Sin duda, Microsoft Excel es un potente software de hojas de cálculo para el análisis y la manipulación de datos. Dicho esto, incluso los usuarios más experimentados de Excel pueden tener problemas de rendimiento cuando se enfrentan a conjuntos de datos masivos. Esto puede provocar pérdida de horas, productividad y análisis imprecisos. Antes de descartar Excel en favor de una alternativa, asegúrese de implementar algunas técnicas estratégicas para manejar conjuntos de datos tan grandes con facilidad y liberar su verdadero potencial en poco tiempo.
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7Define tus objetivos
Crear una base de datos enorme sin un objetivo claro es una receta para el desastre. Es como zarpar sin un mapa. Por eso, antes de empezar a llenar filas y columnas, tómate un momento para definir tus objetivos.
¿Está buscando tendencias en los datos de ventas e identificando segmentos de clientes? ¿Quiere comprender el comportamiento de los clientes, predecir el rendimiento futuro o identificar áreas de mejora? Por ejemplo, si su objetivo es identificar los productos con mejor rendimiento en sus datos de ventas, puede centrar su análisis en columnas relevantes como el ID del producto, las cifras de ventas y, tal vez, la región, y evitar fórmulas y cálculos innecesarios.
6Optimizar el rendimiento del libro de trabajo
Con el tiempo, su libro de Excel puede incluir celdas con información oculta que no es necesaria. Es posible que estas celdas no tengan datos, pero aún así ocupen espacio debido al formato, los espacios en blanco o los caracteres que no se imprimen. Esta práctica puede provocar una importante ralentización del libro de Excel.
Puede ejecutar las herramientas de rendimiento integradas de Excel para eliminar el exceso de formato, los metadatos innecesarios y los estilos no utilizados. Pero no se preocupe, esto no afecta los datos de su hoja de cálculo.
- Abra un libro de Excel con bases de datos grandes.
- SeleccioneRevisaren la parte superior y haga clic enVerificar rendimiento.
- SeleccioneOptimizar todoy verifique que el equipo de rendimiento de Excel esté en acción.
No utilice esta función si su libro de Excel contiene una o más hojas dedicadas a Pixel Art. Dado que Excel no puede diferenciar entre una celda de Pixel Art y una celda en blanco no deseada, eliminará Pixel Art. Si la utiliza por accidente, utilice Deshacer para recuperar estas celdas.
5Explorar tablas y filtros
Su libro de Excel no le servirá de nada si tiene conjuntos de datos aburridos. Debe convertirlos en tablas para poder organizar, manipular y analizar sus datos de forma estructurada. Convertir un rango de celdas en una tabla de Excel le permitirá disponer de encabezados claramente definidos y filas organizadas, y será mucho más fácil comprender y navegar por su información.
- Abra un libro de Excel con un conjunto de datos grande.
- SeleccioneInsertaren la parte superior y haga clic enTabla.
- Excel detecta automáticamente el rango de tablas. Habilite la opciónMis tablas tienen encabezados y haga clic enAceptar.
- Su mesa está lista para usarse.
Las tablas incluyen controles de filtro listos para usar en la fila de encabezado, lo que le permite ordenar y filtrar datos según sus criterios rápidamente. Con los filtros, puede ocultar temporalmente las filas que no cumplen con sus criterios y centrarse en los datos que necesita.
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4Crear gráficos y tablas dinámicas
Los gráficos y las tablas dinámicas son dos de las herramientas más importantes para visualizar y resumir grandes conjuntos de datos en Excel. En lugar de intentar encontrar patrones y tendencias de datos en una tabla grande, puede simplemente crear una tabla dinámica a partir de las columnas relevantes y generar distintos gráficos para analizar los hallazgos clave.
Si domina los gráficos y las tablas dinámicas, podrá descubrir el verdadero potencial de sus grandes conjuntos de datos. Podrá analizar, resumir y tomar decisiones basadas en datos con confianza.
Supongamos que tiene un gran conjunto de datos de transacciones de ventas con columnas para la fecha, el ID del producto, la categoría del producto, la región y el monto de las ventas. Puede crear un gráfico de líneas con la fecha en el eje X y el monto de las ventas en el eje Y y mostrar visualmente las tendencias de ventas a lo largo del tiempo. Incluso puede crear una tabla dinámica con un resumen de ventas para cada categoría de producto en cada región.
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3Explorar el formato condicional
Como sugiere el nombre, el formato condicional es una herramienta sólida para aplicar formato a celdas según reglas o criterios específicos. El formato condicional le ayuda a identificar rápidamente puntos de datos y tendencias importantes dentro de un mar de información. Suponga que tiene datos de ventas de cada empleado y desea destacar a aquellos que no han logrado alcanzar el objetivo anual.
En lugar de revisar manualmente los datos, puede crear una regla con formato condicional y resaltar esas celdas y empleados en un abrir y cerrar de ojos. Estas reglas funcionan en segundo plano y Excel sigue resaltando las celdas relevantes que cumplen esas condiciones.
- Abra un libro de Excel y seleccioneFormato condicionalen el menúInicio.
- Expandalas reglas de resaltado de celdasy haga clic enMenor que.
- Ingresemos 80000 para poder resaltar las celdas que están por debajo de dicho valor. Seleccione la opción de formato en el menú de la barra lateral. El valor predeterminado esRelleno rojo claro con texto rojo oscuro. También puede formatearlo con un tipo de texto, tamaño y color específicos.
- Haga clic enAceptary compruebe el formato condicional de Excel en acción.
2Utilice herramientas avanzadas de gestión de datos
También puede optar por herramientas avanzadas de gestión de datos como Power Pivot para trabajar con conjuntos de datos masivos de manera eficiente. Puede realizar cálculos, agregaciones y búsquedas más rápido que con las fórmulas tradicionales de Excel. Puede importar datos de varias fuentes (Excel, bases de datos, archivos de texto), trazar una relación entre ellos y obtener información más detallada sobre sus datos.
Puede utilizar fórmulas DAX (expresiones de análisis de datos), que están optimizadas para trabajar con grandes conjuntos de datos y realizan una amplia gama de funciones para realizar cálculos complejos.
Supongamos que tiene un gran conjunto de datos de transacciones de clientes con millones de filas. Con una combinación de Power Pivot y DAX, puede importar datos de transacciones e información de clientes y productos a Power Pivot y usar DAX para analizar tendencias de ventas, calcular el valor de vida de un cliente y más.
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1Elija fórmulas de Excel de forma inteligente
La eficiencia de las fórmulas desempeña un papel fundamental cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos. Por ejemplo, si desea buscar un valor específico en una tabla, utilice INDICE y COINCIDIR en lugar de BUSCARV para realizar el trabajo. BUSCARV examina todo el rango de búsqueda, lo que consume muchos recursos. INDICE y COINCIDIR solo examinan las columnas necesarias, lo que reduce la cantidad de celdas que Excel necesita procesar. Consulte nuestra guía dedicada paraobtener más información sobre las principales funciones de Excel.
Manipulación de datos en Excel
Administrar grandes conjuntos de datos en Excel no requiere de ninguna ciencia. Si implementa los consejos mencionados anteriormente, podrá superar fácilmente los problemas de rendimiento, eliminar los bloqueos frustrantes y realizar el análisis de datos sin problemas.
Además de estos trucos, también puedes explorar varias técnicas de automatización para transformar tu experiencia con Excel de frustrante a fantástica. Consulta nuestra guía dedicada aautomatizar tu libro de Excel en minutos.