¿Sus hojas de cálculo de Excel se mueven más lento que un atasco de tráfico en hora punta? Es hora de ponerlas a punto, ya que este tipo de comportamiento puede afectar a su productividad y a su vida. Así como existen atajos y estrategias para navegar por una ciudad ajetreada, existen trucos inteligentes para optimizar sus hojas de cálculo de Excel y lograr un rendimiento más fluido. En esta publicación, le mostraré mis prácticas habituales para solucionar problemas comunes de Excel y acelerar drásticamente los tiempos de carga.
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8Cerrar otras aplicaciones
Liberar recursos para Excel
Repasemos primero algunos conceptos básicos. Cerrar otras aplicaciones es un primer paso sencillo pero sorprendentemente eficaz. Después de todo, todos los programas que se ejecutan en el equipo consumen recursos (CPU y RAM). Al cerrar los innecesarios, le das a Excel más recursos con los que trabajar, lo que permite realizar cálculos más rápidos y realizar operaciones con mayor fluidez.
Si bien cerrar otras aplicaciones suele ser útil, tenga cuidado de no cerrar programas esenciales o cualquier aplicación que pueda no estar guardando su trabajo automáticamente.
7No abras demasiados libros de trabajo
Concéntrese en una cosa a la vez
Siempre es importante tener en cuenta la cantidad de libros de trabajo que tienes abiertos simultáneamente. Si tienes un equipo Windows o Mac básico, abrir demasiados libros de trabajo puede provocar problemas de rendimiento. Excel tarda en responder y presenta demoras notables al cambiar de libro de trabajo, ingresar datos o realizar cálculos.
Debes guardar y cerrar periódicamente los libros que no estés usando activamente. Esto libera recursos y simplifica la carga de trabajo de Excel. También puedes considerar combinar libros relacionados en un solo libro con varias hojas.
6Deshabilitar macros
Cuando no los necesitas
Las macros pueden proporcionar un método eficaz de Excel paraautomatizar tareas. Sin embargo, también pueden afectar significativamente el rendimiento, especialmente cuando hay demasiadas en un solo libro de trabajo o si están mal escritas. Peor aún, las macros se pueden utilizar para propagar malware o comprometer datos. Si no está utilizando macros de forma activa en un libro de trabajo en particular, es mejor desactivarlas.
La misma lógica se aplica a los complementos de Excel de terceros, que puedes desactivar cuando no estén en uso.
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5Disminuya la velocidad con los enlaces externos
Puede causar retrasos
Los vínculos externos en Excel pueden ser una fuente importante de problemas de rendimiento. Cuando su libro depende de vínculos externos, necesita acceder a esos archivos externos para actualizar los datos y las fórmulas. Esto puede causar demoras. Tiene varias opciones para minimizar los vínculos externos.
Puede incrustar datos directamente en su libro de trabajo, romper vínculos, consolidar libros de trabajo e incluso usar Power Query (más sobre esto más adelante). Puede navegar aDatos > Consultas y conexionespara romper vínculos.
4Optimizar el rendimiento del libro de trabajo
Eliminar información oculta innecesaria
Es posible que su libro de Excel complejo contenga celdas con información oculta que no es relevante. Carecen de datos significativos, pero aun así ocupan espacio, lo que puede afectar el rendimiento de su libro de Excel en poco tiempo. Afortunadamente, existe una forma integrada de solucionar este problema.
Abra un libro de Excel y vaya al menúRevisar > Verificar rendimiento. SeleccioneOptimizar todoy listo.
La opción no está disponible en Excel para Mac. Además, no deberías usar esta función cuando una de las hojas tiene Pixel Art. El software no puede diferenciar entre una celda Pixel Art y una celda negra irrelevante y puede eliminar el dibujo por completo.
3Utilice funciones eficientes
Un potenciador del rendimiento
Elegir lafunción adecuada para la tareaes fundamental para optimizar el rendimiento de Excel. Es importante comprender las ventajas de las distintas funciones para poder tomar decisiones informadas.
Supongamos que tiene un gran conjunto de datos de transacciones de ventas y desea calcular las ventas totales de una categoría de producto específica en un mes en particular. Ahora, puede utilizar la función SUMAPRODUCTO para realizar el trabajo, pero puede resultar un poco tedioso. Por ejemplo, la fórmula siguiente evalúa cada fila de las columnas A, B y C, incluso si la mayoría de las filas no cumplen los criterios.
=SUMAPRODUCTO((A:A="Categoría de producto")*(MES(B:B)=1)*(C:C))
En su lugar, puede utilizar la fórmula SUMIFS, que está diseñada específicamente para sumar valores según múltiples criterios.
=SUMAR.SI.CONJUNTO(C:C, A:A, "Categoría de producto", MES(B:B), 1)
Esta función busca filas que cumplan los criterios especificados.
2Sea preciso con los rangos
Haga que las fórmulas sean más fáciles de leer
Debe ser preciso con los rangos en una fórmula. Esto aumenta la precisión, reduce el riesgo de errores y marca una diferencia significativa en su experiencia general con Excel. Supongamos que tiene una fórmula para calcular las ventas promedio en la columna B. En lugar de usar=PROMEDIO(B:B), use=PROMEDIO(B1:B100)(si sabe que los datos de ventas solo llegan hasta la fila 100).
También debería considerar convertir sus datos en tablas. Las tablas ajustarán automáticamente las fórmulas para incluir nuevas filas y columnas.
1Considere usar Power Query
Para una limpieza y transformación de datos eficiente
Power Query es uno de lostrucos de Excel que me hubiera gustado conocer antes. Es una herramienta integrada de transformación y limpieza de datos. Cuando trabajas con conjuntos de datos grandes o complejos, Power Query puede resultar útil para lograr un flujo de trabajo eficiente.
Ofrece una amplia gama de funciones avanzadas, como filtrar, ordenar, agrupar, pivotar, fusionar y anexar datos, todo ello sin tener que escribir fórmulas complejas. Power Query aumenta el rendimiento, mejora la conectividad de los datos y simplifica la limpieza de los mismos. Consulta nuestra guía dedicada para conocer las principales razones para usarlo para el análisis de datos.
5 razones por las que deberías utilizar Power Query de Excel para el análisis de datos
El análisis de datos puede ser complicado y confuso, pero algunas herramientas ayudan a simplificarlo. A continuación, se explica por qué debería recurrir a Power Query de Excel para el análisis de datos.
Salude al análisis ultrarrápido
No es necesario que te hagas cargo de tus hojas de cálculo de Excel, ya que no son muy fáciles de manejar. Si implementas estos trucos, puedes transformar tus lentos y torpes libros de trabajo en máquinas eficientes y eficientes para procesar datos. Si trabajascon conjuntos de datos grandes en Excel, consulta mi guía dedicada a manejarlos como un profesional.