Microsoft Excel es una herramienta muy capaz para organizar y analizar datos, pero en su forma original estos datos pueden resultar difíciles de leer. Si desea realizar una presentación con los datos de Excel, necesitará gráficos, y muchos de ellos, pero si desea utilizar Excel, la mejor manera de hacerlo es crear un panel para los datos más relevantes que desea destacar.
¿Qué es un panel de Excel? Se preguntará, ¿no? Básicamente, es una página que reúne la información más relevante en un formato fácil de entender. A continuación, le ofrecemos algunos consejos para crear un panel de Excel que tenga un aspecto excelente y proporcione la información que necesita presentar.
Cómo crear paneles interactivos en Microsoft Excel (y por qué debería hacerlo)
Transforme sus datos en información aprovechando el poder de las tablas dinámicas para crear paneles interactivos
4Utilizar tablas dinámicas
Tantos como necesites
Lo primero es lo primero: probablemente querrás usar tablas dinámicas para obtener solo los datos que necesitas. Las tablas dinámicas te permiten tomar datos de una tabla normal y filtrarlos en una tabla independiente que solo contiene los subconjuntos de información que necesitas dentro de esa tabla.
Por ejemplo, en la imagen de arriba, quiero comparar solo los puntajes de las pruebas comparativas de PCMark 10, por lo que creé una tabla dinámica que solo incluye esos puntajes de las pruebas comparativas, en lugar de trabajar con todos los puntajes de las pruebas comparativas que compilé en la tabla de origen. Luego puedo usar esta nueva tabla para graficar los puntajes que me interesan.
Lo que debes asegurarte de hacer es que, cuando crees una nueva tabla dinámica, la crees en una nueva hoja de cálculo, de modo que esté separada de la tabla principal. Lo bueno de esto es que puedes clonar la nueva hoja de cálculo tantas veces como quieras para crear más tablas dinámicas con diferentes conjuntos de datos. Esto realmente te ahorra muchos problemas.
Las tablas dinámicas se encuentran en la pestañaInsertar, y duplicar una hoja de cálculo es tan fácil como mantener presionadala tecla Ctrl(uOpciónen macOS) y arrastrar la hoja de cálculo en la parte inferior de la ventana de Excel.
3Separa tus gráficos de tus datos sin procesar
Su panel de control debe estar en una página dedicada
Si desea crear una presentación fácil de leer, es mejor mantener los gráficos separados de las tablas. A medida que cree más tablas dinámicas y gráficos basados en ellas, puede copiar esos gráficos e insertarlos en una nueva hoja de cálculo por separado. De esa manera, puede tener todos los gráficos atractivos en un solo lugar, mientras que los datos de origen permanecen ocultos y no abarrotan la pantalla.
Por supuesto, eso significa crear primero el gráfico en la misma hoja en la que se encuentra la tabla y luego copiarlo. Dado que puede cambiar fácilmente entre hojas de cálculo, también puede sumergirse en los datos sin procesar en cualquier momento para centrarse en puntos de interés específicos.
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2Personaliza tus gráficos según sea necesario
Excel tiene un montón de opciones
Si está creando gráficos para mostrar distintos tipos de datos, querrá asegurarse de crear gráficos distintos que se vean bien y mantengan el interés. Por ejemplo, si desea una vista holística que represente la participación de cada producto en sus ventas totales, un gráfico circular puede ser la mejor manera de demostrar cuál es su mayor fortaleza. Pero si desea comparar específicamente los puntajes de referencia de diferentes computadoras portátiles, un gráfico de barras es la mejor manera de hacerlo. Y si está tratando de ver tendencias en cómo han cambiado los valores durante un período determinado, un gráfico de líneas es la mejor manera de observar cómo han progresado los valores, de modo que pueda resaltar las fortalezas o debilidades de su estrategia.
Por supuesto, también es importante que el panel sea agradable a la vista, por lo que también querrá asegurarse de utilizar un estilo visual que sea agradable a la vista. El uso de un esquema de colores unificado en los diferentes gráficos, incluidas las leyendas adecuadas y el uso de líneas de cuadrícula pueden ayudar a que sus datos sean más fáciles de entender y capten mejor la atención de las personas.
Si quieres arriesgarte un poco, Excel también te permite usar imágenes personalizadas para gráficos de barras, por lo que, por ejemplo, puedes usar el arte de una pila de billetes para representar los ingresos de cada mes en un gráfico de barras. Probablemente no sea algo que quieras hacer en un entorno profesional, pero si quieres divertirte, ¿por qué no?
1Utilice segmentaciones de datos para filtrar datos fácilmente
Profundice en los detalles con mayor facilidad
Por último, otra herramienta que puede mejorar enormemente la calidad de tu presentación son las segmentaciones de datos. Las segmentaciones de datos te permiten centrarte en datos específicos de un gráfico determinado, por ejemplo, puedes tener un gráfico que incluya los productos más vendidos en general, pero puedes utilizar una segmentación de datos para centrarte en los productos de una marca específica y así tener una mejor idea de cuáles son tus puntos fuertes.
También puedes crear líneas de tiempo que te permitan filtrar datos según el momento de su origen, de modo que puedas analizar con más detalle períodos específicos. Es una excelente manera de obtener información más detallada sobre tus datos.
Puedes hacer excelentes presentaciones con Excel
Si tienes en cuenta estos consejos, podrás crear presentaciones excelentes en Excel que sean interesantes y atractivas (no diría que todos los gráficos que he mostrado anteriormente son geniales, son solo ejemplos). Se trata de herramientas que no todo el mundo conoce, pero familiarizarse con ellas sin duda te resultará muy útil si trabajas mucho con Excel. Se trata de una de las herramientas más valiosas deMicrosoft Officey todavía se utiliza mucho, lo que hace que este tipo de conocimiento sea muy valioso en el mercado laboral.
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No es demasiado tarde para aprenderlo.