A veces puede resultar difícil realizar un seguimiento del arte digital y en línea. Se utiliza una gran cantidad de software diferente para crear piezas de arte o diseño digitales y, con todos los archivos y activos que necesitan organizarse, es fácil perder el rastro de los procesos eficientes si no se tienen sistemas establecidos. Es posible que crea que las cosas funcionan bastante bien hasta que un día no pueda encontrar algo. Por eso, siempre es útil aprender nuevas formas de mejorar el proceso mediante la optimización de la organización de activos y archivos.
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6Utilice herramientas con todo integrado
Crea, programa y colabora en un solo lugar
Puede que no sea posible para todas las formas de arte digital, pero hay una cantidad cada vez mayor de software disponible para ayudarle a crear su arte, colaborar con otros y programar o compartir su trabajo, todo en el mismo lugar.
Los productos de Adobe y Canva son dos excelentes opciones que fomentan la colaboración, la creación y el uso compartido.El software creativo alternativo de código abiertopuede carecer de estas funciones, pero como dicen, a menudo se obtiene lo que se paga en el software que no es de código abierto.
Mi herramienta favorita que permite almacenamiento, acceso multiplataforma, colaboración, organización y mucho más es Adobe Express. Con actualizaciones recientes, puedes vincular activos en vivo desde otro software de Adobe para editarlos en Express, puedes programar contenido de redes sociales directamente desde el calendario de contenido de Express y, al mismo tiempo, guardar todo en Creative Cloud para un almacenamiento y acceso sencillos.
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5Benefíciese de los sistemas de gestión de contenidos
No se trata solo de almacenar tus archivos, sino también de organizar procesos y proyectos.
Ya sea que trabajes como parte de un equipo más grande o solo, y ya sea que te concentres únicamente en el arte digital como pasatiempo o como emprendimiento comercial, la organización en todas sus formas agilizará tus procesos creativos.
Hay muchos sistemas de gestión de contenido (CMS) entre los que puede elegir, como Airtable, Asana, Monday.com, Notion y muchos más. Algunos de ellos tienen opciones gratuitas, planes individuales u opciones comerciales para equipos más grandes.
Puedes usarlos solo para ti, para ayudarte a organizar tus proyectos, documentos de clientes, notas, activos, pautas de marca y mucho más. La organización dentro del flujo de trabajo también te ayudará a mantener tus archivos en orden, ya que tendrás un sistema implementado que no querrás alterar.
En cuanto al uso de CMS, también puede beneficiarse de aplicaciones de productividad como TickTick oNotion, que es una gran herramientaque se puede utilizar como aplicación de tareas pendientes, CMS o para comunicación interna.
4Empaqueta tus archivos de diseño correctamente
No pierdas elementos esenciales
Esto no es relevante para todos los archivos o activos de arte digital, pero si está trabajando en el diseño para procesos de impresión o cualquier trabajo para un cliente en el que debe enviar archivos en vivo al cliente o a una impresora, entonces empaquetar sus archivos es imperativo para la organización y un flujo de trabajo optimizado.
Por ejemplo, si estás creando diseños de maquetación con Adobe InDesign o una alternativa de edición de escritorio como Scribus o QuarkXPress, una vez que el proyecto esté terminado, debes empaquetar los archivos. En InDesign, esto se puede hacer desdeArchivo>Empaquetar.
Al empaquetar sus archivos, se extraen todos los elementos activos, como las imágenes importadas o colocadas y el archivo de fuente activo, y se guardan en su propia carpeta junto con el documento activo y el PDF guardado. Esto también ofrece una advertencia si se pierde algún activo, lo que le brinda la oportunidad de volver a vincularlos. Vincular todos los activos es importante cuando envía sus proyectos a otras personas; de lo contrario, sus sistemas sustituirán las fuentes o pixelarán las imágenes porque no pueden acceder a las versiones de alta calidad.
3Técnicas de nomenclatura y anidación de archivos
Encuentra un sistema que funcione para ti
No existe una técnica de anidación y denominación que se adapte a todos los casos en los archivos digitales. Sin embargo, muchas técnicas exitosas siguen un patrón similar. Depende en gran medida de la cantidad de resultados que generes, del tamaño de tu negocio o afición artística, de la cantidad de clientes o proyectos con los que trabajes y de la antigüedad de los datos que debas conservar.
Para empresas más grandes o con un historial de archivos más extenso, tal vez pueda optar por anidar las carpetas de sus archivos con nombres de cada año, luego separados por cada mes y luego por cada semana dentro de un mes. Para facilitar el seguimiento, todos los archivos se pueden guardar en la carpeta con la fecha de la primera semana en que comenzó el proyecto, en lugar de cuando finalizó.
Dentro de la carpeta de tu proyecto o cliente, también debes establecer una forma de almacenar los archivos y activos del proyecto. Esto incluye qué, dónde y cuándo guardar los activos, así como técnicas de nombres predecibles para una organización de archivos mucho más sencilla. El uso de una técnica de nombres predecible es excelente para tu yo futuro, ya que sabrás cómo buscar tipos de archivos específicos sin necesidad de buscar en cada carpeta y abrir archivos para ver cuáles son.
Estas prácticas de nombres podrían verse así: Nombre del cliente>Proyecto 1 | Proyecto 2 | Proyecto 3>Archivo en vivo | Archivos digitales>Redes sociales>Instagram | Facebook | LinkedIn | YouTube | Archivos de impresión>CMYK | Pantone.
