Si bien Microsoft Excel es ampliamente reconocido por su funcionalidad de hoja de cálculo y sus capacidades de cálculo, a menudo se lo pasa por alto como una herramienta poderosa para administrar conjuntos de datos de tamaño pequeño a mediano. Cuando desea organizar, ordenar y realizar análisis básicos en una base de datos liviana, un software de base de datos completo parece excesivo y costoso. Aquí es donde Excel puede intervenir para salvar el día.
En esta publicación, repasaré las formas efectivas en que puedes aprovechar las funciones de Excel para almacenar, administrar y extraer información de tus datos, sin necesidad de codificación avanzada o software costoso.
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8Importar datos de fuentes externas
Excel ofrece un conjunto sólido de herramientas para importar datos desde diversas fuentes externas, lo que lo convierte en una solución de base de datos versátil y liviana. Puede mover datos desde un archivo CSV o TXT, especificar el carácter que separa los valores en su archivo (coma, tabulación, punto y coma) y echar un vistazo a la vista previa antes de completar el proceso de importación.
También puedes importar datos directamente desde páginas web (desde la estructura HTML de la página) e incluso bases de datos externas como Microsoft Access o SQL Server. También puedes optar por Power Query. Es una herramienta potente que se conecta a una amplia gama de fuentes de datos y ofrece un editor dedicado para limpiar, transformar y dar forma a tus datos antes de importarlos a Excel. Estas opciones están disponibles en el menúDatos > Obtener datos .
7Estructura tus datos con tablas
Estructurar correctamente los datos en las tablas de Excel es fundamental para realizar un análisis eficaz. Sin embargo, debe elegir los datos correctos y evitar la información irrelevante que puede saturar la tabla y dificultar el análisis. Asegúrese de eliminar las filas o columnas vacías de la tabla, mantener tipos de datos uniformes en cada columna, utilizar encabezados claros y seguir los pasos que se indican a continuación.
- Seleccione su base de datos en Excel y haga clic enInsertaren la parte superior. SeleccioneTabla.
- Confirme el rango de su tabla, seleccione la casillaMi tabla tiene encabezados(y asegúrese de que así sea), luego haga clic enAceptar.
Verá un menú desplegable en la parte superior. Puede usarlo para filtrar valores en su tabla. Por ejemplo, si desea ver los datos de ventas de ThinkPad, selecciónelos en el menú de filtros y realice cálculos con la función SUMA.
6Crear validación de datos para garantizar la precisión
También puede utilizar la validación de datos para garantizar la precisión de los datos restringiendo la entrada a tipos, valores o rangos específicos. En el siguiente ejemplo, puede crear listas desplegables para las regiones de la tienda a fin de evitar errores.
- Abra su libro de Excel y cree una nueva hoja. Ingrese las regiones de su tienda.
- Vaya a su hoja principal y seleccione la columna Región de la tienda.
- Vaya aDatos > Herramientas de datos > Validación de datos.
- SeleccioneListaen el menúPermitir. Haga clic en el íconode flechahacia arribaen Origen.
- Seleccione los valores que desea asignar, confírmelos y haga clic enAceptar.
- Ahora puedes ver un menú desplegable que aparece debajo del menú Región de la tienda.
5Aplicar señales visuales mediante formato condicional
El formato condicional es mi función favorita para manejar conjuntos de datos como un profesional. Lo uso para aplicar señales visuales basadas en reglas y criterios. Me ayuda a identificar tendencias y patrones, resaltar información crítica, mejorar la legibilidad y más.
En el siguiente ejemplo, mostraré cómo puedes resaltar las ventas que superan los objetivos (por ejemplo, $30 000) en verde y aquellas que están por debajo de los objetivos en rojo.
- Abra su libro de Excel, diríjase aInicio > Formato condicional.
- ExpandirResaltar celdas Reglas > Menor que.
- Ingresa el objetivo de ventas (30 000). Elige un estilo de formato (también puedes modificarlo más).
- Haga clic en Aceptar y Excel resaltará todas las celdas que no cumplieron el objetivo.
