El manejo de cientos de filas, columnas y tablas dinámicas suele dar como resultado un conjunto de datos imperfecto. Un libro de trabajo de Excel enorme suele estar plagado de inconsistencias, errores, valores faltantes, duplicados y formatos innecesarios que arruinan todo el análisis. Pero aquí es donde entra en juego el poder de Excel. La solución de hojas de cálculo de Microsoft ofrece un sólido conjunto de herramientas de limpieza de datos para transformar datos caóticos en una base bien organizada y lista para el análisis.

Tanto si es un analista experimentado como si recién está comenzando su andadura en el mundo de los datos, los consejos que se indican a continuación le ayudarán a dominar el arte de la limpieza de datos en Excel. Sin duda, le permitirán eliminar esos molestos errores, optimizar su flujo de trabajo y aprovechar todo el potencial de sus datos.

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7Deshágase de los espacios adicionales

Esto es lo primero que debes hacer después de crear una base de datos en Excel. Aunque esos espacios adicionales parecen inofensivos, son saboteadores silenciosos que añaden inconvenientes de maneras que quizás ni siquiera te des cuenta. Estos espacios adicionales distorsionan tu análisis, estropean la clasificación y el filtrado e incluso provocan desajustes y errores.

Utilice la herramienta Buscar y reemplazar

La herramienta Buscar y reemplazar es una de las formas más sencillas de eliminar espacios adicionales en Excel. Veamos cómo funciona.

1. Abra su libro de Excel.
2. Presione las teclasCtrl + H(control + H en Mac) para abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
3. En el cuadro de diálogoBuscar, presione la tecla espaciadora dos veces.
4. Vaya al cuadro de diálogoReemplazar cony presione la tecla espaciadora una vez.
5. Haga clic enReemplazar todo.

   

Excel debería reemplazar los espacios dobles accidentales con un solo espacio.

Eliminar espacios adicionales usando TRIM

Si no desea utilizar la herramienta Buscar y reemplazar, explore la función RECORTAR en Excel para realizar el trabajo.

1. Crea una nueva columna junto a la que tiene espacios adicionales. Esta contendrá temporalmente los datos limpios.
2. En la primera celda de la nueva columna, introduzca la fórmula TRIM. Por ejemplo, si los datos originales están en la columna A y ha añadido una nueva columna B, en la celda B1, escriba=TRIM(A1).

   

3. Muestra el resultado depurado en B1. Seleccione la celda y muévala a la esquina inferior derecha.
4. Haga clic y arrastre el controlador de relleno hacia abajo en la columna hasta llegar a la última fila de los datos. Esto copiará la fórmula TRIM a todas las celdas de la columna B.

   

5. Seleccione todas las celdas de la columna B y presioneCtrl + Cpara copiar los datos.
6. Pegue los mismos valores en la columna A.

Ahora puedes eliminar la columna B.

6Eliminar todas las celdas en blanco

Las celdas en blanco en Excel pueden ser complicadas. A veces, son legítimas, generan errores o simplemente interfieren con el análisis. Puedes manejarlas visualmente, pero cuando trabajes con conjuntos de datos grandes, sigue los pasos a continuación para hacerlo.

1. Abra su libro de Excel y presione las teclasCtrl + Gpara abrir elcuadro de diálogo Ir a.
2. Haga clic enEspecial.

   

3. Seleccioneel espacio en blancoy haga clic enAceptar. Deberían resaltarse todas las celdas en blanco en su libro de trabajo.

   

Ahora, depende de usted cómo tratarlos. Puede eliminar filas o columnas enteras (con precaución), reemplazarlas con valores específicos, completarlas con valores adyacentes (arrastrando cerca de las celdas) y más.

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5Ejecutar un corrector ortográfico

Antes de compartir su libro de Excel con otros, asegúrese de ejecutar una revisión ortográfica una vez para evitar errores embarazosos.

1. Abra su libro de Excel y diríjase a la pestañaRevisaren la parte superior. Haga clic enOrtografía.

   

2. Eche un vistazo a las sugerencias y haga clic enCambiaroIgnorar.

   

Si tiene una palabra que usa con frecuencia pero que no está en el diccionario de Excel, haga clic en Agregar al diccionario para evitar que aparezca marcada en el futuro.

4Eliminar duplicados

Esta es otra forma elegante de simplificar los conjuntos de datos en Microsoft Excel. La herramienta está integrada en Excel.

1. Seleccione Datos en su libro de Excel.
2. Haga clic enEliminar duplicadosenHerramientas de datos.

   

3. Seleccione las columnas de las que desea eliminar los duplicados. Haga clic en Aceptar.

   

Excel muestra un mensaje que indica la cantidad de valores duplicados eliminados.

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3Borrar formato

En algunos casos, es posible que desees borrar el formato de tu libro de Excel. Si se trata de un formato normal, como el color, el resaltador o la alineación, selecciona celdas, ve aInicio > Edición > Borrary seleccionaBorrar formatos.

Si se trata de formato condicional, utilice los pasos a continuación.

1. SeleccioneInicio > Formato condicional.
2. ExpandaBorrar reglasy seleccioneBorrar reglasde toda la hojaode celdas seleccionadas.

   

2Cambiar mayúsculas y minúsculas

¿Desea manipular datos en una hoja de Excel en términos de mayúsculas y minúsculas? Utilice distintas funciones para realizar cambios.

• =MAYÚSCULAS(dirección de celda) – Cambia a mayúsculas
• =LOWER(dirección de celda) – Cambia a minúsculas
• =PROPER(dirección de celda) – Para conversión de mayúsculas y minúsculas

Puede arrastrar una celda y expandirla hasta la parte inferior para aplicar lo mismo en todas las celdas de la columna.

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1Análisis de datos de texto a columna

Si su libro de Excel tiene información del cliente, número de modelo del dispositivo, dirección y otra información separada por espacio, coma o punto y coma, puede separar claramente el texto en varias columnas.

1. Seleccione una columna de la que desea separar el texto.
2. SeleccioneDatosy abrael Asistente para convertir texto en columnas.

   

3. Eche un vistazo a su columna y seleccioneSiguiente.

   

4. Seleccione Tabulación, Punto y coma, Comando, Espacio u otro (especifique por cuál desea separar el texto).

   

5. Haga clic enSiguientey observe la vista previa con las nuevas columnas. SeleccioneFinalizar.

   

Por otro lado, si desea combinar varias cadenas de texto en una celda, utilice la función Concatenar.

1. Crea una nueva columna y selecciona la primera celda.
2. Tipo =CONCAT(referencia de celda). Por ejemplo=CONCAT(J6,K6).
3. Presione Enter y verifique el resultado. Arrastre y suelte la celda hasta la parte inferior para aplicar el mismo resultado en toda la columna.

   

Datos ordenados, mejores resultados

Lidiar con datos inconsistentes en Excel nunca es una buena idea. Si sigue los trucos anteriores, podrá dominar fácilmente el arte de la limpieza de datos en Excel. Además de la estética, también brinda información confiable e informes precisos y ayuda a tomar decisiones informadas. Asegúrese de invertir un poco de tiempo y esfuerzo en limpiar sus conjuntos de datos y allanar el camino para obtener resultados más impactantes.

En lo que respecta al análisis de datos, también puede utilizar Microsoft Copilot para eliminar el trabajo tedioso y manual. Consulte nuestra guía independiente parapotenciar su hoja de cálculo de Excel con Microsoft Copilot.