Dentro de la carpeta de tu proyecto, debes tener carpetas separadas para cada tipo de archivo, como AI, PSD, PNG, SVG, PDF, fotos, formatos RGB, formatos CMYK, imágenes de redes sociales y cualquier otra cosa que necesites para el resultado de tu proyecto. Esto hará que la organización y el acceso futuro sean sencillos.
2Elija un sistema de nube consistente
Invierta en un centro de almacenamiento en la nube principal para uso a largo plazo
El almacenamiento basado en la nube no solo es una excelente solución moderna para almacenar sus archivos, sino que también ayuda con la colaboración en línea entre socios del proyecto, clientes y partes interesadas cuando sea necesario.
Hay muchas opciones de almacenamiento en la nube y es probable que tengas acceso a varias de ellas sin siquiera intentarlo. Los usuarios de Apple tienen iCloud, los de Outlook tienen OneDrive, los de Microsoft pueden usar SharePoint, y también están Dropbox, Google Drive, Creative Cloud y muchas más opciones. La mayoría de estas opciones se pueden conseguir sin tener que esforzarnos para encontrar un almacenamiento en la nube específico, así que imagina lo que hay disponible si buscas más.
Con tantas opciones, podría parecer fácil simplemente usar todo el almacenamiento gratuito de todas las ofertas de almacenamiento en la nube en lugar de pagar por una mayor cantidad de almacenamiento en un solo lugar, pero eso causa estragos en la gestión creativa de archivos.
Elige un tipo de almacenamiento en la nube y luego paga para actualizar a una cantidad de almacenamiento mayor. Probablemente 1 TB debería ser el mínimo, pero 2 TB es una buena opción de seguridad. O bien, siempre puedes actualizar tu almacenamiento en la nube según sea necesario más adelante.
Tener todos sus archivos almacenados en un sistema coherente significa que es más fácil para usted mantener la calma y organizar los archivos, pero también ayuda a agilizar los procesos de uso compartido o colaboración con sus clientes, socios de impresión, compañeros de proyecto o cualquier persona con la que necesite compartir. Esto ofrece el mayor beneficio cuando se utiliza una cuenta empresarial, ya que todos pueden iniciar sesión en el mismo centro para acceder a los archivos desde su propia computadora o cuenta.
1Utilice tanto el almacenamiento en la nube como el almacenamiento local
Además de una copia de seguridad adicional, para estar seguro.
Uno de los consejos más importantes para organizar tus archivos creativos es asegurarte de guardarlos en varios lugares. Si bien el factor de riesgo depende del uso que le des, si estás orgulloso de tu arte digital, sea cual sea el uso o el tipo, debes asegurarte de que esté seguro en caso de circunstancias imprevistas.
Muchos programas creativos digitales vienen con almacenamiento en la nube integrado; sin embargo, yo no confiaría completamente en eso. Especialmente si eres un usuario de Adobe que depende del almacenamiento de Creative Cloud: a cualquiera que cancele su suscripción a Creative Cloud se le reducirá su almacenamiento en la nube de la cantidad actual (ya sea que tenga la opción de 1 TB, 20 GB o 100 GB) a 2 GB, con un margen de 30 días para garantizar que esté por debajo del límite. Si, después de 30 días, su almacenamiento de archivos supera los 2 GB, es posible que, en palabras de Adobe, pierda el acceso a los archivos sobrantes.
Para garantizar la protección total de sus archivos, elija al menos dos tipos y ubicaciones de almacenamiento. Considere un almacenamiento en la nube y un repositorio local o basado en SSD.Las unidades de disco duro también se siguen utilizando muchoen la actualidad.
Para una mejor protección, se recomiendan tres ubicaciones de almacenamiento para la mayoría de los entornos profesionales. Esto puede incluir dos en la nube y una unidad de almacenamiento, o una en la nube, una local y un disco duro, o cualquier otra combinación que le brinde tranquilidad y seguridad.
Debes realizar copias de seguridad de tus archivos en todas las ubicaciones al final de cada día laboral. Si es más bien un pasatiempo, una vez a la semana puede ser suficiente. Comprueba periódicamente que tu almacenamiento de archivos sigue funcionando como debería. No confíes simplemente en la esperanza de que nada saldrá mal.
¿Con qué frecuencia debes comprobar el estado de tu disco duro?
Todos sabemos que debemos monitorear nuestras unidades de almacenamiento para evitar la pérdida de datos, pero ¿exactamente con qué frecuencia es suficiente?
Nunca es demasiado tarde para mejorar la gestión de tus archivos de arte digital
Los consejos que se ofrecen no se limitan a la gestión de archivos artísticos, sino que sirven para gestionar el proceso de organización del flujo de trabajo creativo, que incluye en gran medida la gestión de archivos y activos. Un flujo de trabajo limpio y optimizado da como resultado un resultado creativo eficiente. Las mentes creativas suelen funcionar mejor en entornos limpios, incluidos los entornos en línea. Ya sea que esté reevaluando qué software utilizar, moviendo todo a un único almacenamiento en la nube, garantizando una cantidad segura de ubicaciones de almacenamiento de respaldo o simplemente cambiando el nombre de sus archivos para facilitar su uso y eficiencia, estos consejos pueden mejorar la gestión de sus archivos y activos creativos y, por lo tanto, su flujo de trabajo.