- De manera similar, puede dirigirse aReglas para resaltar celdas > Mayor que. Ingrese 30000 en el cuadro de valor. Confirme el formato y resalte las celdas en un instante.
Las posibilidades son infinitas. Le permite ahorrar tiempo y esfuerzo valiosos cuando trabaja con grandes conjuntos de datos.
4Fórmulas y funciones para el análisis básico de datos
Las fórmulas y funciones de Excel son su conjunto de herramientas esencial para realizar un análisis de datos rápido y eficaz. Supongamos que tiene una hoja de cálculo que registra los datos de ventas de su pequeña empresa. Con SUM, puede calcular instantáneamente las ventas totales del mes o del año. AVERAGE le ayuda a comprender el valor promedio de los pedidos, mientras que MIN y MAX identifican los productos con el rendimiento más bajo y más alto.
Incluso puedes ir un paso más allá y usar funciones avanzadas como CONTAR.SI para contar cuántas ventas se realizaron en una región específica o por un vendedor en particular. Y si encuentras el precio de un producto específico, usa la función CONTAR.VLOOP.SUBE.
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3Resumir y analizar datos con tablas dinámicas
Las tablas dinámicas son un elemento innovador a la hora de analizar bases de datos ligeras en Excel. Ofrecen una forma flexible de resumir, analizar y explorar datos sin fórmulas complejas ni herramientas externas. Por ejemplo, si tiene una tabla de datos de ventas, puede resumir fácilmente las ventas por región, producto o vendedor con solo unos clics.
Los usuarios avanzados pueden incluso ir un paso más allá y generar gráficos útiles basados en sus tablas dinámicas. Para realizar un análisis detallado, puede crear un panel central con segmentaciones de datos, líneas de tiempo y gráficos. Para obtener más información, consulte nuestraguía dedicada a la creación de tablas dinámicas en Excel.
2Macros y VBA para automatización y personalización
Si bien las funciones integradas de Excel permiten realizar muchas tareas sin esfuerzo, VBA (Virtual Basic for Applications) permite a los usuarios avanzados ir más allá. Puede grabar o escribir macros de VBA para automatizar acciones repetitivas como la entrada de datos, el formato, la limpieza de datos y más. Esto ahorra tiempo y reduce los errores. Por ejemplo, puede crear una macro para importar automáticamente datos desde un archivo de texto específico, darle formato de manera uniforme y generar un informe resumido con un solo clic.
Los usuarios avanzados pueden incluso escribir código VBA para recuperar datos de una base de datos de Access o un servicio web y actualizar su base de datos de Excel automáticamente. Depende totalmente de su caso de uso y experiencia, ya que VBA requiere algunos conocimientos de programación.
Cómo automatizar Microsoft Excel con macros
Sumérgete en el mundo de las macros para optimizar tu flujo de trabajo con Excel
1Colaboración en tiempo real
Excel admite la colaboración en tiempo real para equipos que trabajan con bases de datos livianas. Puede crear un libro de trabajo compartido protegido con contraseña donde varios usuarios puedan acceder y editar datos simultáneamente.
Imagine un equipo que gestiona los pedidos de los clientes. Con libros de trabajo compartidos, los representantes de ventas pueden ingresar nuevos pedidos, el equipo del almacén puede actualizar el inventario y el equipo de contabilidad puede realizar un seguimiento de los pagos.
Desbloquee el poder de la base de datos de Excel
¿Le cuesta a menudo mantener sus datos organizados? Antes de invertir en un software de bases de datos complejo, considere una herramienta que ya tenga: Excel. Sus capacidades de base de datos, a menudo ocultas, ofrecen una solución sorprendentemente sólida para gestionar datos sin complejidad ni costes adicionales.
Ya sea que estés haciendo un seguimiento del inventario, administrando los contactos de los clientes y los datos de ventas o simplemente manteniendo las tareas de tu proyecto al día, Excel ofrece una gran cantidad de herramientas para controlar el caos de datos y desbloquear información valiosa. Una vez que tu base de datos esté lista, asegúrate deautomatizar tu libro de trabajo de Excel para abordar tareas repetitivas y aumentar la productividad.