A diferencia de las herramientas de toma de notas convencionales que existen, Notion ofrece una estructura flexible basada en bloques con funciones potentes y rápidamente se ha convertido en una aplicación de productividad de referencia para muchos. A lo largo de los años, la empresa ha añadido muchas funciones de automatización para transformar la toma de notas, la gestión de proyectos y el flujo de trabajo general en Notion. Ya seas estudiante, profesional o creativo, estos consejos de automatización transformarán la forma en que recopilas, clasificas y utilizas tu información.
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Crear una página de Notion desde cero es contraproducente. En su lugar, prueba estas plantillas para empezar.
¿Para qué puedes utilizar la automatización de Notion?
La automatización de Notion resulta útil en muchas situaciones. Veamos algunas de las formas útiles en las que puede resultar útil.
- Crea botones para agregar tus bloques usados frecuentemente con solo un clic
- Crea bloques sincronizados para mantener tus bloques actualizados en todas las páginas simultáneamente
- Configure la automatización de la base de datos donde pueda activar notificaciones de Slack (u otra aplicación de su preferencia) con actualizaciones de la base de datos
- Asignar etiquetas, fecha, estado y otras propiedades automáticamente
- Explora Notion AI para automatizar muchas otras tareas en una página
Antes de comenzar, asegúrese de revisar su flujo de trabajo actual. Trate de identificar los casos en los que enfrentó obstáculos con el trabajo manual y las tareas repetitivas. Una vez que identifique sus necesidades, siga los trucos a continuación para configurar Notion en modo piloto automático.
5Crear botones de Notion
La funcionalidad de los botones de Notion puede ser una característica poderosa para automatizar bloques, acciones y otras tareas repetitivas de uso frecuente. Puede crear entradas de diario, notas de reuniones, esquemas de proyectos e incluso insertar sus tareas diarias con un solo clic. Ya sea que se trate de una entrada de datos simple o de un flujo de trabajo complejo, los botones versátiles de Notion pueden automatizar una amplia gama de tareas. Creemos uno y veámoslo en acción.
- En el siguiente ejemplo, crearé un botón de Notion para agregar hábitos diarios a mis entradas de diario con un solo clic. Dirígete a tu página de Notion, escribe/buttony presionaEnter o Return.
- Dale un nombre relevante, comoHábitos diarios. Asigna un ícono del menú de emojis.
- Haz clic enAgregar acción. Verás varias opciones para agregar acciones. Para este ejemplo, seleccionemosInsertar bloques.
- Debes crear un bloque que quieras insertar con el botón Hábitos diarios. Aquí añadiré milista de tareasrutinarias .
- Escribe/Lista de tareas pendientesy agrega hábitos. También puedes hacer clic enAgregar otro pasopara agregar capas adicionales y continuar con la automatización de botones.
- Haga clicen Listo.
Puedes duplicar el botón, moverlo a otra página de Notion e incluso crear una plantilla a partir de él. A partir de ahora, puedes simplemente hacer clic en el botón Hábitos diarios para insertar la lista de tareas.
También puedes usar un botón de Notion para abrir una página o URL específica, cambiar una tarea específica, agregar o editar páginas en función de un filtro, etc. Las posibilidades son infinitas.
4Utilizar bloques sincronizados en Notion
Como sugiere el nombre, puedes convertir cualquier bloque en un bloque sincronizado y reutilizarlo en otras páginas. Cuando editas un bloque específico en una página, el software también debería actualizarlo en otros bloques.
- Abra una página de Notion y seleccione un bloque. ExpandaConvertir eny haga clic enBloque sincronizado.
- Copiar enlace al bloque. Es posible que notes un trazo rojo alrededor del bloque.
- Cuando pases a otra página de Notion, pégala comobloque sincronizadocomo se muestra en la siguiente captura de pantalla.
- Puedes intentar editar el bloque y deberías ver que tus ediciones se reflejan en todos los bloques sincronizados.
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3Utilice bases de datos vinculadas en Notion
¿Quieres reutilizar tu base de datos avanzada en Notion? Puedes crear una base de datos vinculada y mantenerlas sincronizadas en todas las páginas. El concepto es bastante similar al de los bloques sincronizados.
- Abramos una página de Notion que tenga una vista de tablero para un proyecto personal.
- Haga clic en el menú de seis puntos que se encuentra al lado y haga clic enCopiar enlace.
- Vaya a otra página y pegue el enlace. Péguelo como unavista de base de datos vinculada.
- Cuando agrega, edita o elimina una tarjeta en una base de datos, Notion también debería actualizarla en otras bases de datos.
2Automatización de bases de datos en Notion
La automatización de bases de datos abre un abanico de posibilidades para su espacio de trabajo de Notion. Lleva toda su experiencia de automatización al siguiente nivel. Le permite automatizar su base de datos en función de varias acciones. La función es similar a IFTTT (If This Then That), donde puede establecer condiciones y resultados deseados para su base de datos.
En el siguiente ejemplo, estableceré una condición para que Notion envíe una notificación a mi espacio de trabajo de Slack cada vez que alguien mueva la tarjeta a la columna "Listo". Primero, conectemos una cuenta de Slack a Notion.
- Abra su cuenta de Notion y diríjase aConfiguración y miembros.
- SeleccioneMis conexionesy haga clic enConectarenSlack.
- Sigue las instrucciones que aparecen en pantalla para completar la configuración. Tu cuenta de Slack y tu espacio de trabajo deberían aparecer en la parte superior.
- Muévase a su base de datos y haga clic en el menúAutomatización(ícono de rayo) en la parte superior.
- Haga clic enNueva automatización.
- SeleccioneAgregar disparador. ExpandaEstado.
- SeleccioneCompletar.
- Haz clic enAgregar acción. SeleccionaEnviar notificación de Slack a.
- Selecciona tu canal de Slack.
- Haga clic enCrear.
Este es solo un ejemplo de cómo puedes configurar la automatización de bases de datos en Notion. Puedes crear una acción personalizada según tus preferencias.
Notion ofrece aún más acciones cuando actualizas tu plan a uno de susplanes pagos. El precio comienza en $12 por mes. Notion Plus también ofrece bases de datos sincronizadas con aplicaciones de terceros, sitios web personalizados, gráficos, paneles, cargas de archivos ilimitadas y más.
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1Explorar las API de Notion
La API (interfaz de programación de aplicaciones) de Notion abre un abanico de posibilidades. Está dirigida principalmente a los desarrolladores que desean interactuar con Notion de forma programática. Funciona como un conector que permite que las aplicaciones y los servicios externos interactúen con su espacio de trabajo de Notion, recuperen sus datos y ejecuten distintas tareas.
Esto es lo que le permite conectar Notion con otras aplicaciones, crear automatizaciones personalizadas, desarrollar extensiones e incluso aplicaciones personalizadas que aprovechan los datos y la estructura de Notion. Consulte la guía dedicada de la empresa paracrear conexiones API de Notion.
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Noción en piloto automático
Desde la creación de botones personalizados y el uso de bloques sincronizados hasta la integración de tus aplicaciones favoritas, Notion ofrece amplias opciones para automatizar tu espacio de trabajo. Identifica tus necesidades, prueba algunos de los trucos anteriores y convierte tu configuración de Notion en una fuente de productividad sin esfuerzo.
Si aún no conoces Notion, al principio puede resultar bastante complicado utilizarlo, especialmente por su interfaz de usuario poco convencional. Consulta nuestra publicación dedicada a conocer losmejores trucos de Notion.