes. He creado un rastreador de suscripciones donde he agregado el costo mensual de los servicios de suscripción. Ahora, he agregado una fórmula para la columna Costo anual, que calcula el costo total de los servicios activos (y omite los inactivos).

si(contiene(Estado, "Inactivo"), 0, si(Facturación == "Mensual", Costo * 12, Costo))

8Arrastrar y soltar bloques en una página

Este es otro truco sencillo de Notion para usuarios avanzados. Cuando quieras mover bloques específicos a una página, no necesitas usar el método manual de copiar y pegar. Simplemente puedes seleccionar bloques y arrastrarlos a la página a la que deseas moverlos.

7Insertar widgets de fuentes de terceros

¿Envidias las hermosas plantillas de Notion de otros creadores? Bueno, la mayoría de ellos usan widgets de terceros para hacer que sus páginas de Notion sean más estéticas. El uso de estos widgets no requiere de ninguna ciencia. Existen varios sitios web de terceros comoIndifyyWidgetboxque te permiten copiar e incrustar diferentes tipos de widgets en tus páginas de Notion en un abrir y cerrar de ojos.

6Crear botones para tareas repetitivas en Notion

Notion ofrecevarios trucos de automatizacióny uno de ellos es la capacidad de crear botones para tareas repetitivas. Supongamos que desea crear una entrada de diario, un esquema de proyecto, tareas diarias o notas de reuniones con un diseño predefinido. Puede crear un botón a partir de él e insertarlo con un solo clic.

1. Escriba/botóny presione Enter.

   

2. Dale un nombre, asígnale un icono y seleccionaNueva acción.

   

3. SeleccioneInsertar bloquesdebajo del bloqueHacer estediseño con múltiples opciones de formato como listas, encabezados, resaltadores, tareas y más.

   

4. Haga clicen Listo.

   

5. Ahora puede duplicar o copiar este botón en las páginas relevantes e insertar bloques relevantes con un solo clic.

5Crear automatización de bases de datos

Si trabajas con bases de datos complejas en Notion, te recomiendo que experimentes con reglas de automatización para crear un flujo de trabajo fluido. Por ejemplo, cuando alguien cambia el estado de una tarea deEn progresoaEn borrador, puedes elegir recibir una notificación en un canal de Slack de la empresa. Las posibilidades son infinitas.

1. Abra una base de datos existente que desee automatizar y selecciónela en la parte superior. Haga clic enNueva automatización.

   

2. Seleccione cuándo el estado se establece enCompletado.

   

3. Haga clic enNueva accióny conecte su espacio de trabajo de Slack.
4. Seleccione su canal de Slack y haga clic enCrear.

   

Es una función imprescindible para los gerentes de proyectos que a menudo trabajan con plazos ajustados.

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4Agrupamiento en bases de datos

Este es otro truco útil que me hubiera gustado aprender antes. Cuando tienes una base de datos enorme, también puedes filtrarla por categorías y grupos. Aquí he creado un rastreador de suscripciones y ahora quiero comprobar todas las suscripciones activas relacionadas con Productividad.

1. Abra una base de datos de Notion y haga clic en el menú de tres puntos en la esquina superior derecha. Haga clic enAgrupar.

   

2. SeleccionaCategoríay listo.

Ahora puedo ver cuánto gasto cada mes en categorías específicas como Música, Productividad, TV y Video y Creatividad.

3Agregar rango de fechas en bases de datos

¿Trabajas a menudo con tareas complejas en una base de datos? En lugar de simplemente agregar una fecha de vencimiento, puedes insertar un rango de fechas para un mejor seguimiento. Cuando agregues una columna de fecha, selecciona una celda y habilita el interruptorde fecha de finalización. Ahora puedes agregar una fecha de inicio y una fecha de finalización y verificar el rango de fechas en acción.

2Crear tareas recurrentes en Notion

No hay forma de generar tareas recurrentes en Notion. Sin embargo, puedes usar este truco útil para realizar la tarea.

1. Abra una base de datos de Notion. SeleccioneNuevoen la parte superior y haga clic enCrear plantilla.

   

2. Dale un nombre y selecciona una categoría. Haz clicen Atrás.
3. Seleccione la flecha hacia abajo junto a Nuevo y elija la plantilla.

   

4. Haga clic en el menú de tres puntos que se encuentra al lado y seleccioneRepetir.

   

Establezca su frecuencia diaria, mensual, semanal, anual o un cronograma personalizado y listo.

1Crea gráficos para tu base de datos de Notion

Aquí es donde Notion realmente me sorprendió. Además de una larga lista de opciones de base de datos, incluso puedes insertar gráficos en tu página de Notion.

1. Abra su base de datos de Notion, haga clic en el ícono+y seleccioneGráfico.

   

2. Notion inserta un gráfico basado en la información disponible.
3. Haga clic en el menú de tres puntos, elija uno de los estilos de gráfico y elija lo que desea mostrar en el eje X y el eje Y.

   

Como siempre, las opciones de personalización son infinitas aquí.

Enamórate de Notion una vez más

Estos trucos de Notion han cambiado por completo la forma en que uso esta increíble herramienta. No solo me han ahorrado tiempo, sino que también han mejorado mi productividad y, honestamente, han hecho que Notion sea aún más agradable. Dicho esto, son solo la punta del iceberg. Te animo a que experimentes para descubrir aún más joyas ocultas dentro de Notion. Consulta mi guía dedicada si estás buscandousar Notion para mantenerte al día con tu vida.