Microsoft Excel es la opción de facto para empresas y profesionales. Confiamos en él para todo, desde cálculos simples hasta análisis de datos complejos, pero muchos de nosotros seguimos atrapados en un ciclo de ingreso manual de datos y tareas repetitivas. Lidiar con filas, columnas y fórmulas interminables no debería ser una lucha constante. Aquí es donde la automatización de Excel entra en juego para minimizar errores, acelerar el flujo de trabajo y liberar su verdadero potencial.
En esta publicación, repasaremos técnicas de automatización innovadoras para recuperar esas preciosas horas y alcanzar un nivel completamente nuevo de eficiencia en Excel.
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6Automatizar tareas con macros en Excel
Las macros son la forma más común de automatizar un libro de Excel. En lugar de repetir las mismas tareas, puede grabar una macro de todos los pasos y ejecutar comandos tediosos con un solo clic. El sistema registra todos los clics del mouse y las entradas del teclado, por lo que le recomendamos que planifique los pasos con anticipación para reducir los errores durante la grabación en vivo.
- Abra cualquier libro de Excel. SeleccioneVeren la parte superior y expandaMacros.
- SeleccionarGrabar macro.
- Ingrese el nombre de la macro para un mejor reconocimiento, asigne una tecla de acceso directo si es necesario y almacene su macro en el libro actual o en su libro personal (esto le permite usar macros en todas sus hojas de cálculo de Excel).
- Realice y grabe tareas complejas de Excel, luego seleccioneDetener grabaciónen el mismo menú Macros.
A partir de ahora, cada vez que desee ejecutar la misma tarea, simplemente utilice el atajo de teclado o ejecute la macro desde el menú Ver macros. Recomendamos encarecidamente crear macros para sus tareas repetitivas a fin de aumentar la productividad, mejorar la coherencia y eliminar los errores manuales.
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5Utilice la pestaña Automatizar de Excel
Si es un usuario avanzado, explore Microsoft VBA (Visual Basic para Aplicaciones) para abrir una serie de posibilidades de automatización. Puede escribir macros personalizadas que, básicamente, actúen como miniprogramas dentro de Excel para automatizar tareas complejas y manipular datos. Esto permite alcanzar un nivel de automatización que va mucho más allá de lo que se puede lograr con las funciones integradas. VBA requiere algunos conocimientos de programación y no es algo que todos puedan hacer.
- Abra su libro de Excel y navegue hasta la pestañaAutomatizar.
- Puede echar un vistazo a varios scripts existentes, como eliminar hipervínculos, contar filas vacías, congelar la selección y más. SeleccioneNuevo script.
- Abre un editor de código en la barra lateral.
- Escriba un script y haga clic enEjecutarpara comprobarlo en acción.
Puedes crear tantos scripts como quieras y llevar la automatización de Excel al siguiente nivel. Depende totalmente de tus conocimientos y preferencias de programación.
En cualquier momento, puede abrir el menú Todos los scripts, revisar los scripts grabados y seleccionar el menú de tres puntos junto a ellos para ejecutarlos, editarlos, renombrarlos, copiarlos o eliminarlos.
4Utilice formato condicional
El formato condicional de Excel es como tener un superpoder para tus hojas de cálculo. Puedes aplicar formato automáticamente a las celdas según las reglas que definas. Por ejemplo, puedes usar el formato condicional para resaltar el 10 % de las cifras de ventas más importantes en una tabla.
Por ejemplo, supongamos que tenemos una cifra de ventas anual para cada empleado. Ahora, queremos destacar las cifras de ventas que están por debajo de las expectativas. Repasemos los pasos a continuación.
- Abra un libro de Excel y expandaFormato condicionaldesde la pestañaInicio.
- Expandalas reglas de resaltado de celdasy seleccioneMenor que.
- Escriba 80000 (ya que queremos resaltar todas las cifras de ventas por debajo de $80 000) y elija un formato (el valor predeterminado está establecido en Relleno rojo claro con texto rojo oscuro).
- También puedes personalizarlo con un formato específico. SeleccionaAceptary comprueba el formato condicional en acción.
Las posibilidades son infinitas. Puedes usar escalas de colores para ver los próximos plazos: rojo para las tareas vencidas y verde para las tareas que están en curso.
3Explora la visualización dinámica en Excel
Si bien existen varias formas de habilitar la visualización dinámica en Excel, las tablas siguen siendo la forma más sencilla de hacerlo. Puede convertir cualquier base de datos en una tabla y crear diferentes gráficos para comprender el patrón a lo largo del tiempo. El mayor beneficio es la automatización en segundo plano. Cuando agrega datos nuevos o edita cifras existentes, Excel actualiza automáticamente los gráficos asociados.
Contamos con una guía dedicada a cómo darle vida a sus datos de Excel con visualización dinámica. Asegúrese de consultarla para aprovechar al máximo sus aburridos conjuntos de datos.
Cómo dar vida a sus datos de Excel con visualizaciones dinámicas
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2Utilice complementos de Excel para automatizar tareas tediosas
Si las herramientas de automatización predeterminadas de Excel no son suficientes para usted, diríjase a la tienda de complementos para explorar herramientas de terceros. Power Automate es uno de esos complementos que crea flujos de trabajo automatizados entre sus aplicaciones y servicios favoritos para sincronizar archivos, recibir alertas, recopilar datos y más. Funciona con servicios de Microsoft como SharePoint, Office 365, Planner e incluso X, Trello y MailChimp.
No faltan complementos para Microsoft Excel. Consulta nuestra guía independiente para encontrar nuestras mejores opciones.
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1Utilice Microsoft Copilot
Si tienes un plan Copilot Pro (con un precio de $20 por mes), Microsoft desbloquea el asistente Copilot en todas las aplicaciones de oficina, incluido Excel. Puedes usar indicaciones de texto para aplicar formato, obtener información sobre los datos, generar código VBA y comprender tu base de datos en un abrir y cerrar de ojos. Veámoslo en acción.
- Abra un libro de Excel e inicie Copilot desde la esquina superior derecha.
- Queremos destacar cómo han ido las ventas de MacBook. EscribeResaltar todas las celdas con MacBooky pulsa Enter.
- Copilot sugiere un estilo de formato predeterminado con color de relleno amarillo y texto negro. Haga clic enAplicar.
- Ahora queremos calcular el total de unidades vendidas en las que la ganancia superó los $7000. Pídele a Copilot que haga lo mismo y recibirás una respuesta en poco tiempo.
- Copilot genera una fórmula y muestra el número de unidades que coinciden con nuestros criterios.
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Ahorre horas valiosas cada semana
Recuerda que la automatización de Excel no se trata solo de ahorrar tiempo (aunque es una gran ventaja). Se trata de eliminar errores, mejorar la precisión y centrarse en lo que realmente importa: analizar datos y tomar decisiones informadas. ¿A qué esperas? Implementa los trucos anteriores y conviértete en un usuario avanzado de Excel en poco tiempo.
Además de la automatización, también puedes explorar la galería de plantillas para acelerar tu flujo de trabajo. Consulta nuestra guía dedicada para encontrar lasmejores plantillas de Excel gratuitas.