Si bien confiamos en Excel para todo, desde la simple elaboración de presupuestos hasta el análisis de datos complejos, muchos de nosotros seguimos estancados en el uso de las mismas funciones y trucos básicos que aprendimos hace años. Pero no tiene por qué ser así. Con el paso de los años, he descubierto un tesoro de atajos ocultos, consejos inteligentes y técnicas para ahorrar tiempo que han transformado la forma en que uso Excel.
En esta publicación, compartiré algunos de mis trucos favoritos que han mejorado mi flujo de trabajo de Excel y me han ayudado a ahorrar innumerables horas.
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8Explora la biblioteca de plantillas de Excel
Al ser el software de hojas de cálculo más antiguo,no faltan plantillas para Excel. Siempre que quiero empezar un nuevo libro de trabajo, primero recurro a la biblioteca de plantillas oficial para encontrar una opción adecuada que tenga la estructura básica, las fórmulas y el formato establecidos. Esto elimina una gran parte del trabajo manual y me permite centrarme en introducir datos y personalizar la plantilla para satisfacer mis necesidades específicas.
Las plantillas oficiales son creadas por expertos y probadas exhaustivamente, por lo que minimizan el riesgo de errores que pueden aparecer cuando creas una hoja de cálculo tú mismo. Además, estas plantillas están diseñadas con una estética profesional paradarle un aspecto pulido a tus hojas de cálculo.
7Compruebe si hay complementos innecesarios
Existen cientos de complementos para Excel. Si bien son útiles para ampliar la funcionalidad de su libro de trabajo, no necesariamente los necesita cada vez. Tener demasiados complementos habilitados, especialmente aquellos que rara vez o nunca usa, puede reducir significativamente el rendimiento de Excel.
- Inicie Excel y haga clic enArchivoen la parte superior.
- SeleccionarOpciones.
- Haga clic enComplementos. SeleccioneIr.
- Desactive los complementos innecesarios y estará listo.
Al deshabilitar complementos innecesarios, puede liberar recursos del sistema, mejorar el tiempo de inicio de Excel y disfrutar de un flujo de trabajo más fluido.
6Aprenda los atajos de teclado esenciales de Excel
Esto no debería sorprendernos. Existen cientos de atajos de teclado para Excel. Entre ellos, puedes dominar algunos de los más importantes para acelerar tu flujo de trabajo. En lugar de pasar minutos desplazándote y haciendo clic, completas la tarea en cuestión de segundos sin mover los dedos del teclado. Reduce los errores, aumenta la eficiencia y demuestra tu competencia en Excel frente a tu jefe y compañeros de trabajo.
Repasemos algunos de los atajos de teclado menos conocidos para Excel.
- Ctrl + Shift + ; : Insertar la hora actual
- Ctrl + ; : Insertar la fecha actual
- Ctrl + 9: Ocultar las filas seleccionadas
- Ctrl + 0: Ocultar las columnas seleccionadas
- Ctrl + Shift + A: Insertar argumentos en una fórmula
- Ctrl + Shift + F4: Cerrar el libro activo
- F11: Crear un gráfico a partir de los datos seleccionados en una nueva hoja
- Alt + W + F: congela paneles para mantener filas o columnas específicas visibles mientras se desplaza
Ni siquiera he empezado a explicarlos. No intentes memorizarlos todos a la vez. Comienza con algunos que sean relevantes para tus tareas más frecuentes y practícalos con regularidad.
5Aplicar formato automáticamente
El formato condicionales una herramienta poderosa en Excel que le permite aplicar formato automáticamente a las celdas en función de sus valores o condiciones. Esto le ahorra la necesidad de escanear manualmente grandes conjuntos de datos para encontrar la información que necesita.
Supongamos que está gestionando el inventario en Excel. Puede utilizar el formato condicional para resaltar en amarillo las celdas en las que los niveles de inventario estén por debajo de un determinado umbral. De manera similar, los analistas financieros pueden utilizar escalas de colores para visualizar el rendimiento de diferentes inversiones a lo largo del tiempo.
Si bien el formato condicional es útil, no debes exagerar con demasiadas reglas, ya que puede ralentizar tu libro de trabajo.
4Aproveche las tablas dinámicas
Las tablas dinámicas ofrecen una forma sólida de resumir, analizar y explorar grandes conjuntos de datos con una velocidad y una flexibilidad increíbles. Básicamente, actúan como tablas dinámicas que agregan información y calculan sumas, promedios, recuentos y más. No es necesario lidiar con fórmulas manuales ni cálculos tediosos.
Por ejemplo, si es analista de ventas, puede utilizar tablas dinámicas para resumir al instante los datos de ventas por región o producto. Y cuando los datos de origen cambien, las tablas dinámicas se podrán actualizar con un solo clic.
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3Utilice la validación de datos
La validación de datos es una característica fundamental de Excel que permite controlar el tipo de datos que se pueden introducir en una celda. Esto reduce el riesgo de errores que pueden dar lugar a cálculos inexactos, análisis defectuosos y, en última instancia, a una mala toma de decisiones.
- Abra una hoja de Excel y seleccione una columna. Vaya aDatos > Herramientas de datos > Validación de datos.
- Seleccione el tipode lista, haga clic en la flecha hacia arriba juntoa Fuente.
- Seleccione los valores que desea agregar y haga clic enAceptar.
- Ahora puede ver un menú desplegable que aparece debajo de todas las celdas de una columna específica.
2Crear y utilizar macros
Las macros de Excel son como miniprogramas que automatizan tareas repetitivas. Pueden registrar una secuencia de acciones, como dar formato a celdas, insertar fórmulas o generar informes, y luego reproducirlas con un solo clic o un atajo de teclado.
Supongamos que trabajas para una agencia de marketing y gestionas campañas en redes sociales para varios clientes. Todas las semanas recibes informes de rendimiento de distintas plataformas (Facebook, Twitter, Instagram) en archivos de Excel independientes.
Ahora puedecrear una macroque abra cada archivo de informe, identifique y copie los datos relevantes, cree una nueva hoja de cálculo, pegue los datos, aplique un formato uniforme y genere gráficos. Las posibilidades son infinitas.
1Familiarícese con las funciones
Las fórmulas y funciones son la columna vertebral de Excel. Puedes analizar datos, automatizar tareas y aprovechar todo el potencial de las hojas de cálculo. Excel tiene un montón de funciones integradas en diferentes categorías, como matemáticas, texto, fecha y hora, lógica, finanzas, búsqueda y referencias e información estadística.
Por ejemplo, la función SI permite crear cálculos condicionales. En un informe de ventas, puede utilizar SI para categorizar automáticamente las ventas como "Altas" si superan un umbral determinado, "Medias" si se encuentran dentro de un rango específico y "Bajas" en caso contrario. Esto elimina la categorización manual y garantiza la coherencia.
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Desbloquear la eficiencia de Excel
Los consejos anteriores te garantizan que aumentarás tu eficiencia y te convertirán en un experto en Excel. ¿A qué esperas? Comienza a incorporar estos trucos a tu rutina diaria y verás cómo tu productividad se dispara. No dudes en seguir experimentando, explorando nuevas funciones y ampliando los límites de las capacidades de Excel. Después de todo, hay muchasformas creativas de utilizar el software de hojas de cálculo de Microsoft más allá del análisis de números.